Mendapatkan Manfaat Terbesar Dari Kemungkinan Proyek
Mendapatkan kemungkinan benefit sangat akbar dari proyek-proyek Anda.
Proyek adalah mesin perubahan dalam kebanyakan organisasi.
Ketika Anda menetapkan bahwa Anda membutuhkan sesuatu yg baru, atau Anda membutuhkan sesuatu yang lama dilakukan dengan cara baru, sebuah proyek lahir.
Sejak waktu itu, upaya penekanan dalam perencanaan, persiapan, aplikasi, monitoring,
dan mengelola proyek ini.
Tapi apakah Anda pernah memiliki sebuah proyek yang pada akhirnya nir memberikan manfaat yg diperlukan?
Banyak ketika bisa berlalu antara ketika bahwa proyek yg dibentuk, dan terselesaikan. Hal dapat mengubah sepanjang jalan ketika Anda mengatasi hambatan. Dan bahkan pergeseran yg sangat kecil pada desain dan aplikasi proyek dapat mempengaruhi apakah manfaat yang Anda inginkan saat menciptakan proyek tersebut masih dibahas dalam hasil akhir.
Ketika ada hubungan yang lemah antara deliverable proyek dan kebutuhan organisasi, maka ada resiko bahwa manfaat berdasarkan sebuah proyek mungkin akan hilang sepanjang jalan. (. Hal ini terutama terjadi waktu tim proyek terpisah menurut klien proyek) Ini adalah tempat lumrah buat mendirikan sebuah perkara yang kentara buat proyek - sehingga Anda dapat memastikan bahwa deliverables memenuhi harapan, & memberikan organisasi yang manfaat yang mengharapkan.
Dimulai dengan Akhir
"Manajemen Manfaat " merupakan proses yg memastikan bahwa proyek Anda memberikan apa yang Anda inginkan. Dilakukan secara efektif, membantu memastikan bahwa deliverable proyek Anda menaruh nilai bagi bisnis, & pengembalian atas investasi yg sempurna.
Dalam proses manajemen manfaat, Anda menjawab pertanyaan misalnya ini:
- Mengapa kita melakukan ini?
- Apa tujuan bisnis akan proyek ini membantu untuk bertemu?
- Apakah kita mendefinisikan semua manfaat kita harapkan?
- Apakah kita dibenarkan waktu dan biaya proyek?
- Bagaimana kita mengukur manfaat?
- Apakah proyek tersebut masih berlaku?
- Apakah manfaat masih relevan?
Menginvestasikan ketika Anda pada manajemen manfaat membantu Anda mengurangi holistik risiko proyek. Ini memaksa Anda buat melihat gosip-berita organisasi yang mungkin menyakiti sukses proyek, & lalu berurusan menggunakan informasi-berita pada planning proyek. Setelah semua Anda mulai menggunakan mengetahui apa yang Anda inginkan output akhir terlihat seperti, Anda mungkin akan meningkatkan kemampuan Anda buat memperkirakan & menghindari rintangan banyak potensi.
Proses Manajemen Manfaat
Manfaat merupakan output yg diinginkan berdasarkan sebuah proyek yang diciptakan untuk memenuhi kebutuhan operasional eksklusif. Sebagai contoh, sebuah proyek yang dirancang untuk mengurangi saat yang diperlukan buat memproses pesanan memiliki manfaat misalnya layanan pelanggan yang meningkat, penjualan semakin tinggi, dan frustrasi dikurangi buat staf penjualan yg harus berurusan menggunakan keluhan pelanggan.
Inti dari manajemen manfaat adalah buat memastikan bahwa proyek Anda menyediakan manfaat yg jelas - sebagai lawan hanya memastikan proyek terselesaikan pada ketika eksklusif dan keterbatasan asal daya.
Jadi, ad interim keberhasilan manajemen proyek adalah buat memberikan sempurna ketika dan aturan, keberhasilan manajemen mengambil manfaat satu langkah lebih lanjut - buat memastikan bahwa inisiatif menaruh output yg diperlukan.
Berikut adalah fase primer manajemen manfaat:
Tahap Satu : Tentukan dan mengembangkan Rencana Manfaat
Selama inisiasi proyek:
- Bicara ke semua pemangku kepentingan untuk mengetahui mana manfaat dan hasil masing-masing berharap - dan mengapa.
- Buat pernyataan manfaat.
- Daftar manfaat akhir yang Anda inginkan, dan pastikan Anda telah dibedakan antara "kaya harus" dan terjangkau "bagus-untuk-kaya".
- Mengidentifikasi bagaimana manfaat yang selaras dengan strategi perusahaan, dan kebutuhan bisnis.
- Putuskan apa yang harus terjadi sehubungan dengan proyek untuk memaksimalkan keuntungan.
