Menggunakan Dukungan Manajemen Senior buat Memastikan Keberhasilan Proyek
Dukungan manajemen senior sangat penting.
Kasus bisnis Anda disetujui, tim proyek Anda berada di tempat, dan Anda siap untuk pergi. Anda memiliki kesepakatan pada semua sumber daya yang Anda butuhkan.
Anda konfiden bahwa Anda akan memberikan tepat saat, kualitas, & sesuai anggaran. Keberhasilan proyek ini sepertinya akan dijamin ... Tapi
seberapa seringkali melakukan hal-hal sahih-benar bekerja dengan lancar seperti ini?
Kemudian sumber daya yang Anda pikir telah ditugaskan buat proyek Anda mulai menghilang ... Ahli yg Anda butuhkan dialokasikan pada tempat lain. Penyimpanan data yang Anda sudah menyatakan sebagai kritis nir akan lagi diberikan, karena proyek lain sudah tertunda. Pemangku kepentingan lainnya mendengar mengenai proyek Anda, & itu menjadi jelas bagi Anda bahwa ruang lingkup proyek harus diperluas buat meliputi kebutuhan mereka, namun Anda tidak mempunyai dana buat melakukan hal ini.
Bagaimana mungkin Anda mencegah ini? Jawabannya merupakan buat memiliki tata kelola proyek yg bertenaga pada loka. Hal ini tidak akan selalu menghentikan kasus menurut terjadi, bagaimanapun, akan memastikan bahwa Anda memiliki dukungan manajemen yg tepat senior yg berbaris dan termotivasi buat membantu Anda buat menyelesaikan kasus menggunakan cepat & berhasil.
Pada artikel ini, kami akan mengungkapkan apa proyek pemerintahan itu, kita akan melihat beberapa prosedur tata kelola yg berguna, dan kami akan memberikan daftar yang dapat Anda gunakan buat memilih pendekatan yg sempurna buat proyek Anda.
Proyek pemerintahan adalah kerangka kerja manajemen proyek di mana keputusan dibuat. Proyek pemerintahan adalah elemen penting dari setiap proyek sejak saat akuntabilitas dan tanggung jawab yang terkait dengan bisnis organisasi sebagai kegiatan biasa yang ditetapkan dalam pengaturan organisasi yang mereka kelola, jarang di lakukan kerangka untuk mengatur pengembangan investasi modal (proyek).
Sebagai model, struktur organisasi menaruh indikasi yg baik tentang siapa pada organisasi bertanggung jawab buat setiap aktivitas melakukan operasional organisasi tertentu. Kecuali kalau organisasi memiliki kebijakan rapikan kelola proyek khusus dikembangkan, nir terdapat grafik misalnya kemungkinan adanya kegiatan proyek pembangunan.
Oleh karenanya, kiprah dari proyek pemerintahan merupakan buat menyediakan kerangka kerja pengambilan keputusan yg logis, bertenaga & berulang buat mengatur investasi modal organisasi. Dengan cara ini, organisasi akan memiliki pendekatan terstruktur untuk melakukan keperluan usaha sebagai aktivitas biasa & perubahan usaha, atau aktivitas proyek.
Tiga pilar proyek pemerintahan
Pengambilan keputusan kerangka kerja ini didukung sang tiga pilar:
1. Struktur
Hal ini mengacu dalam struktur komite tata kelola. Adanya Dewan Proyek ataupun Komite Pengarah Proyek, lingkungan pemerintahan yang lebih luas dapat mencakup berbagai grup stakeholder & mungkin gerombolan pengguna.
Selain itu, mungkin terdapat Dewan Program, mengatur sekelompok proyek terkait, dan mungkin beberapa bentuk portofolio pengambilan keputusan grup.
Hak keputusan menurut seluruh komite & bagaimana mereka berafiliasi wajib ditetapkan dalam kebijakan dan dokumentasi prosedural. Dengan cara ini, tata kelola proyek bisa diintegrasikan pada arena pemerintahan yg lebih luas.
