Menjadi Luar biasa Terorganisir menggunakan Baik
Membawa fokus buat cara Anda bekerja.
Kita semua tahu bagaimana berguna To-Do Lists adalah ketika kita memulai karir kita.
Tetapi, To-Do Lists bisa dengan cepat menjadi kewalahan waktu kita merogoh tanggung jawab buat beberapa proyek - lantaran poly berdasarkan kita lakukan ketika kita sebagai manajer.
Salah satu perkara merupakan bahwa, bagi kebanyakan berdasarkan kita, To-Do Lists kita tidak direncanakan, penekanan, daftar tindakan.
Sebaliknya, mereka adalah semacam catch-semua buat poly hal yg belum terselesaikan dan belum diterjemahkan ke pada output. Sebagai model, entri eksklusif, misalnya "Panggil Tina pada Sales," mungkin ada bersama menggunakan aspirasi samar, misalnya "Menulis rencana pemasaran." Seringkali, rincian ditindaklanjuti konkret menurut apa yang harus Anda "buat melakukan" yang hilang.
Masalah lain adalah bahwa sekali Anda memiliki lebih berdasarkan, katakanlah, 20 entri dalam daftar Anda, itu sebagai rumit & sulit buat dipakai. Ini berarti bahwa Anda mulai kehilangan kegiatan kunci & komitmen.
Ini adalah di mana Program Aksi bermanfaat. Program Aksi "industri kekuatandanquot; versi To-Do List, yang menggabungkan pendek, tujuan jangka menengah & jangka panjang. Mereka membantu Anda buat merencanakan ketika Anda, tanpa komitmen lupa tiba buat meledakkan jadwal Anda terpisah. Dan, karena mereka mendorong Anda berpikir mengenai prioritas Anda dengan sahih, Anda dapat fokus dalam hal-hal yang materi, dan menghindari frittering saat Anda pergi dalam aktivitas bernilai rendah.
Tindakan Program juga membantu Anda masuk ke kebiasaan mendelegasikan pekerjaan. Semua ini memungkinkan Anda menghemat waktu - dan pergi tepat waktu - sementara juga meningkatkan efektivitas dan produktivitas. Dengan demikian, mereka membantu Anda membawa prioritas cerdas dan kontrol kembali ke kehidupan Anda, pada waktu mana Anda dinyatakan akan merasa kewalahan dengan pekerjaan.
Tip:
Ketika Anda pertama kali mendengar tentang mereka, Program Aksi dapat terdengar rumit dan sulit untuk digunakan. Mereka lebih rumit daripada To-Do List , tetapi jika Anda bertahan dan menghabiskan beberapa jam belajar bagaimana menggunakan mereka, Anda akan segera menemukan diri kembali memegang kendali dari beban kerja Anda - dan jauh lebih sedikit stres sebagai hasilnya!
Cara Gunakan Program Tindakan
Ikuti empat langkah buat menciptakan Program Tindakan Anda:
Langkah 1 - Koleksi
Pertama, membuat daftar panjang dari semua hal pada dunia Anda yg membutuhkan resolusi. Cobalah buat mengumpulkan dan menuliskan segala sesuatu yang Anda merasa tidak lengkap dan perlu tindakan menurut Anda untuk menerima terselesaikan, apakah itu mendesak atau tidak, besar atau mini , langsung atau profesional.
Ke mana, koleksi ini berlangsung secara otomatis. E-mail permintaan semakin disimpan dalam kotak masuk Anda, memo menuntut perhatian kita sedang dikirimkan ke dalam nampan-Anda, mail ini mencapai kotak surat Anda, & pesan meminta tindakan yang terakumulasi pada surat bunyi Anda.
Tapi ada jua hal-hal lain - hal yg diparkir di kepala Anda, proyek Anda ingin menjalankan, hal-hal yg Anda berniat buat berurusan menggunakan berbaring di bagian bawah laci, pandangan baru-inspirasi ditulis di atas kertas bit liar - yg perlu dikumpulkan dan dimasukkan ke pada tempat yang terlalu. Bawa seluruh tindakan & proyek bersama-sama dan persediaan mereka pada satu loka.
