Mendapatkan hal yg lebih baik dengan proses tender yg kompetitif
Mendapatkan solusi terbaik.
Semua terlalu sering, organisasi memiliki masalah dengan pemasok mereka. Sub-standar barang, deliverables terlambat, harga meningkat, dan rantai pasokan terganggu semua dapat memiliki dampak negatif yang jelas terhadap keberhasilan organisasi Anda.
Jadi bagaimana Anda sanggup membantu perusahaan Anda mengatasi perkara ini? Bagaimana Anda mampu mendapatkan produk terbaik buat harga serendah mungkin? Dan bagaimana Anda memastikan bahwa kebutuhan bisnis Anda akan dipenuhi secara tepat saat dan meyakinkan?
Bagian berdasarkan solusi terletak pada memulai hubungan menggunakan pemasok Anda dengan proses penawaran yg kompetitif, dengan mengeluarkan Permintaan disusun dengan baik buat Proposal / Request for Proposal (RFP) ke pasar. Ini proses penawaran yang kompetitif mencari tanda kutip terbaik untuk produk yang diharapkan / jasa menurut vendor, diukur dengan menggunakan seperangkat standar.
RFP, juga disebut sebagai Undangan untuk Tender / Invitation to Tender (ITT) atau Permintaan Informasi / Request for Information (RFI), bentuk dasar dari proses penawaran.
Sebuah dokumen, formal tertulis, garis RFP keterangan tentang organisasi, & rincian produk dan layanan harus bersumber berdasarkan vendor eksternal. Ini meletakkan persyaratan spesifik bahwa vendor perlu diingat saat menanggapi tawaran, dan menguraikan bagaimana perusahaan akan meninjau dan penghargaan proposal yg diterima.
Meskipun menciptakan RFP dapat panjang, berlarut-larut proses, sangat layak bisnis buat akbar satu kali pembelian, & buat kontrak pasokan yang sedang berlangsung. Dalam masalah ini, membuat banyak manfaat:
Sebuah Request for Proposal (RFP), adalah dokumen utama yg dikirimkan pada pemasok yang mengundang mereka buat mengajukan proposal buat menyediakan barang atau jasa. Secara internal, RFP pula bisa diklaim menjadi proyek asal, dokumen, atau insiden terkait (penawaran kompetitif). Berbeda Permintaan Informasi (RFI) atau Request for Quotation (RFQ), RFP dibuat buat mendapatkan pemasok buat menaruh solusi kreatif buat masalah usaha atau perkara. RFP harus digunakan menggunakan hati-hati lantaran mereka bisa mengambil banyak saat untuk ke 2 organisasi dan pemasoknya. Namun, buat proyek yg lebih kompleks, RFP mungkin cara yang paling efektif buat sumber barang atau jasa yg diharapkan.
Kapan Gunakan RFP
Pembelian personil tidak wajib memakai RFP saat mereka hanya meminta keterangan berdasarkan pemasok, ingin hanya tetapkan harga keterangan, atau hanya ingin terlibat dalam skenario penawaran yg kompetitif. RFP nir memanfaatkan penawaran kompetitif (ini merupakan cara yang efektif untuk asal), akan tetapi RFP tidak boleh digunakan bila porto adalah kriteria penilaian tunggal atau primer. RFP wajib digunakan saat sebuah proyek cukup rumit sebagai akibatnya mengklaim proposal dari pemasok. RFP membantu ketika kreativitas pemasok dan pendekatan inovatif buat masalah diperlukan. Penting buat diingat bahwa proses RFP bisa mengambil sejumlah besar waktu buat menyelesaikan & dapat mengakibatkan penundaan awal proyek. Oleh karena itu, hanya masuk akal buat memakai ini ketika manfaat menurut menerima proposal pemasok lebih besar menurut saat tambahan yg dibutuhkan buat mempersiapkan RFP & buat mengelola proses RFP.
