Strategi buat Menjinakkan Inbox Anda
Mengelola email secara efektif & sebagai lebih produktif.
Hari ini Senin pagi. Ketika Linda duduk di mejanya dia mengalami sensasi tenggelam akrab di perutnya ... Dia tidak takut kepala hari itu - dia takut inbox email-nya!
Linda memimpin sebuah tim besar , dan dia menerima sedikitnya 50 email setiap hari. Membaca & menanggapi seluruh surat ini memakan waktu lama , dan sebagian akbar karyanya mengambil kembali kursi buat tugas ini setiap hari. Akibatnya, beliau terkenal pada belakang proyek, & beliau mulai datang pada akhir pekan hanya buat mengejar ketinggalan.
Ketika digunakan secara sempurna, email adalah alat komunikasi yg sangat bermanfaat. Tapi, misalnya Linda, poly menurut kita merasa kewalahan oleh jumlah mail yang kami terima dan perlu buat merespon.
Tetapi, ada cara buat mengelola email Anda sehingga Anda akan lebih produktif. Pada artikel ini, kita akan menjelajahi strategi buat melakukan hal ini, sehingga Anda mampu mendapatkan di menggunakan kerja nyata di tangan.
Catatan:
Perlu diingat bahwa strategi ini mungkin nir bekerja buat semua orang. Jadi pakai evaluasi Anda sendiri yang terbaik waktu berpikir mengenai bagaimana buat mengelola email Anda.
Memeriksa Email
Mengecek email Anda secara teratur pada siang hari bisa menjadi cara yang efektif untuk menjaga kotak masuk Anda dalam tingkat ditangani.
Namun, gangguan konstan dan gangguan yang datang dari multitasking dengan cara ini secara dramatis dapat menurunkan produktivitas Anda, dan mengganggu kemampuan Anda untuk memasuki keadaan aliran ketika bekerja pada proyek-proyek bernilai tinggi.
Periksa Email di Times Set
Salah satu strategi dapat Anda gunakan merupakan buat mengusut email hanya dalam set poin dalam siang hari. Misalnya, Anda mungkin tetapkan bahwa Anda hanya akan memeriksa hal email pertama Anda di pagi hari, sebelum makan siang, dan pada akhir hari.
Di sini, hal ini membantu untuk mengatur perangkat lunak email Anda untuk "menerima" pesan hanya pada waktu tertentu, sehingga Anda tidak terganggu oleh pesan-pesan yang masuk. Jika Anda tidak dapat melakukan hal ini, setidaknya pastikan bahwa peringatan terdengar dan visual dimatikan.
Kapan Periksa Email
Anda juga dapat memesan waktu untuk membaca dan menanggapi email setelah periode panjang kerja terfokus, atau pada saat hari ketika energi Anda dan kreativitas berada di terendah mereka (ini berarti bahwa Anda dapat melakukan pekerjaan nilai yang lebih tinggi pada waktu lain). Artikel kami, Apakah ini Tugas Pagi? akan membantu Anda mengidentifikasi ketika Anda merasa paling energik, sehingga Anda dapat menjadwalkan waktu tepat.
Jika Anda khawatir bahwa rekan-rekan Anda, bos, atau klien akan terganggu atau bingung bahwa Anda tidak menanggapi email mereka dengan cepat, menjelaskan bahwa Anda hanya memeriksa email pada waktu tertentu, dan bahwa mereka dapat menghubungi Anda atau menggunakan pesan instan , jika masalah ini benar-benar mendesak.
Catatan:
Jelas, dalam beberapa peran, Anda harus memeriksa email secara teratur, terutama jika usaha Anda memakai email sebagai indera komunikasi utama. Seperti menggunakan semua taktik, menggunakan penilaian Anda, berdasarkan keadaan Anda.
Membaca Email
Ketika datang buat membaca email, Anda bisa membuang-buang jam bila Anda tidak memakai waktu ini cerdas.
Aturan Dua Menit
Pertama, coba gunakan "Dua-Menit Aturandanquot; (sebuah konsep dari David Allen, penulis Getting Things Done) - apabila email akan memakan waktu kurang dari 2 mnt (membaca cepat, & jawaban singkat) maka mengurusnya kini , bahkan bila itu bukan prioritas tinggi.
Ide di balik ini adalah bahwa jika membutuhkan waktu kurang dari dua mnt buat bertindak, kemudian membaca dan kemudian menyimpan tugas pergi "buat melakukan kemudian" memakan ketika lebih usang menurut itu akan hanya mengurus tugas sekarang.
Jadwal Waktu
Untuk email yang akan memakan waktu lebih lama dari dua menit untuk membaca atau menanggapi, jadwal waktu pada kalender Anda, atau menambah ini sebagai tindakan pada Anda To-Do List , untuk melakukan nanti.
Kebanyakan program email akan memungkinkan Anda untuk menyorot, bendera, atau bintang pesan yang membutuhkan respon, sehingga memanfaatkan fitur ini bermanfaat kapanpun Anda sanggup.
Tip:
Banyak menurut kita pula mendapatkan banyak pemberitahuan internal. Mereka adalah orang "FYIdanquot; email menurut tempat kerja perusahaan atau anggota tim yang ingin menjaga kita "pada lingkaran." Jika Anda melihat nama Anda pada kolom "cc" bukan kolom "Todanquot;, kemungkinan itu email FYI. Pertimbangkan pengajuan itu pada folder "Untuk Bacadanquot;, dan mengatasi waktu Anda punya saat.
Mengorganisir Email
Dapatkah Anda membayangkan mempunyai sebuah kotak dengan apa-apa pada dalamnya? Ini hampir terdengar terlalu rupawan buat sebagai kenyataan!