2. Orang
Efektivitas struktur komite tergantung dalam orang yg mengisi berbagai komite pemerintahan. Komite keanggotaan ditentukan sang sifat proyek - faktor-faktor lain ikut bermain waktu memilih keanggotaan dewan pengurus acara dan portofolio - yang dalam gilirannya memilih mana peran organisasi harus terwakili dalam komite.
3. Informasi
Ini menyangkut fakta yang menginformasikan pengambil keputusan dan terdiri dari laporan terjadwal pada berita-gosip proyek, & risiko yang telah semakin tinggi sang Manajer Proyek & dokumen-dokumen kunci eksklusif yg menggambarkan proyek, terkemuka yg adalah masalah usaha.
Inti prinsip-prinsip rapikan kelola proyek
Kerangka proyek pemerintahan wajib berdasarkan sejumlah prinsip inti pada rangka buat memastikan efektivitas mereka.
Prinsip 1: Pastikan satu titik akuntabilitas buat keberhasilan proyek
Akuntabilitas proyek yg paling fundamental merupakan akuntabilitas buat keberhasilan proyek.
Sebuah proyek tanpa pemahaman yg jelas mengenai siapa yang mengasumsikan pertanggungjawaban buat keberhasilannya nir mempunyai kepemimpinan yang jelas.
Dengan tidak adanya pertanggungjawaban yg jelas untuk keberhasilan proyek, tidak terdapat satu orang mengemudi solusi dari kasus yang sulit yang menimpa seluruh proyek di beberapa titik dalam hayati mereka.
Hal ini juga memperlambat proyek selama fase inisiasi proyek krusial karena nir ada satu orang buat mengambil keputusan penting yg diharapkan buat menempatkan proyek pada pijakan perusahaan. Konsep satu titik akuntabilitas merupakan prinsip pertama berdasarkan proyek pemerintahan yg efektif.
Namun, nir cukup buat mencalonkan seseorang buat bertanggung jawab - orang yang tepat wajib dibuat akuntabel.
Ada 2 aspek.
Orang harus bertanggung jawab memegang otoritas yg memadai pada organisasi buat memastikan mereka diberdayakan buat menciptakan keputusan yang dibutuhkan buat keberhasilan proyek. Namun pada luar ini merupakan kenyataan bahwa orang yang tepat dari wilayah yang benar dalam organisasi wajib bertanggung jawab. Jika orang yg galat dipilih, proyek ini tidak lebih baik ditempatkan daripada jika nir terdapat yg bertanggung jawab atas keberhasilannya. Orang tunggal yg akan memikul tanggung jawab buat keberhasilan proyek ini merupakan subjek Prinsip dua.
Prinsip 2: Layanan delivery / penyampaian kepemilikan memilih kepemilikan proyek
Organisasi memberikan layanan & memanfaatkan aset sebagai platform buat delivery layanan ini. Oleh karenanya krusial bahwa aset disampaikan sang proyek memenuhi kebutuhan pelayanan organisasi. Apabila keluaran proyek tidak mendukung kebutuhan layanan delivery, seperti yg dijelaskan pada perkara usaha, harus dipenuhi secara penuh, proyek ini telah gagal buat beberapa derajat - belum mencapai nilai optimum buat keuangan.
Satu-satunya metode pasti buat memastikan keluaran proyek memenuhi kebutuhan layanan delivery adalah buat kepemilikan proyek dan masalah bisnis untuk mencerminkan kepemilikan layanan delivery. Ini merupakan prinsip kedua menurut proyek pemerintahan yg efektif.
Bagan organisasi biasanya cukup buat mengidentifikasi siapa dalam organisasi bertanggung jawab buat delivery layanan yang akan memungkinkan proyek.
Sangat penting bahwa pemilik proyek, dalam kiprah layanan delivery mereka, adalah sedekat mungkin menggunakan layanan yang disampaikan. Konsekuensi logis buat ini adalah bahwa kepemilikan proyek tidak bertempat tinggal menggunakan memberikan aset mereka.
