Mengidentifikasi dan Menyelesaikan Masalah
Memiliki planning pada loka untuk merampungkan masalah.
Dalam siklus hidup proyek, akan ada hampir selalu menjadi masalah tak terduga dan pertanyaan yang muncul.
Ketika perkara ini ada, Anda harus siap buat berurusan menggunakan mereka - atau mereka berpotensi bisa mensugesti hasil proyek.
Lantaran masalah yang paling, secara alami mereka, tak terduga, bagaimana Anda memastikan Anda akan dapat berurusan menggunakan mereka menggunakan cepat dan efektif? Idealnya, Anda membutuhkan proses penyelesaian kasus pada tempat sebelum Anda memulai proyek Anda - buat memastikan bahwa Anda tetap dalam jadual, & memenuhi tujuan Anda.
Manajemen kasus merupakan proses mengidentifikasi & menyelesaikan perkara. Masalah dengan staf atau pemasok, kegagalan teknis, kekurangan bahan - ini semua mungkin memiliki efek negatif pada proyek Anda. Apabila kasus berjalan belum terselesaikan, Anda berisiko membangun perseteruan yang tidak perlu, penundaan, atau bahkan kegagalan buat membuat penyampaian Anda.
Isu vs Risiko
Isu dan risiko bukanlah hal yg sama. Namun, sifat yg tepat menurut keduanya merupakan sebagian akbar tidak diketahui sebelum Anda mulai. Dengan risiko, Anda umumnya memiliki citra umum di muka bahwa terdapat penyebab buat kekhawatiran. Masalah cenderung kurang bisa diprediksi, tetapi bisa timbul tanpa peringatan. Misalnya, nir mampu menemukan staf yang berkualitas adalah risiko dalam identifikasi. Tetapi akan menjadi kasus, saat keliru satu staf Anda dalam kecelakaan kendaraan beroda empat, dan masuk tempat tinggal sakit selama tiga minggu, !
Sangat penting untuk mengidentifikasi risiko sebelum proyek dimulai. Sebuah Bagan Dampak Risiko / Probabilitas menyediakan kerangka kerja yang bermanfaat untuk membantu Anda memprioritaskan risiko Anda. Anda kemudian dapat mengembangkan sebuah rencana untuk mengelola risiko tersebut solusi swcara pro-aktif bahwa Anda sudah memikirkan dan sudah diatur sebelumnya. Namun, ketika datang ke masalah, Anda harus berurusan dengan mereka saat mereka terjadi. Manajemen masalah, adalah proses yang direncanakan untuk berurusan dengan masalah tak terduga - apa pun masalah yang mungkin - jika dan ketika seseorang muncul.
Tip:
Bila Anda tidak mengidentifikasi & mengurangi risiko dalam awal proyek, mereka seringkali sanggup menjadi perkara pada lalu hari. Pastikan Anda memahami risiko Anda lebih awal. Belajar berdasarkan proyek-proyek sebelumnya, & manfaat menurut pengalaman masa kemudian tim. Dengan cara ini, Anda akan memiliki kasus lebih sedikit buat mengelola ketika Anda beranjak maju.
Log Masalah
Isu - atau dikenal menjadi kasus, kesenjangan, inkonsistensi, atau pertarungan - wajib dicatat saat mereka terjadi. Jika Anda membuat log kasus, Anda memberikan alat untuk pelaporan dan mengkomunikasikan apa yang terjadi dengan proyek. Hal ini memastikan bahwa informasi-berita memang diangkat, & lalu diselidiki dan diselesaikan menggunakan cepat dan efektif. Tanpa proses yang ditetapkan, Anda berisiko mengabaikan perkara, atau tidak merogoh mereka cukup berfokus - hingga terlalu terlambat buat menangani mereka berhasil.
Log isu memungkinkan Anda buat melakukan hal berikut:
- Memiliki metode yang aman dan dapat diandalkan bagi tim untuk mengangkat isu-isu.
- Melacak dan menetapkan tanggung jawab untuk orang-orang tertentu untuk setiap masalah.
- Menganalisis dan memprioritaskan isu-isu lebih mudah.
- Rekam mengeluarkan resolusi untuk referensi masa depan dan belajar proyek.
- Memantau kesehatan dan status proyek secara keseluruhan.
