Mengelola Dokumen Anda ... Dan Waktu Anda
Pernahkah Anda duduk di sana sementara atasan Anda berdiri di atas Anda, putus asa mencari dokumen yang hilang yang dia butuhkan SEKARANG? Atau kau terus menunggu klien di telepon selama beberapa menit saat Anda telah mencari laporan status?
Apabila Anda mempunyai, maka bagaimanapun terorganisir & efektif Anda dalam sehari-hari kerja Anda, atasan Anda & klien Anda mungkin mempunyai pendapat yg kurang paripurna berdasarkan Anda, lantaran pada rendezvous kunci, Anda sudah mengecewakan mereka. Dan jika itu tugas Anda untuk membantu orang, berapa poly waktu orang lain yg Anda membuang-buang apabila Anda tidak dapat menemukan informasi yg Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya?
Anda berutang pada diri Anda ke arsip secara efektif, tetapi ini mungkin tampak membosankan. Bayangkan berapa banyak lagi mengesankan seandainya - ketika ditanya - Anda akan tersenyum, diakses sistem pengarsipan yang terorganisir menggunakan baik, segera menemukan dokumen, & cepat diberikan jawabannya!
Mengelola Waktu
Pada hari kerja biasa, kita berurusan dengan banyak dokumen, presentasi, grafis, dan file lainnya. Ada sebuah kebingungan data mengalir dari segala arah yang kita perlu proses dan, biasanya, toko untuk mengambil kemudian. Kami ingin bisa untuk meletakkan tangan kami pada informasi yang kita butuhkan - pada saat yang tepat, ketika kita membutuhkannya - sehingga dapat digunakan untuk analisa lebih lanjut atau menulis laporan, atau mungkin untuk membuat presentasi.
Semua terlalu acapkali, meskipun, kita buang ketika kita sendiri (& sering waktu orang lain) mencari data yang duduk di personal komputer yang kita pakai! Hal ini menambah stres kita, dan menciptakan tugas menempatkan data untuk memakai lebih sulit daripada seharusnya. Jadi kita perlu menerima lebih terorganisir & efisien menggunakan manajemen file kita apabila kita akan mendapatkan pekerjaan kami dilakukan secara tepat saat.
Mengelola Informasi Efisien
Bila Anda mendapat arsip pada e-mail menurut vendor rekan kerja, atau pelanggan, itu tergiur buat "hanya menyimpannya" pada folder eksklusif buat sementara ketika. "Hmm terlihat menarik., Tapi saya akan melihat lebih dekat di lalu, saat aku punya lebih banyak ketika." Terdengar akrab? Atau, lebih jelek lagi, mungkin Anda hanya meninggalkan pesan & lampiran duduk di Kotak Masuk Anda. Setelah beberapa ketika, dokumen tersebut banyak membangun, menyebabkan banyak kekacauan. Itu sangat nir mungkin bahwa Anda akan pernah menemukan saat untuk pulang & menerima seluruh informasi yg terorganisir, terutama mengingat bahwa Anda umumnya pada bawah tekanan dengan hal-hal lain.
Anda dapat menghabiskan berjam-jam saat berharga buat mencari data yg telah mengajukan suatu tempat, karena gampang buat melupakan nama arsip - atau bahkan melupakan bahwa liputan tadi pada personal komputer Anda di tempat pertama. Jadi bagaimana Anda mampu pergi tentang menyederhanakan pekerjaan Anda? Dapatkan lebih baik pada mengelola arsip.
Efektif Manajemen File
Mengelola arsip di personal komputer Anda nir jauh tidak sama dari cara Anda selalu disimpan & dikelola file-arsip kertas Anda. Itu bermuara dalam hal ini: menyimpan warta pada folder - menurut kategori, & dalam urutan yang masuk akal buat Anda.
Berikut adalah beberapa tips buat membantu Anda mengelola file:
- Hindari menyimpan dokumen yang tidak perlu. Jangan membuat kebiasaan menabung semua yang menemukan jalan ke Kotak Masuk Anda. Ambil beberapa detik untuk sekilas melalui konten, dan menyimpan file hanya jika itu relevan dengan aktivitas kerja Anda. Memiliki terlalu banyak data pada komputer Anda menambah kekacauan dan membuat lebih sulit untuk menemukan hal-hal di masa depan - dan mungkin, dari waktu ke waktu, memperlambat kinerja komputer Anda juga. Jadilah selektif tentang apa yang Anda terus!
