Membuat catatan yang efektif buat ditindaklanjuti
Yang jelas, catatan rendezvous ditindaklanjuti akan membantu hal-hal yang berkecimpung maju.
Apakah Anda pernah menghadiri sebuah pertemuan di mana tak seorang pun telah melakukan apa yang mereka janjikan untuk dilakukan pada yang terakhir?
Karena nir ada kemajuan telah dibuat sejak ketika terakhir, ada sedikit buat mendiskusikan, dan orang-orang segera kehilangan minat.
Sebelum kau memahami itu, momentum kelompok grinds berhenti.
Ini skenario yang relatif generik, namun itu salah satu yang acapkali dapat dihindari hanya dengan memastikan bahwa catatan yang memadai beredar segera setelah setiap pertemuan.
Dengan cara itu, dengan diskusi masih segar pada pikiran orang, setiap orang memiliki pengingat yg jelas mengenai apa yang mereka perlu lakukan.
Dalam artikel ini kami akan menerangkan Anda bagaimana buat merogoh menyeluruh, terorganisir menggunakan baik catatan. Kita akan membahas apa yang wajib dimasukkan ke pada, dan apa yang Anda dapat meninggalkan keluar, serta bagaimana buat menyajikan catatan Anda dalam cara yang memaksimalkan kemungkinan mereka sedang dibaca dan ditindaklanjuti.
Tentu saja, kita tidak akan berpura-pura bahwa menulis catatan merupakan kegiatan mendebarkan, atau aspek terutama menarik berdasarkan karir Anda. Tetapi, jelas ditulis, catatan yang komprehensif dan terorganisasi bisa menjadi sangat bertenaga. Mereka dapat membuat perbedaan antara orang yang menghadiri rendezvous akan pergi dan melakukan apa-apa, atau sahih-sahih melakukan apa yg diharapkan dalam rangka buat berkecimpung ke depan proyek. Dan kemajuan yg sanggup menjadi dampak eksklusif dari catatan ANDA!
Catatan: Artikel ini bukan tentang mengambil menit, yang formal dan sangat terstruktur. Sebaliknya, berfokus pada produksi berorientasi aksi catatan pertemuan informal.
Mengambil Notulen Efektif
Siapkan ruang dewan sebelum Anda merogoh notulen notulen berdasarkan pertemuan bertindak sebagai pedoman referensi buat segala sesuatu yg dibahas peserta. Ini merupakan tugas krusial, tapi satu yang bisa banyak apabila nir dilakukan menggunakan benar.
Bila Anda bertanggung jawab merogoh notulen rendezvous, yg terbaik buat melakukan beberapa persiapan sebelumnya. Hal ini memastikan bahwa pertemuan itu berjalan lancar.
Ingat bahwa Anda hanya wajib merogoh catatan selama pertemuan & lalu memformat notulen selesainya pertemuan. Hal ini memungkinkan Anda buat fokus pada semuanya sekaligus.
Instruksi
Apa yg Anda butuhkan
- Rekaman perangkat
- Notepad (opsional)
- Pen (opsional)
- Laptop (opsional)
- 1 Mintalah agenda pertemuan sebelum pertemuan berlangsung. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengantisipasi apa yang akan membahas peserta selama pertemuan.
- 2 Buatlah daftar peserta sebelum rapat. Periksa dari yang hadir saat mereka memasuki ruangan.
- 3 Mulai alat perekam sebelum rapat dimulai. Ini akan memungkinkan Anda untuk meninjau apa pun yang Anda melewatkan atau yang tidak jelas dalam catatan Anda.
- 4 Tuliskan menyoroti pertemuan. Anda tidak harus menuliskan semuanya kata demi kata. Sebaliknya, menuliskan beberapa kata yang berhubungan dengan konsep - hanya sebanyak yang Anda butuhkan untuk ingat ketika mengetik notulen. Gunakan laptop atau pena dan kertas, apa pun yang terbaik untuk Anda.
- 5 Atur notulen segera setelah pertemuan, sementara informasi yang segar dalam pikiran Anda. Mengikuti format standar untuk notulen pertemuan, yang mungkin berbeda oleh perusahaan.
- 6 Menindaklanjuti pertemuan dengan pemimpin jika Anda memerlukan klarifikasi sebelum penerbitan notulen.
Pertemuan Bisnis Notulen Efektif
Notulen Efektif menutupi rincian krusial dan tugas tugas yang dibahas dalam rendezvous tersebut.
Notulen pertemuan merupakan bagian penting berdasarkan sebuah bisnis yg berfungsi menggunakan baik. Notulen memberikan garis besar umum berdasarkan topik yang dibahas dalam pertemuan, dan mereka tidak dimaksudkan buat sebagai sebuah rekaman yang sempurna berdasarkan pertemuan tersebut. Notulen harus mencakup berita tentang konvensi dan keputusan yang dibentuk pada tugas pertemuan & catatan yg sudah ditugaskan kepada anggota tim.
