Pemetaan dan menaikkan proses pada organisasi Anda
(Juga dikenal menjadi Rummler-Brache Diagram)
Ketika berpikir tentang organisasi Anda, pernahkah Anda berkata kepada diri sendiri bahwa tangan kanan tidak tahu apa yang tangan kiri lakukan? Kemungkinan Anda memiliki: Meskipun semua usaha orang telah dibuat untuk merampingkan operasi bisnis dan meratakan struktur organisasi, masih ada banyak kegiatan besar yang melibatkan lebih dari satu departemen atau tim.
Apakah Anda mengatur departemen atau tim menurut fungsi (pemasaran, account, operasi), sang tujuan (contohnya, manajemen pelanggan korporasi) atau menggunakan cara lain , kenyataannya adalah bahwa sebuah departemen atau tim perlu bekerja sama dengan departemen lain atau tim.
Ini berarti koneksi, komunikasi dan penanganan antara departemen dan tim. Dan ini menciptakan risiko pengolahan, inefisiensi kesenjangan dan duplikasi, yg dapat berkontribusi terhadap pengurangan kinerja atau biaya yg lebih tinggi.
Bahkan proses yg dirancang dengan baik dan hubungan beresiko inefisiensi. Itu kabar sifat insan, dan sebagainya, itu adalah sesuatu yang perlu dikelola. Dengan mempunyai metode formal buat mengidentifikasi dan mengintegrasikan proses antar departemen dan tim, Anda dapat memastikan koneksi, komunikasi & penanganan yang dirancang menggunakan baik dan dikelola menggunakan baik. Salah satu pendekatan seperti memakai "Diagram SwimLane," juga dikenal menjadi "Rummler-Brache Diagram."
Diagram SwimLane diusulkan sang Geary Rummler dan Alan Brache pada kitab mereka Meningkatkan Proses (1990). Metode diagram memungkinkan Anda dengan cepat dan gampang ploting & melacak proses dan, khususnya, interkoneksi antara proses, departemen & tim.
Seperti proses lainnya diagram teknik, dengan metode Rummler-Brache, Anda memetakan proses linear sebagai serangkaian tugas pada seluruh halaman. Garis dan panah antara tugas-tugas mewakili genre keterangan, barang atau bekerja-pada-kemajuan, & jua mewakili perubahan pada tanggung jawab.
Fitur mengidentifikasi metode Rummler-Brache adalah penggunaan "jalur Swim," baris horizontal pada laman diagram. Pikirkan bertemu Swim di mana setiap pesaing memiliki jalur nya sendiri buat Swim: Dalam metode ini diagram, masing-masing "Swim lanedanquot; mungkin milik individu, tim, departemen, atau unit organisasi lain yang Anda pilih.
Diagram proses, secara generik, merupakan indera yg hebat buat membantu kesenjangan pengolahan spot dan inefisiensi. Keuntungan tambahan berdasarkan pendekatan Diagram Lane Swim merupakan bahwa ia berfokus pada interkoneksi berisiko tinggi antar departemen & tim, dan membantu Anda melihat lebih kentara masalah dan risiko yang terkait menggunakan ini.
Contoh
Berikut adalah manufaktur model sederhana: XYZ Corp membuat Grommels. Grommels terbuat berdasarkan 3 potongan-rabat logam yg dua dilas bersama-sama dan lalu bergabung dengan yg ketiga.
Gambar 1, memberitahuakn Swim Lane Diagram buat proses manufaktur ketika ini terlihat misalnya:
Meningkatkan Proses
Setelah diagram selesai, gampang buat melihat siapa yang bertanggung jawab buat apa dan pula mudah buat mulai mengidentifikasi inefisiensi potensial. Teknik Diagram membantu Anda menghancurkan mereka proses Anda sebagai akibatnya Anda mampu melihat stagnasi, redudansi, & penyebab lain dari inefisiensi, dan sebagainya mendapatkan dengan menaikkan proses usaha Anda.
Sebagai contoh, ketika Anda melihat proses manufaktur Grommel, terdapat potensi redundansi pada inspeksi bahan baku. Apabila Receiver merupakan buat mempelajari bahan baku sebelum mengirimnya ke Welder atau Joiner, maka ke 2 orang ini bisa berkonsentrasi dalam kegiatan utama mereka: las & bergabung. Klik tautan pada bawah ini buat melihat proses pemugaran pada revisi Swim Lane Diagram dalam gambar 2.
Menciptakan dan Menggunakan Swim Lane Diagram
Langkah pertama buat bercak inefisiensi dan membuat perbaikan adalah buat memecah proses organisasi Anda menjadi potongan-rabat dikelola. Apabila Anda mencoba buat melihat semuanya sekaligus & secara rinci, Anda akan kewalahan. Jadi sebelum Anda memulai, penting buat menyebutkan apa yang Anda capai menggunakan Swim Lane Diagram, & menentukan daerah yang sempurna penekanan dan tingkat detail.
Apabila Anda mencoba buat menemukan inefisiensi strategis, kemudian menganalisa setiap proses secara rinci tidak perlu & rumit. Di sini Anda dapat tetapkan setiap area fungsional primer jalur Swim dan melihat susun di dalam & pada antara mereka. Ini akan membantu Anda tempat terputus antara bidang fungsional usaha.