- Ikuti metode yang konsisten untuk penamaan file dan folder. Misalnya, membagi folder utama dalam subfolder untuk pelanggan, vendor, dan rekan kerja. Berikan nama disingkat untuk mengidentifikasi apa atau siapa yang berhubungan dengan folder. Terlebih lagi, Anda bahkan dapat memberikan penampilan yang berbeda atau melihat ke kategori yang berbeda dari folder - ini dapat memudahkan untuk membedakan mereka pada pandangan pertama.
- Menyimpan dokumen terkait bersama-sama, apapun jenis mereka Sebagai contoh, dokumen Word menyimpan, presentasi, spreadsheet, dan grafik yang terkait dengan suatu proyek tertentu dalam satu folder -. Daripada memiliki satu folder untuk presentasi untuk semua proyek, folder lain untuk spreadsheet untuk semua proyek , dan sebagainya. Dengan cara ini, itu jauh lebih cepat untuk menemukan, terbuka, dan melampirkan dokumen untuk suatu proyek tertentu.
- Pisahkan berkelanjutan bekerja dari pekerjaan yang telah diselesaikan. Sebagian orang memilih untuk menyimpan pekerjaan yang sedang berlangsung saat ini atau pada desktop komputer mereka sampai pekerjaan selesai. Kemudian, setelah selesai, mereka pindah ke lokasi yang tepat, di mana file dari kategori yang sama disimpan. Pada interval periodik (misalnya, mingguan atau setiap dua minggu), memindahkan file Anda tidak lagi bekerja ke folder di mana pekerjaan Anda selesai disimpan.
- Hindari Overfilling folder Jika Anda memiliki sejumlah besar file dalam satu folder, atau sejumlah besar subfolder dalam folder utama -. Begitu banyak bahwa Anda tidak dapat melihat seluruh daftar pada layar Anda tanpa ke bawah - istirahat mereka menjadi kelompok-kelompok kecil (subfolder atau sub-subfolder). Pikirkan menciptakan menu berurutan, baik diatur dalam urutan kronologis atau abjad, untuk membuat pengambilan mudah. Misalnya, Anda dapat membagi sebuah folder bernama "Rencana Bisnis" dalam subfolder yang disebut "BP2008," "BP2009," dan "BP2010" Demikian juga, Anda dapat membagi folder untuk klien bernama Pedagang Delta dalam subfolder bernama "Delta Trader presentasi penjualan. "dan" Delta Pedagang kontrak. " Idenya adalah untuk menempatkan setiap file ke dalam folder atau subfolder logis, daripada memiliki satu daftar besar file.
- Setelah mengatakan ini, ada titik biasanya sedikit dalam menciptakan sebuah folder untuk kurang dari sekitar lima dokumen. Jika Anda melakukannya, waktu yang Anda habiskan mengklik melalui subfolder untuk mendapatkan dokumen-dokumen yang Anda butuhkan mungkin tidak sebanding dengan kemudahan lebih besar untuk menemukan mereka.
- Instal Google Desktop di PC Anda. Jika Anda dapat (kadang-kadang departemen TI tidak mengijinkan ini), menginstal Google Desktop di PC Anda - Anda dapat menemukan ini di http://desktop.google.com . Alat rapi menciptakan sebuah mesin pencari desktop yang indeks semua file Anda dan email, yang berarti bahwa Anda dapat mencari mereka dengan cepat dan mudah. Hal ini dapat berharga saat Anda perlu untuk menjawab pertanyaan offbeat!
- Pastikan sistem pengarsipan Anda didukung. Sekali lagi, ini agak membosankan, tapi begitu penting, karena siapa pun yang memiliki disk drive gagal akan bersaksi! Pastikan, pertama, bahwa PC Anda didukung secara teratur dan, kedua, bahwa cadangan termasuk direktori di mana Anda informasi file.