Dan - ini benar-benar penting - pastikan bahwa Anda tujuan pribadi dibawa ke daftar ini.
Tips 1:
Anda dapat mengalami stres yang luar biasa apabila Anda mempunyai terlalu poly mental "Untuk Dos" mengambang di kepala Anda. Anda nir pernah tahu apakah Anda sudah lupa hal-hal, & Anda akan selalu memiliki perasaan tidak baik tidak sudah mencapai seluruh yg ingin Anda capai.
Dengan menuliskan segala sesuatu pada Program Aksi Anda, Anda dapat mengosongkan pikiran Anda dari stres pengingat dan pastikan bahwa Anda memprioritaskan tindakan ini koheren dan konsisten. Hal ini memiliki manfaat insidental membantu Anda meningkatkan konsentrasi Anda, hanya karena Anda tidak memiliki gangguan ini berdengung di sekitar pikiran Anda.
Tips dua:
Pertama kali Anda membuat Program Aksi Anda, Anda akan menghabiskan sementara - mungkin 2 jam - menempatkan bersama-sama. Ini merupakan biaya di muka mengorganisir hayati Anda. Tetapi, selesainya Anda melakukan ini, Anda akan kagum melihat betapa jauh lebih pada kendali Anda merasa. Ini akan membutuhkan usaha yang nisbi mini buat menjaga Program Aksi Anda up-to-date setelah ini.
Tip tiga:
Anda akan menemukan hal termudah jika Anda terus Program Aksi Anda pada komputer Anda sebagai sebuah dokumen pengolah istilah. Ini akan membuatnya mudah buat menempatkan bersama-sama, memperbarui, & menjaga tanpa poly redrafting membosankan.
Langkah 2 - Pemangkasan
Sekarang, proses daftar yang Anda buat dalam langkah 1, menggunakan melihat hati-hati pada setiap item. Putuskan apakah Anda wajib , sebenarnya, mengambil tindakan di atasnya. Banyak menurut apa yang tiba menggunakan cara kami tidak mempunyai relevansi konkret bagi kita, atau sahih-benar tidak penting dalam skala hal. Apabila itu terjadi, lalu hapus hal-hal menurut daftar Anda.
Langkah 3 - Pengorganisasian & Memprioritaskan
Langkah ini tiba dalam tiga bagian.
Pertama-tama, meninjau inventaris proyek dan tindakan. Kelompok bersama, terpisah tindakan individu yang merupakan bagian dari proyek yang lebih besar.
Di rumah, contohnya, Anda mungkin ingin memperbaiki kamar mandi Anda dan mengecat ruang tamu Anda: ini mampu masuk ke sebuah proyek "Rumah Renovasi". Di tempat kerja, Anda dapat berkontribusi menggunakan persyaratan buat sistem komputer baru, dan mungkin diperlukan buat menguji dan melatih tim Anda pada sistem ini: semua ini pergi ke "Sistem Komputer Upgrade" proyek.
Apa yg Anda akan temukan adalah bahwa sekali Anda mulai menyortir daftar item, mereka hampir akan tampak "mengorganisir diri" ke proyek-proyek yg koheren. (Anda juga perlu memastikan bahwa tujuan pribadi Anda disertakan menjadi proyek individu.)
Kedua, meninjau proyek-proyek dan memprioritaskan mereka dalam rangka penting (misalnya, dengan coding mereka dari A ke F) tergantung pada kepentingan mereka. (Jelas, tujuan pribadi Anda adalah proyek sangat penting!)
Ketiga, masukkan proyek-proyek Anda ke dalam Program Tindakan Anda (menggunakan pendekatan kami jelaskan di bawah). Program Aksi dibagi menjadi tiga bagian:
- Daftar Aksi berikutnya - ini menunjukkan tindakan berikutnya kecil yang akan Anda ambil untuk memindahkan proyek ke depan.
- Tindakan didelegasikan Daftar - proyek ini menunjukkan dan tindakan yang Anda harus didelegasikan kepada orang lain.
- Katalog proyek - ini menunjukkan semua proyek yang Anda terlibat dalam, dan tugas individu kecil yang memberikan kontribusi kepada mereka.