Jika Anda mencoba untuk mendiagnosa inefisiensi dalam perekrutan dan proses perekrutan maka Anda akan melihat peran eksklusif, departemen & mungkin beberapa individu kunci dan memutuskan ini ke jalur Swim.
Untuk pendekatan yg komprehensif, Anda bisa mulai dengan menganalisis proses & organisasi yg menggunakan tingkat Swim Lane Diagram tinggi. Kemudian, sehabis Anda sudah melihat wilayah yg Anda butuhkan buat fokus dalam, Anda dapat menelusuri sana menggunakan diagram lebih detail.
1. Tentukan Apa yang Anda Bertujuan buat Dicapai:
- Apa proses bisnis yang ingin Anda analisis?
- Apakah operasional, strategis, fungsional, dll?
- Apa unit organisasi yang terlibat dan apa tingkat detail yang Anda ingin menganalisis ini untuk melihat inefisiensi?
Dua. Memperjelas Proses Anda Fokus Pada:
Sebuah proses didefinisikan buat tujuan ini menjadi serangkaian tugas yang memiliki output akhir yang khusus, seperti perekrutan anggota staf, membentuk produk, memperoleh pelanggan baru.
- Untuk setiap proses Anda menganalisa, apa output akhirnya?
Tiga. Identifikasi seluruh Peserta pada Proses Anda Menganalisis:
Ini termasuk seluruh unit organisasi yang berpartisipasi pada proses, & siapa saja yang menaruh input atau menerima output berdasarkan itu. Tergantung dalam tingkat lebih jelasnya yg sudah Anda pilih, ini mungkin oleh departemen, tim atau orang-orang individu, atau bahkan sistem personal komputer yang melakukan bagian-bagian tertentu dari proses.
- Yang unit organisasi berpartisipasi?
- Di mana input ke proses berasal?
- Siapa yang menerima output dari proses?
4. Buat Diagram:
Daftar peserta di kolom paling kiri berdasarkan diagram.
Tugasi setiap peserta ini buat sebuah band horisontal (jalur Swim). Hal ini membantu buat memutuskan jalur Swim secara berurutan, dengan kolom pertama ditugaskan buat peserta yg menaruh masukan pertama. (Untuk proses menghadapi pelanggan, hal ini tak jarang pelanggan.)
lima. Sebutkan Langkah atau Kegiatan yang Wajib pada Setiap Tahap Proses:
- Ikuti melalui proses berurutan.
- Ingat Anda sedang memetakan bagaimana proses saat ini sedang dilakukan - bukan bagaimana Anda berpikir itu harus dilakukan.
- Kunci untuk menciptakan sebuah diagram yang berguna adalah untuk tetap sesederhana mungkin. Cobalah untuk tidak terlalu banyak berisi punggung lingkaran (kecuali jika Anda berfokus pada pengecualian) - dan membuat pemetaan proses bergerak maju.
6. Menganalisis Diagram untuk Daerah Potensi Peningkatan:
- Apakah ada kesenjangan atau langkah-langkah yang hilang?
- Apakah ada duplikasi?
- Apakah ada tumpang tindih, di mana beberapa orang atau tim melakukan tugas atau kegiatan yang sama?
- Apakah ada kegiatan yang tidak menambah nilai?
Setelah Anda sudah mengidentifikasi potensi daerah untuk perbaikan, langkah berikutnya adalah buat tetapkan bagaimana mengatasi perkara & membuat perubahan. Swim Diagram Lane jua dapat dipakai dalam tahap ini buat memetakan proses perubahan yang diusulkan. Seperti setiap usulan perubahan organisasi, pro dan kontra perlu dianalisis, dan setiap perubahan yang tindak wajib direncanakan secara teliti.
Misalnya, jika Anda mempertimbangkan menghapus duplikat proses, Anda harus terlebih dahulu melihat apakah ada kebutuhan yang sah dan juga apa yang akan menjadi dampak menghilangkan duplikasi: Sebuah duplikat proses mungkin ada "sah" untuk memberikan, misalnya, keuangan yang tepat atau kontrol keselamatan. (Teknik seperti Brainstorming dan Analisis Dampak dapat membantu Anda memikirkan konsekuensi dari perubahan.)
Poin Penting
Swim Diagram Lane merupakan indera yang berguna buat mengidentifikasi asal inefisiensi dalam, dan di antara, proses dan unit organisasi. Dengan memakai gambar terstruktur buat menunjukkan bagaimana proses mencapai tujuan mereka, Anda mampu melihat sekilas siapa yang bertanggung jawab untuk apa, dan apakah ada potensi wilayah buat perbaikan dalam proses.
(Ini hanya salah satu teknik dalam Pola Pikiran yang dapat membantu Anda berpikir tentang cara-cara di mana hal-hal yang terjadi dalam suatu organisasi. Jika Anda menikmati artikel ini, Anda juga akan menyukai artikel kami pada Flow Charts , Diagram Sistem dan Analisis Rantai Nilai .)
Home | Bab Sebelumnya | Menu | Bab Selanjutnya