Memprioritaskan File Anda untuk Bertindak
Ambil pendekatan ini lebih lanjut menggunakan menyesuaikan manajemen file Anda. Hal ini bisa membantu Anda memprioritaskan pekerjaan Anda, yg dapat mengakibatkan efisiensi yang lebih baik.
- Mengatur file dengan tanggal. Memasukkan tanggal ke dalam nama file. Ini akan membantu Anda menentukan yang merupakan dokumen yang paling terbaru di folder, tanpa harus membuka file dan membaca konten. Sebagai contoh, sebuah file bernama "Pedoman 12Oct07" akan menunjukkan versi dari file yang Pedoman tanggal 12 Oktober 2007. (Jika Anda bekerja secara internasional, menyadari bahwa di beberapa negara saat ini dapat disajikan sebagai 101207, sementara di negara lain, tanggal ini sama dapat ditampilkan sebagai 121007 Ini dapat sangat membingungkan!.)
- Beberapa orang menggunakan nomor versi untuk membedakan antara dokumen yang telah dikerjakan ulang atau diubah. Contoh akan menjadi "Delta Trader kontrak v1" dan "Delta v2 Trader kontrak." Hal ini juga membuat lebih mudah untuk memilih file yang paling saat ini.
Tip:
apabila dokumen Anda akan melihat, dipakai, atau diubah oleh beberapa orang, Anda wajib sangat berhati-hati tentang kontrol versi: orang cukup tepat mampu sebagai sangat jengkel jika versi dicampur & pekerjaan mereka dalam dokumen hilang.
Pastikan Anda menempatkan angka versi pada nama arsip pada sini, dan pula mempertimbangkan mempunyai tabel kontrol versi dalam awal dokumen yg menunjukkan angka versi, tanggal versi, orang yang membuat perubahan, dan, mungkin, sifat perubahan yg dilakukan.
- Gunakan "Tickler" file. Tickler file, juga dikenal sebagai metode "43 folder", adalah sistem unik yang digunakan oleh banyak orang untuk mengorganisir file. Buat folder 12 (satu untuk setiap bulan dalam setahun) dan 31 tambahan subfolder (untuk setiap hari bulan). Isi setiap folder dengan dokumen yang Anda perlu untuk bekerja dengan pada hari itu. Pada awal setiap hari, membuka folder untuk hari itu. Ambil semua barang-barang keluar dari folder dan memindahkan mereka ke folder "hari ini" atau ke desktop Anda. Kemudian memindahkan folder kosong ke dalam slot yang sesuai untuk bulan depan. Jika Anda tidak dapat menyelesaikan beberapa item pekerjaan pada akhir hari, memindahkannya ke folder untuk hari nyaman berikutnya. Sistem ini manajemen file membantu Anda melacak segalanya yang perlu Anda lakukan, dan juga berfungsi sebagai buku harian.
Untuk setiap sistem yang akan bermanfaat dan efektif, juga harus nyaman bagi Anda. Untuk batas tertentu, ini tergantung pada sifat dari bisnis Anda atau pekerjaan yang Anda lakukan. Jadi, meskipun tidak ada "satu berukuran cocok buat semuadanquot; solusi buat manajemen file, Anda mungkin akan mendapat laba menggunakan menggunakan beberapa tips manajemen file, & menyesuaikan mereka menggunakan cara yang paling melayani kebutuhan Anda sendiri.
Poin Penting :
Apakah Anda kehilangan terlalu poly saat mencari melalui kekacauan pada personal komputer Anda buat arsip yg Anda butuhkan? Dan saat Anda berada pada bawah tekanan, dapat Anda mengambil liputan dengan cepat & mudah?
Menghabiskan saat yg berharga mencari data bisa mengambil kesenangan berdasarkan setiap jenis pekerjaan kreatif yg mungkin Anda lakukan - dan itu menambah taraf stres Anda juga. File sederhana norma manajemen yg baik sangat dapat menyederhanakan hayati Anda bekerja!
Perbuatan ini Bagian berdasarkan Hidup Anda:
Kita memahami ini membosankan, tetapi Anda tahu bahwa Anda perlu buat melakukannya!
Hapus satu jam di jadwal Anda di suatu tempat pada minggu depan, dan Menu
Home | Bab Sebelumnya | Menu| Bab Selanjutnya