- Identifikasi perubahan, atau proyek lainnya, dibutuhkan untuk mendukung dan mencapai hasil proyek utama, dan pastikan bahwa ini adalah dalam rencana. Misalnya, apakah pekerja membutuhkan pelatihan tambahan? Apakah Anda perlu kampanye iklan baru untuk memberitahu pasar tentang fitur baru Anda? Atau apakah Anda harus merekrut orang tambahan, atau membeli peralatan baru untuk mengambil keuntungan penuh dari perubahan?
- Perluas analisis biaya-manfaat untuk memasukkan manfaat yang Anda telah mengidentifikasi.
- Ingatlah untuk mencari manfaat tangible dan intangible.
Tahap Dua: Mengembangkan rencana manfaat
Sekali lagi, selama inisiasi proyek:
- Lihatlah rencana proyek secara keseluruhan, dan pastikan bahwa kegiatan pendukung yang tepat dimasukkan, sehingga Anda dapat memastikan bahwa manfaat yang dicapai tepat waktu. Gunakan alat manajemen proyek tradisional, seperti Gantt chart dan grafik PERT, untuk menyelesaikan dan melacak jadual keuntungan Anda.
- Watch out for kesenjangan manfaat, serta manfaat tambahan.
- Mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk memberikan kegiatan-kegiatan pendukung.
- Menetapkan metrik untuk keuntungan masing-masing, dan menentukan kapan dan bagaimana Anda akan menentukan bahwa manfaat telah disampaikan.
- Tentukan bagaimana manfaat akan dilaporkan. Anda dapat menggunakan laporan milestone serta manfaat dashboard sebagai alat pelaporan.
- Sertakan ringkasan manfaat manajemen dalam kasus bisnis untuk proyek tersebut.
Tahap Tiga: Monitor manfaat selama implementasi proyek
Karena proyek beranjak maju:
- Secara teratur memonitor kemajuan Anda untuk mewujudkan manfaat yang diharapkan.
- Memodifikasi rencana manfaat yang diperlukan ketika perubahan rencana proyek secara keseluruhan.
- Membangun sistem komunikasi antara Anda dan manajer proyek (jika ini adalah orang yang berbeda). Ini membantu memastikan bahwa Anda secara rutin mendiskusikan dan mempertimbangkan manfaat.
- Memberikan dukungan kepada tim proyek, dan menggunakan pernyataan manfaat untuk mendorong pekerjaan mereka.
- Perhatikan "manfaat merayap" - pastikan bahwa harapan masyarakat tidak tumbuh terlalu banyak selama proyek. Ketika Anda mulai untuk mengharapkan keuntungan terlalu banyak, hal ini dapat melemahkan dampak keseluruhan proyek, dan mengarah pada kekecewaan ketika manfaat membayangkan tidak disampaikan. Jika manfaat-diperlukan daftar Anda terus tumbuh, itu sering lebih baik untuk membuat proyek-proyek terpisah untuk setiap niat yang spesifik dan fokus. Lihat tips lebih lanjut tentang ruang lingkup kontrol .
Tahap Empat: Lengkapi proyek, & meninjau manfaat Anda
Menjelang akhir proyek:
- Mengidentifikasi manfaat yang dicapai, dan mencari celah dan kesempatan yang hilang.
- Memantau kebutuhan yang sedang berlangsung pekerja Anda 'untuk memastikan bahwa mereka terus menikmati keuntungan. Pertimbangkan menyiapkan sistem untuk berkomunikasi kebutuhan masa depan. Ini adalah cara untuk mengumpulkan ide-ide untuk proyek-proyek masa depan.
- Catat apa yang baik dan apa yang dibutuhkan perbaikan. Ini mendukung pembelajaran yang berkelanjutan dalam organisasi Anda.
Poin Penting :
Manfaat adalah alasan setiap proyek dibuat dan diimplementasikan.
Manfaat manajemen merupakan semua tentang memastikan bahwa kerja keras dan investasi yg sudah pulang ke pada proyek mungkin memberikan kembali bisnis terbesar. Proyek cenderung buat berubah menurut siklus hidup mereka, & bahkan pergeseran kecil bisa membuat output yang tidak sinkron. Itulah mengapa krusial buat fokus pada manfaat proyek, & bukan hanya penyelesaian tepat saat nya.
Manajemen Manfaat memaksa Anda buat tetap fokus dalam mengapa Anda memulai proyek ini pada tempat pertama. Dan nir berhenti sesudah proyek berakhir, seperti manajemen proyek tradisional - itu terus hingga semua manfaat yang kentara tercapai. Anda bisa memakai kerangka perencanaan proyek yang sama menjadi bagian dari proyek buat melakukan hal ini, tetapi Anda harus membangun tonggak manfaat spesifik, serta membangun akuntabilitas kentara, dan mengatur sistem yg sesuai komunikasi. Dilakukan menggunakan cara ini, manfaat manajemen dapat menjadi tambahan cerdas buat planning manajemen proyek yg Bab Selanjutnya