Manfaat
Salah satu manfaat utama yang dapat timbul jika proses RFP ditangani dengan baik adalah bahwa organisasi akan memiliki pegangan yang baik tentang potensi risiko proyek untuk proyek yang kompleks. Organisasi ini juga akan memahami calon manfaat yang dapat menyadari selama proyek. Menggunakan RFP juga mendorong pemasok untuk mengajukan proposal terorganisir yang dapat dievaluasi dengan menggunakan metodologi terukur. Selain itu, RFP memungkinkan pemasok tahu bahwa situasi akan menjadi kompetitif. Skenario penawaran yang kompetitif seringkali merupakan metode terbaik yang tersedia untuk mendapatkan harga terbaik dan, jika dilakukan dengan benar, nilai terbaik. RFP juga memberikan personil pembelian dan stakeholder proyek kemampuan untuk memvisualisasikan bagaimana proyek akan pergi dan pendekatan bahwa pemasok akan digunakan untuk menyelesaikannya.Kerugian
Ada beberapa kelemahan menggunakan RFP. Pertama, mereka bisa sangat memakan waktu untuk pembelian personil. Kedua, mereka bisa sangat memakan waktu untuk pemasok.Beberapa pemasok akan melihat RFP dan akan memilih buat tidak berpartisipasi lantaran akan membawa mereka terlalu usang buat merespon. Pemasok ini jua bisa sebagai putus harapan dan merasa bahwa kesempatan rendah menang menghalangi mereka berdasarkan investasi saat yang diperlukan untuk menciptakan proposal. Ketiga, sering mampu sangat sulit buat secara akurat meringkas persyaratan untuk proyek tersebut. Hal ini dapat menyebabkan tanggapan pemasok miskin atau harga yang jelek karena pemasok tidak benar-sahih memahami apa organisasi sedang mencari untuk membeli. Akhirnya, bisa lebih sulit buat secara seksama mencetak atau menilai tanggapan pemasok ke RFP lantaran mereka bisa panjang, rinci, atau memerlukan pengetahuan spesifik buat mengevaluasi.
Elemen Kunci
Sebuah Permintaan dibuat menggunakan baik untuk Proposal wajib mengandung beberapa elemen penting. Kebanyakan elemen yg generik buat RFP, namun bisa bervariasi di industri dan antara sektor publik & swasta. Ini termasuk gambaran mengenai masalah bisnis, pelukisan produk atau jasa yang diperlukan, persyaratan usaha yang terperinci, liputan lainnya, format proposal, tanggal jatuh tempo, kriteria seleksi, garis waktu, pertanyaan, bagaimana menanggapi & titik kontak. Beberapa RFP akan berisi informasi tentang pelarian porto, saran pendekatan, atau dokumen lain yang mungkin diperlukan.
Unsur-unsur RFP diuraikan pada bagian di bawah ini.
Gambaran Umum Isu Bisnis
Harus ada penerangan singkat tentang perkara usaha atau kasus yang mendorong pembelian eksklusif. Hal ini wajib dinyatakan pada satu atau 2 paragraf dan harus memberikan pemasok ringkasan menurut proyek sumber & mengapa hal itu dimulai.
Deskripsi Produk atau Jasa
The Request for Proposal harus berisi pelukisan singkat namun meyakinkan dari produk atau jasa yg diperlukan. Dalam kebanyakan RFP, barang atau jasa yg diharapkan perusahaan yg kompleks & mungkin sulit buat menjelaskan secara rinci. Namun demikian, penjelasan yg baik dari barang-barang atau jasa akan sangat membantu pemasok pada berbagi proposal yang sangat baik & sangat bertarget.
Kebutuhan Bisnis Detil
Selain deskripsi produk atau jasa, menggunakan sebagian RFP ada persyaratan bisnis yg terperinci yang perlu diuraikan secara kentara dalam dokumen. Ini dapat termasuk persyaratan dukungan, panduan pengiriman, spesifikasi desain, metrik kualitas, dll Tujuan menurut bagian persyaratan usaha merupakan buat memberikan rincian pemasok apa yg diharapkan oleh perusahaan buat pembelian ini sehingga pemasok bisa tiba menggunakan proposal yg memenuhi persyaratan ini. Sering kali, bagian persyaratan merogoh porsi yg baik dari RFP. Jika persyaratan tidak secara seksama mencerminkan kebutuhan perusahaan, pemasok nir akan menyajikan proposal yang membahas gosip-info kunci. Itu selalu penting buat bekerja sama menggunakan orang-orang yang menggunakan produk atau jasa buat proyek asal buat memastikan bahwa persyaratan yg akurat.
Informasi Lainnya Dibutuhkan buat Proposal
Kadang-kadang ada warta tambahan bahwa pemasok akan perlu untuk merumuskan proposal. Informasi ini umumnya keterangan tentang operasi internal organisasi bahwa penulis usulan perlu. Informasi ini dapat meliputi penggunaan metrik, proyeksi permintaan, informasi kinerja ketika ini, hasil survei internal dll Kunci buat bagian ini bukan buat memberikan pemasok menggunakan informasi terlalu sedikit atau terlalu poly. Sebaliknya, itu adalah buat menyediakan mereka hanya dengan keterangan yg mereka butuhkan.
Saran Pendekatan
Untuk RFP di mana personil pembelian memahami apa yg mereka butuhkan, mungkin lumrah buat menyarankan suatu pendekatan buat pemasok. Banyak perusahaan tidak akan mempunyai bagian ini karena mereka mencari cara-cara kreatif buat mendekati perkara dan nir ingin memaksa pemasok ke pada cetakan.