Ada beberapa faktor yang berkontribusi terhadap notulen pertemuan yg efektif.
o Efektif pertemuan notulen detail informasi dasar tentang pertemuan itu, termasuk tujuan, tanggal, waktu dan tempat, serta daftar peserta rapat. Ini adalah ide yang baik untuk membuat template notulen sebelum rapat, meninggalkan ruang untuk mengambil catatan pada item diskusi dan tindakan. Mintalah salinan agenda pertemuan depan waktu untuk digunakan dalam membuat template Anda.
o Hal ini umumnya baik jika orang yang mengambil notulen pertemuan bukan merupakan peserta aktif dalam rapat. Dengan cara ini, pengambil notulen bisa fokus pada mencatat dan bukan pada membuat kontribusi ke dalam percakapan. Sementara beberapa pengambil notulen membuat catatan menggunakan pena dan kertas, jika Anda bisa mengetik dengan cepat, mencatat pada laptop lebih efisien. Jika Anda tidak yakin mencatat kemampuan Anda, gunakan tape recorder untuk mengkonfirmasi keakuratan notulen Anda.
o Menurut Asosiasi Internasional Administrasi Professionals (IAAP), notulen-notulen pertemuan terbaik yang membosankan tapi informatif. Hindari membuat pengamatan pribadi dan menggunakan kata sifat dan adverbia. Juga hindari menggunakan nama, kecuali mengacu pada gerakan, detik atau tugas tugas. Para notulen dimaksudkan untuk menjadi catatan dari topik diskusi, keputusan dan item tindakan, bukan transkrip yang mengatakan apa yang selama pertemuan.
o Notulen pertemuan terbaik disusun menurut topik. Dalam pertemuan tersebut, topik mungkin tidak dibahas dalam urutan kronologis, jadi terserah kepada pengambil notulen untuk mereorganisasi catatan diskusi dalam sebuah dokumen yang jelas. Jika sesuatu yang tidak jelas, meminta penjelasan dari para peserta pertemuan untuk memastikan itu benar dicatat.
o Ketika Anda telah menyelesaikan draft notulen Anda, IAAP merekomendasikan mengirim mereka ke satu orang atau kelompok yang sangat kecil peserta pertemuan. Jika Anda mengirim notulen untuk seluruh kelompok, ada kemungkinan bahwa setiap orang akan telah mengambil sendiri di pertemuan itu dan ingin menambahkan informasi yang mungkin tidak relevan untuk merekam. Mendapatkan persetujuan dari draft, dan menyajikan notulen pada pertemuan berikutnya kelompok. Lakukan perubahan hanya jika seluruh kelompok setuju untuk mereka.
Bagaimana Mengambil Notulen Rapat Efektif
Notulen-merogoh mengacu menghasilkan catatan tertulis dari rendezvous.
Istilah "notulen" mengacu dalam catatan tertulis menurut rendezvous. Notulen yg tidak akurat atau belum cukup mengungkapkan apa yg terjadi selama rendezvous merupakan, dalam dasarnya, nir berguna. Di poly organisasi, sekretaris acapkali bertanggung jawab untuk notulen-mengambil. Namun, anggota staf lain kadang-kadang mungkin akan diminta buat melakukan tugas ini.
Untuk menghindari kehilangan warta yg berharga atau wajib mengulang dokumen, membiasakan diri dengan langkah-langkah buat mengambil notulen rendezvous yang efektif.
Instruksi
Bagaimana Menulis Efektif Notulen Pertemuan
Notulen Berguna membantu peserta memahami kiprah mereka.
Notulen menangkap esensi apa yg terjadi selama rendezvous dan apa yang perlu terjadi sebagai hasilnya. Mereka memberikan peserta pertemuan pemahaman yang jelas dari apa yang terjadi pada rapat & membantu mereka permanen penekanan dalam peran mereka pada proyek atau tugas. Notulen menghilangkan kesalahpahaman dan perselisihan. Menulis efektif merupakan krusial notulen buat kejelasan.
Notulen yang bermanfaat menaruh kabar yang kentara, yg membantu petugas melakukan peran mereka secara efektif.
o 1 Pastikan Anda bukan peserta rapat besar jika Anda mengambil notulen, Anda tidak dapat melakukan kedua tugas cakap. Menulis notulen yang efektif membutuhkan waktu dan konsentrasi, sehingga membatasi diri hanya tugas itu.
o 2 Putuskan bagaimana Anda akan mengambil notulen. Pilihan termasuk menggunakan pena dan buku catatan atau komputer laptop. Anda dapat menggunakan tape recorder dengan kedua metode. Pilih metode mana yang Anda paling nyaman.
o 3 Membuat template untuk menulis notulen sebelum pertemuan. Sertakan tanggal rapat, waktu, alasan pertemuan tersebut, nama pemimpin pertemuan, tindakan dan keputusan yang dibuat ditugaskan. Meninggalkan ruang kosong untuk catatan Anda.
o 4 Dapatkan informasi sebanyak mungkin dari tuan rumah sebelum rapat. Ini termasuk nama pendamping dan informasi mengenai sifat pertemuan. Ini menghemat Anda dari berebut untuk mengetahui selama pertemuan.
o 5 Periksa dari nama pendamping saat mereka memasuki pertemuan. Apakah tuan rumah memperkenalkan Anda kepada orang-orang asing. Hindari menulis kata demi kata. Cukup memberikan garis besar apa yang terjadi selama pertemuan, itu tidak selalu diperlukan untuk menulis siapa mengatakan apa. Berkonsentrasi pada menangkap sifat diskusi dan menulis apa yang telah diputuskan. Anda dapat merujuk ke rekaman audio kemudian untuk rincian.
o 6 Rekam keputusan dan tindakan-tindakan saat terjadi. Jika Anda tidak yakin keputusan yang telah dibuat, meminta pemimpin rapat untuk klarifikasi.
o 7 Review catatan segera setelah pertemuan. Jika Anda membutuhkan klarifikasi lebih lanjut, mintalah para peserta yang sesuai saat pertemuan tersebut masih segar dalam pikiran mereka.
o 8 Ketik catatan ke dalam template Anda dibuat sebelum pertemuan. Tanyakan pemimpin pertemuan untuk meninjau notulen diketik. Membuat perubahan atau penyesuaian, jika perlu.
o 9 Kirim peserta salinan akhir dari notulen segera setelah pertemuan mungkin. Menyimpan salinan dari catatan dan template dalam kasus Anda - atau orang lain - perlu untuk merujuk kepada mereka.
Home | Bab Sebelumnya | Menu | Bab Selanjutnya