Anda dapat membuat log masalah dengan tangan, membangun spreadsheet Anda sendiri atau database, atau membeli perangkat lunak manajemen masalah dari berbagai vendor. .
Tetapi, jangan diingat bahwa keberhasilan proses manajemen perkara Anda nir selalu bergantung pada mekanisme pelacakan yang Anda pakai, melainkan pada jenis keterangan yg Anda lacak.
Anda bisa memasukkan fakta berikut pada log informasi-informasi:
- Jenis Masalah - Tentukan kategori isu bahwa Anda mungkin ditemui. Hal ini membantu Anda melacak masalah dan menugaskan orang yang tepat untuk mengatasinya. Anda bisa memiliki deskripsi yang luas seperti ini:
- Teknis - Berkaitan dengan masalah teknologi dalam proyek.
- Proses bisnis - Berkaitan dengan desain proyek.
- Manajemen perubahan - Berkaitan dengan bisnis, pelanggan, atau perubahan lingkungan.
- Sumber Daya - Berkaitan dengan peralatan, bahan, atau masalah orang.
- Pihak ketiga - Berkaitan dengan masalah dengan vendor, pemasok, atau pihak lain di luar.
- Identifier - Rekam yang menemukan masalah ini.
- Timing - Menunjukkan ketika masalah itu diidentifikasi.
- Keterangan - Memberikan rincian tentang apa yang terjadi, dan dampak potensial. Jika masalah tetap belum terselesaikan, mengidentifikasi bagian mana dari proyek akan terpengaruh.
- Prioritas - Menetapkan prioritas untuk penilaian masalah ini. Berikut contoh:
- Prioritas atas - Sebuah isu kritis yang akan memiliki dampak yang atas pada keberhasilan proyek, dan memiliki potensi untuk menghentikan proyek sepenuhnya.
- Prioritas menengah - Sebuah isu yang akan memiliki dampak yang nyata, tetapi tidak akan menghentikan proyek dari melanjutkan.
- Prioritas rendah - Sebuah isu yang tidak mempengaruhi kegiatan pada jalur kritis, dan mungkin tidak akan berdampak banyak jika diselesaikan di beberapa titik.
- Tugas / pemilik - Tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah ini. Orang ini mungkin atau mungkin tidak benar-benar menerapkan solusi. Namun, ia bertanggung jawab untuk melacak itu, dan memastikan bahwa itu ditangani sesuai dengan prioritas.
- Sasaran resolusi tanggal - Tentukan batas waktu untuk menyelesaikan masalah ini.
Tip:
apabila tanggal perubahan resolusi, menjaga ke 2 lepas lama & lepas baru terlihat. Hal ini membantu Anda melihat masalah yg telah pada log buat saat yang lama . Kemudian Anda dapat memberi mereka perhatian ekstra, atau merogoh mereka berdasarkan daftar jika mereka tidak lagi krusial.
- Status - Melacak kemajuan resolusi dengan label yang jelas mengidentifikasi status keseluruhan masalah itu. Berikut contoh:
- Buka - Masalah telah diidentifikasi, tapi tidak ada tindakan belum diambil.
- Investigasi - Masalah dan solusi yang mungkin, sedang diselidiki.
- Pelaksana - Resolusi masalah adalah dalam proses.
- Meningkat - Isu ini telah diangkat ke manajemen atau proyek sponsor / panitia, dan arah atau persetujuan dari solusi adalah tertunda.
- Diselesaikan - Resolusi telah dilaksanakan, dan masalah ini ditutup.
Tip:
Gunakan 'lampu kemudian lintas' ketika melaporkan perkara. Hal ini menaruh tanda yg gampang-buat-melihat apakah kasus berada di bawah kontrol. Lampu lalu lintas dapat dipakai sebagai berikut:
- Merah - tidak dapat melanjutkan sebelum masalah terselesaikan.
- Kuning - Resolusi dalam proses, dan Anda akan dapat melanjutkan segera.
- Hijau - Resolusi diimplementasikan, dan masalah tidak ada lagi.
- Aksi / description resolusi - Jelaskan status dari masalah ini, dan apa yang telah dilakukan untuk menemukan dan menerapkan resolusi. Mencantumkan tanggal setiap tindakan. Berikut contoh:
- 5 Januari-Ditugaskan masalah pada Samantha.