Kabar besar adalah bahwa, dengan tahap ini, Anda telah membuat bagian terbesar dari Program Aksi Anda: Katalog Proyek! Ini adalah daftar proyek prioritas dan kegiatan yang Anda baru saja selesai.
Biasanya, Catalog Proyek di bagian belakang berdasarkan Program Aksi, karena Anda acapkali hanya harus mengacu dalam selama proses review mingguan.
Selanjutnya, menciptakan List Delegated dengan bekerja melalui Proyek katalog Anda, dan mengidentifikasi tugas-tugas yang telah Anda didelegasikan. Catat ini di bawah nama orang yang Anda telah didelegasikan aktivitas, bersama dengan pos-pos pemeriksaan Anda sudah setuju.
Tip:
apabila Anda belum didelegasikan apa pun, atau Anda belum putusan bulat pos pemeriksaan, jangan khawatir! Apa yg kami lakukan di sini merupakan membangun kerangka Anda akan bekerja dengan - Anda akan mempunyai poly saat buat menggunakan kerangka kerja ini nanti!
Biasanya, Daftar Tindakan Delegated duduk di depan Proyek Katalog dalam dokumen Anda Program Aksi, lantaran Anda akan perlu mengacu dalam cukup seringkali.
Akhirnya, membuat Daftar Aksi Berikutnya Anda dengan bekerja melalui proyek-proyek yang Anda telah diberikan prioritas tertinggi - proyek yang Anda inginkan dan butuhkan untuk bergerak maju pada langsung - dan ekstrak tindakan logis berikutnya untuk proyek-proyek.
Daftar Aksi Berikutnya berjalan pada halaman depan Program Tindakan Anda, lantaran Anda akan lihat berkali-kali sehari.
Tips 1:
apabila Aksi Berikutnya adalah akan merogoh kurang berdasarkan beberapa mnt, kemudian mengapa nir melakukannya menggunakan sahih pulang? Pastikan, meskipun, bahwa Anda datang balik & menuntaskan Program Aksi Anda!
Tips dua:
Hal ini pemilihan tindakan selanjutnya yg sempurna yg membutuhkan sejumlah pertimbangan. Apabila keliru satu proyek Anda merupakan lebih berdasarkan krusial-naik, lalu memiliki beberapa Berikutnya Tindakan menurut proyek ini dalam daftar Anda, & menjaga Tindakan Berikutnya lain buat minimal. Namun, bila Anda perlu buat menyimpan banyak proyek "mendidih pergi," sudah Tindakan Selanjutnya menurut masing-masing pada daftar Anda.
Tip tiga:
apabila mungkin, permanen Tindakan Berikutnya Anda kecil & bisa dicapai, idealnya sebagai akibatnya mereka tidak merogoh lebih menurut beberapa jam buat menyelesaikan. Ini akan membantu Anda menjaga momentum pada proyek, & sangat menaikkan rasa memiliki mengalami hari, produktif sukses.
Jika Tindakan Berikutnya merupakan mungkin buat mengambil lebih dari 2 jam, lalu istirahat mereka turun lebih lanjut. Sebagai contoh, jika Aksi Berikutnya Anda adalah untuk menulis laporan, istirahat ini ke dalam penelitian, perencanaan, menulis, fakta mempelajari dan mengedit fase. Kemudian menciptakan "Penelitiandanquot; Aksi Berikutnya Anda, dan meletakkan residu tahapan sebagai proyek pada Katalog Proyek Anda.
Tip 4:
Anda mungkin merasa perlu buat nomor proyek pada Proyek Katalog berurutan (ini membantu jika Anda jumlah mereka 10, 20, 30 dan sebagainya.) Ketika Anda membawa tindakan berikutnya melalui ke Daftar Aksi Berikutnya Anda, Anda bisa membawa melalui angka proyek pula, sehingga Anda tahu mana proyek milik tindakan.
Tip 5:
Bila Anda memiliki beberapa Berikutnya Tindakan, memprioritaskan mereka dari A F, tergantung pada, nilai mereka urgensi pentingnya, dan relevansi dengan tujuan Anda. (Jika Anda memiliki kesulitan memutuskan apakah suatu tugas yang mendesak atau penting, artikel kami tentang Matrix Urgent / Penting menunjukkan Anda bagaimana untuk membedakannya.)