Sementara aset mungkin sentra buat penyediaan layanan, hal itu tidak menggunakan sendirinya adalah layanan. Konsep ini mempunyai akibat dalam aspek krusial berdasarkan proyek tersebut.
Sebagai model, fokus pelayanan memerlukan keseluruhan-hidup perspektif porto semenjak layanan itu sendiri akan memiliki yang terkait sedang berlangsung, pasca proyek, porto operasional. Fokus pelayanan pula mengakui bahwa dalam komisioning aset harus mengintegrasikan ke rezim layanan yg ada. Di sisi lain jika proyek dicermati sebagai menaruh aset, fokusnya merupakan dalam biaya modal dari biaya aset & operasional menjadi pertimbangan sekunder misalnya halnya servis dari hasilnya.
Tujuannya karenanya buat memilih kepemilikan proyek dengan mengidentifikasi pemilik layanan tersebut akan memberikan proyek. Pendekatan ini menempatkan usaha pada jantung delivery proyek. Sementara usaha mungkin nir bisa menaruh proyek tanpa bantuan, tidak pernah - yang - kurang merupakan dalam kiprah pengambil keputusan proyek utama, meskipun didukung oleh seorang ahli delivery proyek. Hal ini memastikan kerangka kerja tata kelola proyek mempertahankan penekanan pelayanan.
Prinsip 1 dan 2 difokuskan pada stakeholder primer proyek - pemilik proyek. Proyek mempunyai banyak stakeholder & kerangka kerja tata kelola proyek yang efektif harus memenuhi kebutuhan mereka. Prinsip selanjutnya berkaitan menggunakan cara pada mana ini wajib terjadi.
Prinsip tiga: Memastikan pemisahan manajemen pemangku kepentingan dan pengambilan keputusan aktivitas proyek
Pengambilan keputusan efektivitas komite dapat dianggap sebagai berbanding terbalik dengan ukurannya. Tidak hanya komite besar bisa gagal buat membuat keputusan sempurna saat, mereka itu nir dipertimbangkan membuat keburukan karena dinamika gerombolan eksklusif bermain.
Sebagai forum pengambilan keputusan proyek tumbuh pada ukuran, mereka cenderung berubah sebagai gerombolan -kelompok pemangku kepentingan manajemen.
Ketika jumlahnya meningkat, pemahaman rinci dari masing-masing peserta info proyek penting mengurangi. Banyak dari mereka yg hadir buat tidak menciptakan keputusan namun sebagai cara buat mencari memahami apa yang terjadi pada proyek.
Tidak hanya terdapat relatif ketika bagi setiap orang buat membuat keputusan, tetapi dengan masukan yg paling valid mereka harus bersaing menggunakan saat & impak menggunakan mereka yang hanya perangkat keterlibatan dalam proyek ini.
Selanjutnya nir hadir semua akan mempunyai taraf yg sama pemahaman tentang gosip-isu dan sebagai akibatnya ketika yg terbuang membawa setiap orang sampai dengan kecepatan pada info-gosip eksklusif yg sedang dibahas.
Oleh karenanya, buat semua maksud dan tujuan, komite proyek akbar dibuat lebih sebagai forum manajemen pemangku kepentingan dari keputusan proyek membuat forum. Ini adalah masalah besar ketika proyek tergantung dalam komite buat membuat keputusan tepat ketika.
Tidak ada pertanyaan bahwa kedua kegiatan, pengambilan keputusan proyek dan manajemen pemangku kepentingan, sangat penting untuk keberhasilan proyek.
Masalahnya merupakan bahwa mereka adalah 2 aktivitas yg terpisah dan harus diperlakukan misalnya itu. Ini adalah prinsip ketiga dari proyek pemerintahan yg efektif.
Jika pemisahan ini bisa dicapai, itu akan menghindari penyumbatan pengambilan keputusan forum dengan banyak sekali pemangku kepentingan dengan membatasi keanggotaannya hanya mereka yg benar-benar memilih sentra keberhasilannya stakeholder.