Metrik Kinerja
apabila berlaku, mengungkapkan beberapa metrik kinerja yg akan digunakan buat mengukur kinerja pemasok kontrak pada masa depan. Ini akan membantu pemasok mendapatkan ide quantitatif tentang apa yg akan adalah kinerja yg sangat baik.
Format Proposal
Setiap RFP perlu memilih format dan panjang proposal pemasok. Sebuah format yang sangat terstruktur buat proposal memudahkan buat membandingkan tanggapan menurut pemasok. Ini juga akan mendorong kejelasan & memberikan fokus pada proposal pemasok. Beberapa RFP terbaik menempatkan kebutuhan usaha mereka dalam poin demi poin Format & mendorong pemasok buat merespon dalam setiap poin. RFP wajib menyatakan panjang maksimum proposal. Memiliki panjang maksimum akan membantu untuk mengurangi saat yg diharapkan buat meninjau proposal dan juga akan memastikan bahwa pemasok menyimpan warta yg nir perlu untuk minimum.
Tanggal Jatuh Tempo
Tanggal jatuh tempo buat proposal pemasok wajib dinyatakan dengan kentara dekat awal RFP dan di loka-tempat lain yg relevan. Hal ini memastikan bahwa pemasok tahu kapan itu merupakan karena.
Kriteria Seleksi
Ini adalah bagian penting & berisi berita penting bagi pemasok. Ini harus jelas menyatakan wilayah dan metrik yg proposal pemasok akan dievaluasi. Apabila memungkinkan, RFP harus mengungkapkan bobot yang bagian tertentu atau topik akan diberikan menjadi bagian menurut nilai usulan holistik. Pembobotan ini tak jarang digambarkan sebagai persentase atau pada hal poin menurut kemungkinan total skor. Bagian ini lebih menurut yang lain, membantu pemasok penekanan respon mereka pada kriteria yang proposal mereka akan dinilai.
Pertanyaan
Pemasok dapat meminta klarifikasi atau mengajukan pertanyaan tentang bahkan RFP ditulis paling baik. Setiap RFP harus secara jelas menentukan mekanisme yang pemasok dapat mengajukan pertanyaan. RFP yang paling baik akan menetapkan periode waktu dimana pertanyaan pemasok dapat disampaikan. Periode waktu ini tidak boleh terlalu dekat dengan batas waktu untuk pengajuan usulan. Titik kontak untuk RFP maka akan mendapatkan jawaban dan memberikan tanggapan secara tertulis kepada pemasok. Hal ini umumnya membantu untuk menampilkan pertanyaan dan jawaban sehingga semua pemasok dapat melihat mereka dan membuat mereka menjadi bagian dari RFP sebagai amandemen. Hal ini dapat membawa kejelasan tambahan dengan persyaratan dan menyediakan dokumentasi untuk proyek tersebut.Timelin e
Garis waktu harus menampilkan RFP tanggal pembuatan, RFP tanggal kirim, jangka waktu untuk pertanyaan, tanggal jatuh tempo untuk proposal, periode seleksi, dan diproyeksikan tanggal penghargaan. Ini semua harus dikomunikasikan sejelas mungkin.Point of Contact
Titik kontak merupakan orang yang menangani hubungan dengan pemasok. Ini berarti bahwa semua pertanyaan pemasok dan komentar mengenai RFP akan diarahkan ke orang ini. Beberapa perusahaan juga meliputi cadangan titik kontak dalam masalah kontak utama merupakan keluar menurut kantor atau nir tersedia.
Breakdown Biaya
Bagian ini adalah opsional & termasuk dalam hanya beberapa proposal. Untuk memungkinkan perbandingan porto, beberapa RFP akan mengharuskan pemasok menyerahkan rincian porto buat memastikan perbandingan. Itu selalu ilham yg baik untuk memilih format harga di bagian ini buat menciptakan harga konfiden mampu secara akurat dibandingkan.
Dokumen Lainnya
Beberapa RFP memiliki dokumen lain yg perlu diisi menjadi bagian menurut proses RFP. Hal ini bisa sertifikasi keragaman, perjanjian syarat & kondisi eksklusif, atau bentuk-bentuk khusus perusahaan lain. Ini pula wajib disertakan menggunakan RFP bila mereka adalah bagian berdasarkan mekanisme standar perusahaan.
Cara Menanggapi
Ini akan meliputi petunjuk spesifik tentang cara buat menanggapi ajakan RFP. Hal ini dapat mencakup liputan tentang alamat pada mana buat mengirim proposal. Ini wajib menyertakan format pengajuan (hard copy, elektro, dll). Hal ini juga wajib menentukan persyaratan pengajuan tambahan dan bisa menekankan tenggat ketika.