Kemudian memantau keberhasilan Anda dalam berurusan dengan tindakan-tindakan ini. Jika Anda menemukan bahwa tindakan-tindakan yang "stagnan" dalam daftar Anda, pertimbangkan apakah anda wajib membatalkan proyek-proyek, atau apakah Anda harus menaikkan prioritas mereka sebagai akibatnya Anda herbi mereka.
Apapun yang Anda lakukan, pastikan Anda yg tidak memiliki terlalu banyak tindakan di Daftar Aksi Berikutnya Anda - bila Anda mempunyai lebih menurut, katakanlah, 15 hingga 20, Anda akan mulai menerima macet lagi. Apabila daftar Anda terlalu berantakan, memindahkan beberapa pekerjaan yang kurang mendesak / krusial pulang ke Katalog Proyek. Apabila tipis & di bawah-menantang, menarik beberapa Tindakan lebih Berikutnya menurut katalog Proyek Anda.
Tip 6:
Ketika Anda bekerja melalui proses ini, tanyakan pada diri Anda apakah ada tugas yang dapat anda mendelegasikan atau, jika sesuai, mendapatkan bantuan dengan. Saat Anda mengidentifikasi, menempatkan ini pada Daftar Aksi Berikutnya Anda, dengan tindakan yang untuk mendelegasikan tugas.
Ketika Anda telah mendelegasikan tugas, memindahkannya ke Daftar Delegated Tindakan Anda, beserta menggunakan ketika pos pemeriksaan dan lepas Anda sudah sepakat.
Langkah 4 - "Bekerja" Program Aksi Anda
Sebuah Program Aksi umumnya cukup panjang. Tapi Anda tidak wajib dijalankan melalui seluruh Program setiap hari!
Biasanya, Anda hanya akan berurusan menggunakan page atas atau page, yang Anda Berikutnya Tindakan daftar dan daftar Delegated Anda Tindakan. Beberapa aktivitas mungkin sebagai hari-tertentu atau ketika-tertentu. Tergantung berdasarkan cara Anda bekerja, Anda dapat mempertahankan ini pada halaman atas Program Aksi Anda, atau pertanda mereka pada kalender Anda.
Akibatnya, ini halaman atas hanyalah bentuk baru berdasarkan lama Anda To-Do List. Hanya saja bahwa hanya tindakan pendek spesifik diuraikan pada sini, sementara proyek-proyek akbar yang tindakan milik disimpan di Katalog Proyek Anda.
Apa yang harus Anda lakukan, bagaimanapun, adalah meninjau dan memperbarui Program Aksi Anda secara berkala, misalnya, setiap minggu (menempatkan waktu untuk ini dalam jadwal Anda). Hapus atau arsip item yang sudah selesai, memindahkan item dari Katalog Proyek ke halaman depan saat Anda membuat kemajuan pada proyek Anda, dan menambahkan tindakan baru yang telah datang dengan cara Anda.
Poin Penting :
Program Aksi "industri kekuatan" versi To-Do Lists. Mereka membantu Anda buat mengkonversi proyek yg ingin Anda jalankan ke dalam kegiatan ditindaklanjuti, & kemudian mengatur mereka pada struktur tiga-lapis.
"Aksi Daftar Berikutnya" pos daftar, tindakan yg tepat segera yg Anda butuhkan buat melakukan untuk memindahkan proyek Anda ke depan.
The "Tindakan Delegated Daftar" catatan rincian proyek & tindakan Anda telah mendelegasikan.
"Proyek Katalogdanquot; pos daftar proyek yang Anda ingin bekerja pada, bersama menggunakan tindakan lain yg Anda sudah mengumpulkan yg akan berkontribusi terhadap penyelesaian proyek-proyek.
Pendekatan ini membantu Anda mempertahankan penekanan dalam pekerjaan sehari-hari dan tujuan jangka panjang dalam saat yang sama, & itu berarti bahwa Anda selalu mempunyai rencana buat "aksi selanjutnyadanquot; setiap ketika. Ini mengurangi stres, menempatkan Anda di kontrol, & memberikan arti sebenarnya prestasi.