Selalu ada kekhawatiran bahwa solusi ini akan menyebabkan kasus lebih lanjut apabila pihak yang tidak puas tidak mempertimbangkan kebutuhan mereka terpenuhi.
Apapun pihak manajemen mekanisme yg diletakkan pada loka memadai harus mengatasi kebutuhan seluruh stakeholder proyek. Ini akan perlu buat menangkap masukan dan pandangan mereka & mengatasi masalah mereka buat kepuasan mereka. Hal ini dapat dicapai sebagian oleh kepala menurut setiap grup stakeholder kunci oleh kepala Dewan Proyek.
Hal ini memastikan bahwa stakeholder pemilik proyek (atau SRO) buat menampilkan kasus-kasus mereka & kekhawatiran pada Dewan Proyek.
Prinsip 4: Pastikan pemisahan proyek pemerintahan dan struktur organisasi pemerintahan
Proyek struktur pemerintahan dibentuk justru karena diakui bahwa struktur organisasi nir memberikan kerangka kerja yg dibutuhkan buat delivery proyek. Proyek membutuhkan fleksibilitas & kecepatan pengambilan keputusan dan mekanisme hierarkis terkait menggunakan bagan organisasi.
Proyek struktur pemerintahan mengatasi hal ini dengan menarik para penghasil keputusan kunci menurut struktur organisasi & menempatkan mereka dalam sebuah lembaga sebagai akibatnya menghindari pengambilan keputusan proses seri yg herbi hirarki.
Akibatnya, kerangka tata kelola proyek didirikan buat proyek harus tetap terpisah menurut struktur organisasi. Hal ini diakui bahwa organisasi mempunyai persyaratan yang berlaku pada hal pelaporan dan keterlibatan stakeholder.
Apa yg wajib dihindari adalah situasi pada mana keputusan-keputusan komite pengarah atau dewan pengurus proyek yang dibutuhkan untuk diratifikasi sang satu orang atau lebih pada organisasi luar bahwa keputusan proyek terbentuk. Ini adalah prinsip akhir proyek pemerintahan yang efektif.
Adopsi prinsip ini akan meminimalkan pengambilan keputusan multi-berlapis-lapis dan penundaan ketika dan inefisiensi yg terkait dengan itu. Ini akan memastikan keputusan proyek yg diberdayakan buat menciptakan keputusan secara tepat saat.
Prinsip tambahan dan pelengkap pemerintahan pula ada.
Dewan memiliki tanggung jawab keseluruhan buat rapikan kelola manajemen proyek Peran, responsbilities & kriteria kinerja buat manajemen proyek pemerintahan didefinisikan secara jelas
Tata pemerintahan yg disiplin, didukung oleh metode yg tepat dan kontrol yang diterapkan pada semua daur hayati proyek
Sebuah interaksi yg koheren & mendukung ini ditunjukkan antara taktik usaha secara holistik dan portofolio proyek
Semua proyek mempunyai rencana yg disetujui mengandung poin otorisasi, di mana masalah bisnis dicermati dan disetujui. Keputusan yg dibuat dalam titik otorisasi dicatat dan dikomunikasikan.
Anggota badan otorisasi didelegasikan mempunyai perwakilan yang relatif, kompetensi, wewenang dan asal daya buat memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang sempurna.
Kasus proyek usaha didukung oleh liputan yang relevan & realistis yg menyediakan dasar yg dapat diandalkan buat membuat keputusan otorisasi.
Dewan pengurus atau agennya didelegasikan tetapkan kapan pengawasan independen berdasarkan proyek-proyek & sistem manajemen proyek diperlukan, & melaksanakan supervisi tersebut sinkron.
Ada kriteria yang kentara untuk melaporkan status proyek & buat eskalasi risiko & isu-isu ke tingkat yg diharapkan oleh organisasi.