- 7 Januari - Pengujian mulai untuk mengidentifikasi asal-usul masalah.
- 8 Januari - Solusi yang disarankan, dan dikirim ke panitia pengarah untuk persetujuan.
- 10 Januari - Persetujuan diterima. Ditugaskan implementasi untuk Gregory.
- 14 Januari - Solusi sukses. Masalah diselesaikan.
- Resolusi akhir - Sertakan deskripsi singkat tentang apa yang telah dilakukan untuk mengatasi masalah ini.
Masalah Manajemen Kerangka
Tambahan kasus Anda log dengan kerangka, atau proses, buat menangani berita-informasi tersebut. Kerangka ini membantu tim proyek memahami apa yg harus dilakukan menggunakan gosip-gosip begitu mereka telah diidentifikasi dan dicatat. Mengembangkan kerangka jawaban pertanyaan seperti ini:
- Bagaimana Anda akan menetapkan tanggung jawab untuk mengatasi masalah ini? Misalnya, apakah ada satu orang yang menangani semua masalah teknis? Siapa yang akan menangani masalah vendor?
- Bagaimana Anda tahu kapan harus meningkatkan masalah ke manajemen atau komite pengarah? Anda mungkin ingin membuat sebuah matriks dampak bisnis potensial dibandingkan kompleksitas masalah untuk membantu Anda memutuskan masalah yang harus diambil untuk level manajemen yang lebih atas.
- Kriteria mana yang akan menentukan status prioritas masalah itu?
- Siapa yang akan menetapkan tanggal resolusi sasaran?
- Bagaimana masalah dikomunikasikan dalam tim? Apakah Anda akan menggunakan pertemuan rutin, cek log, email update status, dan sebagainya?
- Bagaimana Anda akan mengidentifikasi beberapa isu yang berbeda jika terjadi selama satu proyek? Hal ini berguna untuk nomor mereka sehingga Anda dapat mengidentifikasi masalah dengan mudah bila mereka dalam pertemuan membahas kemajuan.
- Jika perintah perubahan yang diperlukan, bagaimana mereka ditangani?
- Ketika resolusi mempengaruhi anggaran atau jadual, apa yang akan proses update akan, dan siapa yang akan bertanggung jawab?
Salah satu tantangan utama manajemen masalah adalah buat menyelesaikan perkara dengan cepat & kemudian pindah, menggunakan imbas sesedikit mungkin ke proyek . Kerangka kerja ini menyediakan struktur buat menciptakan keputusan waktu masalah muncul. Ingatlah buat mempertimbangkan kebutuhan tim Anda sebagai Anda membuatkan kerangka.
Ini juga penting untuk memastikan Anda mencakup semua masalah di Anda Tinjauan Pasca-Implementasi . Ini adalah di mana Anda menangkap pelajaran untuk proyek-proyek masa depan. Semakin Anda belajar tentang masalah Anda, yang lebih siap Anda akan untuk proyek berikutnya.
Beberapa perkara mungkin terjadi lagi, sehingga menggunakan merekam apa yg Anda pelajari menurut proyek-proyek sebelumnya, maka akan mudah bagi tim proyek berikutnya buat mengidentifikasi kasus, dan menyelesaikannya dengan sukses. Isu-gosip lain yg mungkin menjadi bagian menurut pola risiko yg Anda dapat secara proaktif mengidentifikasi dan mengelola dengan penilaian risiko dini.
Poin Penting :
Sebuah proses manajemen isu memberi Anda cara yang kuat untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan isu-isu dan masalah yang terjadi selama proyek. Proses ini juga membuat lebih mudah untuk mengevaluasi masalah ini, menilai dampaknya, dan memutuskan rencana untuk resolusi. Log isu membantu Anda menangkap rincian setiap masalah, sehingga tim proyek dapat dengan cepat melihat status, dan siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan itu.Bila Anda menambahkan kerangka info-informasi manajemen, Anda memiliki rencana komprehensif buat menangani berita-info menggunakan cepat & efektif. Ini pendekatan yang terorganisasi buat masalah mengelola menaruh wawasan berharga yg bisa dipakai buat memperbaiki & menaikkan hasil Bab Sebelumnya