Meskipun kotak masuk kosong (pula disebut "kotak masuk noldanquot;) mungkin tidak realistis bagi banyak dari kita, menjaga kotak masuk utama kami dibersihkan mampu menciptakan kita lebih teratur, & membantu menghilangkan stres.
Pengajuan Email
Mulailah dengan menyiapkan sistem pengarsipan sederhana buat membantu mengelola mail Anda.
Anda bisa memakai kategori berjudul "Aksi Produkdanquot;, "Menunggu," "Referensi", & "Arsip." apabila Anda bisa buat permanen pada atas folder Anda - terutama "Aksidanquot; dan "Menunggu" folder - Anda bisa menggunakan mereka menjadi informal, To-Do List buat hari itu.
Apabila empat kategori terdengar terlalu sederhana untuk kebutuhan Anda, Anda dapat mengkonfigurasi sistem yang lebih rinci. Misalnya, Anda sanggup membuat folder buat setiap proyek yg sedang Anda kerjakan, atau mempunyai folder ditetapkan buat masing-masing klien Anda atau energi penjualan.
Keuntungan buat membuat folder khusus untuk email pemrosesan adalah bahwa hal itu menciptakan pencarian lebih mudah untuk mail masa lalu. Alih-alih menjelajahi seluruh sistem email, Anda hanya dapat mencari di folder eksklusif.
Tip:
Sebuah pendekatan alternatif adalah dengan menggunakan alat berbasis PC pencari yang baik seperti Google Desktop Search - ini membuat sangat mudah untuk mencari email dan dokumen lainnya.
Menggunakan Aturan
Kebanyakan program email, seperti Outlook dan Gmail, memungkinkan Anda buat membangun "Aturandanquot; buat membantu dengan menyortir email ke pada folder eksklusif.
Misalnya, Anda mungkin akan mendapatkan beberapa email per hari memberitahukan penjualan bahwa perusahaan Anda telah dibuat. Anda ingin mendapat ini, lantaran Anda ingin melihat apa yg terjadi, tetapi Anda tidak ingin mereka kekacauan Kotak Masuk Anda.
Ini merupakan di mana Anda mampu menciptakan sebuah Aturan dalam program email Anda yg beranjak email dengan "Pemberitahuan Dijual:" dalam baris subjek lurus ke "Penjualan Made" folder segera setelah mereka masuk ini membebaskan waktu Anda menurut pengajuan ini email , dan memungkinkan Anda buat menyimpan semua email penjualan dalam satu folder.
Non-esensial Email
Jika Anda secara teratur mendapat email misalnya newsletter, blog dan feed artikel, pertimbangkan untuk mempunyai mereka pulang diarahkan ke alamat email lain, atau aturan digunakan, sehingga mereka eksklusif dikirim ke folder eksklusif.
Ini akan membantu menjaga kotak masuk utama Anda jelas, dan mereka akan berada pada satu loka, siap untuk membaca dalam saat yg sempurna.
Tip:
Anda dapat membuat perbedaan bagi dunia, bos kolega Anda dan klien dengan menulis email yang efektif . Ini tidak hanya akan menyelamatkan mereka stres dan frustrasi, tetapi ringkas, email yang relevan juga dapat menyimpan sejumlah besar waktu - Anda dan mereka.
Kebiasaan Tim yang Terbaik
Salah satu hal terbaik yang bisa Anda lakukan, buat membatasi jumlah email yg Anda perlu proses, merupakan mendorong tim Anda buat mengirimkan Anda kurang.
Sebagai contoh, apabila anggota tim tertentu secara teratur mengirim Anda panjang, ditarik keluar email, biarkan mereka tahu. Katakan pada mereka menggunakan lembut akan tetapi tegas bahwa lantaran permintaan dalam saat Anda, Anda akan menghargai email tidak lebih menurut satu atau dua paragraf. Apa pun lebih lama berdasarkan yg seharusnya menjamin panggilan telepon. Atau, mereka bisa mampir kantor Anda untuk sebuah diskusi.
Juga, mempromosikan email yang baik dan strategi komunikasi dalam organisasi Anda - mendorong orang untuk menggunakan strategi yang disorot dalam artikel ini dan kami Menulis Email yang Efektif dan Menggunakan Instant Messaging artikel.
Poin Penting :
Kebanyakan menurut kita merasa kewalahan melalui email. Meskipun alat komunikasi yang akbar, lebih acapkali daripada nir itu hiperbola. Dengan mengelola secara efektif, Anda bisa secara signifikan menaikkan produktivitas Anda.
Untuk mendapatkan kontrol berdasarkan kotak masuk Anda, mulailah dengan menyelidiki & pengolahan email hanya dalam ketika tertentu pada siang hari. Apabila Anda khawatir tentang respon tertunda, abaikan orang memahami bahwa Anda nir periksa email Anda terus-menerus.
Juga, cobalah buat menjaga kotak masuk Anda sejelas mungkin. Mengatur mail menggunakan folder misalnya "Aksidanquot;, "Menunggu" dan "Arsipdanquot;. Dan waktu Anda melakukan cek mail, menggunakan anggaran 2 menit - setiap email yg dapat dibaca dan ditanggapi dalam dua mnt atau kurang harus ditangani waktu itu.
Anda pula bisa mengurangi surat masuk Anda menggunakan meminta orang buat mengirim Anda kurang, dan menggunakan advokasi email yg efektif dan taktik komunikasi pada Bab Selanjutnya
Home | Bab Sebelumnya | Menu| Bab Selanjutnya