Organisasi menumbuhkan budaya perbaikan dan pengungkapan terang internal kabar proyek.
Stakeholder proyek terlibat dalam tingkat yang sepadan dengan kepentingan mereka buat organisasi dan menggunakan cara yg menumbuhkan kepercayaan .
Prinsip tambahan ada pada mana proyek-proyek multi-dimiliki
Multi-kepemilikan didefinisikan sebagai sebuah proyek pada mana saham dewan pengurus kendali utama dengan pihak lain. Prinsip-prinsip adalah;
- Harus ada pengaturan secara resmi pemerintahan menyetujui
- Harus ada satu titik pengambilan keputusan untuk proyek
- Harus ada alokasi yang jelas dan tidak ambigu otoritas untuk mewakili proyek dalam kontak dengan pemilik, stakeholder dan pihak ketiga
- Kasus bisnis proyek harus mencakup persetujuan saat ini, definisi tujuan proyek, peran masing-masing pemilik, insentif mereka, input, wewenang dan tanggung jawab
- Masing-masing pemilik harus memastikan sendiri bahwa kompetensi hukum dan kewajiban dan pengaturan internal governance co-pemilik, yang kompatibel dengan standar dapat diterima untuk proyek pemerintahan
- Harus ada poin otorisasi proyek dan kendala membatasi pemilik untuk memberikan tingkat diperlukan kontrol atas proyek
- Harus ada pengakuan dan disepakati alokasi atau berbagi penghargaan dan risiko dengan mempertimbangkan kemampuan account untuk mempengaruhi hasil dan menciptakan insentif untuk mendorong koperasi perilaku
- Kepemimpinan proyek harus mengeksploitasi sinergi yang timbul dari multi-kepemilikan dan harus secara aktif mengelola sumber potensi konflik atau inefisiensi
- Harus ada kesepakatan formal yang mendefinisikan proses yang akan dipanggil dan konsekuensi untuk aset dan pemilik ketika kepemilikan materi dianggap perubahan
- Pelaporan selama proyek dan realisasi manfaat harus menyediakan kejujuran, tepat waktu, data yang realistis dan relevan pada kemajuan, prestasi, prakiraan dan risiko sejauh diperlukan untuk proyek pemerintahan yang baik oleh pemilik
- Harus ada mekanisme di tempat untuk memohon kajian independen atau pemeriksaan bila dalam kepentingan yang sah dari satu atau lebih dari pemilik proyek.
- Harus ada proses penyelesaian sengketa yang disepakati antara pemilik, yang tidak membahayakan pencapaian tujuan proyek.
Peran
Sebuah peran kunci dalam proyek pemerintahan adalah bahwa dari sponsor proyek . Sponsor proyek memiliki tiga bidang utama dari tanggung jawab yang ke dewan pengurus, manajer proyek dan para stakeholder proyek.
Untuk dewan pengurus, sponsor memberikan kepemimpinan pada budaya dan nilai-nilai, memiliki kasus bisnis, membuat proyek selaras dengan strategi organisasi dan arah portofolio, mengatur risiko proyek, bekerja dengan sponsor lain, berfokus pada realisasi manfaat, merekomendasikan kesempatan untuk mengoptimalkan biaya / manfaat, menjamin kontinuitas sponsor, memberikan jaminan dan menyediakan umpan balik dan pelajaran.
Untuk manajer proyek, sponsor memberikan keputusan yang tepat waktu, menjelaskan kerangka kerja pengambilan keputusan, menjelaskan prioritas bisnis dan strategi, berkomunikasi masalah bisnis, menyediakan sumber daya, menimbulkan kepercayaan, mengelola hubungan, mendukung peran manajer proyek dan mempromosikan etika bekerja.
Untuk stakeholder proyek lainnya, sponsor proyek melibatkan stakeholder, stakeholder yang mengatur komunikasi, mengarahkan hubungan klien, mengarahkan pemerintahan pengguna, mengarahkan pemerintahan pemasok dan arbitrates antara pemangku kepentingan.