Lebih berdasarkan ini, Program Tindakan membantu Anda buat mengelola & kemajuan poly proyek secara bersamaan. Hal ini sangat krusial lantaran Anda kemajuan karir Anda, dan sebagai pekerjaan Anda merogoh sebagai semakin kompleks dan menantang.
Contoh Program Tindakan
Berikut merupakan contoh sederhana buat membantu Anda memahami bagaimana sebuah Program Aksi cocok bersama-sama.
Rebecca sudah mengalami stres yang luar biasa dalam pekerjaannya. Dia memimpin tim akbar melalui proyek penting, dan tampaknya setiap hari menemukan dirinya semakin jauh di belakang menggunakan apa yang dia butuhkan buat dilakukan.
Dia memutuskan buat membuat sebuah Program Aksi buat membantunya mengatur dan memprioritaskan sekian banyak Untuk-Dos.
Langkah 1 - Koleksi
Setelah menghabiskan satu jam brainstorming, Rebecca tiba menggunakan daftar ini komitmen waktu ini:
- Riset pasar target kami untuk memastikan departemen periklanan akan menekan nada yang tepat dengan roll produk keluar.
- Selesai laporan perbandingan biaya.
- Peneliti lokal program MBA.
- Berbicara dengan majikan tentang mendapatkan bantuan dengan dana untuk MBA.
- Hubungi agen perekrutan tentang tarif iklan untuk peran Office Manager.
- Menulis membantu ingin iklan untuk peran Office Manager.
- Orde baru dan meja telepon untuk Office Manager baru.
- Bertemu dengan Anthony untuk memastikan dia mendapat menyesuaikan diri tim; mengetahui apakah dia pada jadwal dengan komitmen proyeknya.
- Hubungi pemasok utama untuk menegosiasi ulang kontrak, akuntansi untuk pesanan kami yang lebih besar di tahun mendatang.
- Mengatur folder proyek.
Langkah 2 - Pemangkasan
Sekarang Rebecca sudah membuat daftar segala sesuatu yang beliau butuhkan untuk merampungkan, ia merogoh melihat lebih dekat dalam daftar buat melihat apakah ada barang dapat dipangkas.
Setelah mempertimbangkan setiap tugas, beliau menyadari dia tidak sahih-sahih perlu bertemu dengan anggota tim barunya, Anthony. Dia berbicara dengannya kemarin waktu makan siang & dia meyakinkannya bahwa dia acclimating baik buat kiprah barunya, dan berada di jalur buat mendapatkan semua proyek pribadinya terselesaikan dengan deadline.
Dia juga menetapkan bahwa dia nir perlu mengatur folder proyeknya.
Langkah 3 - Pengorganisasian & Memprioritaskan
Rebecca kini siap buat persediaan item nya. Dia menyadari beliau sanggup kelompok ke-dos menjadi tiga kategori primer. Saat ia kelompok tugas, beliau memberikan masing-masing satu prioritas berdasarkan AD, menggunakan A menjadi prioritas primer.
Kategori | Tugas | Prioritas |
Peluncuran Produk Baru | Riset pasar target kami untuk memastikan departemen periklanan akan menekan nada yang tepat dengan roll produk keluar. | B |
Selesai laporan perbandingan biaya. | Sebuah | |
Hubungi pemasok utama untuk negosiasi ulang kontrak. | D | |
Studi MBA | Peneliti lokal program MBA. | B |
Berbicara dengan majikan tentang mendapatkan bantuan dengan dana. | C | |
Merekrut Manajer Kantor Baru | Hubungi agen perekrutan tentang tarif iklan. | Sebuah |
Menulis membantu ingin iklan. | C | |
Orde baru dan telepon meja. | D |
Dia lalu membentuk Program Aksi nya dengan pemisahan itu sebagai tiga bagian:
- Daftar Aksi berikutnya.
- Tindakan didelegasikan.
- Katalog proyek.
Dia menetapkan buat memasukkannya ke dokumen pengolah kata (lihat Gambar 1, bawah), penomoran setiap proyek sebagai 10, 20, dan Bab Sebelumnya
Home | Bab Sebelumnya | Menu| Bab Selanjutnya