Pemetaan pekerjaan dalam sebuah proyek
Memecahkan rabat akbar pekerjaan ke pada potongan-rabat mini .
Kau tahu apa yang proyek Anda harus deliver dan Anda jelas tentang apa cakupannya. Jadi sekarang Anda perlu melakukan beberapa perencanaan. Tapi di mana Anda mulai?
Apakah proyek Anda akbar atau kecil, salah satu tantangan pertama berdasarkan perencanaan proyek merupakan buat memecahkan sampai penyampaian holistik menjadi potongan yg dapat dikelola. Kemudian, Anda akan memakai ini buat bekerja di luar jadual, mengidentifikasi asal daya yg Anda perlukan, & bekerja apa biaya itu seluruh adalah mungkin.
Salah satu cara yg paling populer ini adalah dengan memakai "Work Breakdown Structure". Teknik ini seringkali digunakan sang manajer proyek profesional, memakai metodologi perencanaan proyek formal. Tapi Anda jua akan menemukan itu berguna buat lebih kecil, proyek-proyek kurang formal - & bahkan apabila jabatan pekerjaan Anda tidak "Manajer Proyek". Ini mungkin termasuk menjalankan kampanye pemasaran, mengelola pindah kantor atau bahkan mengorganisir sebuah perusahaan "jauh hari".
Sebuah Struktur Perincian Kerja adalah daftar rinci seluruh hal yang perlu disampaikan & kegiatan yg perlu dilakukan buat merampungkan proyek. Seperti ditunjukkan pada Gambar 1 di bawah, itu diwakili menjadi struktur pohon, dengan setiap deliverable atau kegiatan dipecah menjadi komponen lebih lanjut.
Gambar 1: Format Pekerjaan Perincian Struktur
Ada beberapa pendekatan yang tidak selaras dapat Anda gunakan saat membangun suatu Perincian Struktur Pekerjaan.
Apa yg dimaksud dengan Struktur Rincian Kerja?
Suatu struktur rincian kerja adalah penyampaian proyek utama yang mengatur kerja tim menjadi beberapa bagian dikelola. Project Management Body Of Knowledge ( PMBOK ) mendefinisikan struktur rincian pekerjaan sebagai Struktur rincian kerja visual mendefinisikan ruang lingkup ke dalam potongan dikelola bahwa tim proyek dapat memahami "dekomposisi hierarkis penyampaian berorientasi pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh tim proyek." , karena setiap tingkat struktur rincian kerja memberikan definisi lebih lanjut dan detail. Gambar 1 (bawah) menggambarkan pekerjaan struktur breakdown sampel dengan tiga tingkat didefinisikan. 
Gambar 1. Pekerjaan Perincian Struktur Contoh - Klik buat Ukuran Penuh
Cara mudah untuk berpikir mengenai struktur rincian kerja merupakan sebagai garis akbar atau peta dari proyek eksklusif. Sebuah struktur rincian pekerjaan dimulai menggunakan proyek sebagai tingkat atas penyampaian dan selanjutnya pada dekomposisi sebagai sub-delivery menggunakan garis hirarki berikut (Gambar dua):
Gambar 2. Pekerjaan Perincian Struktur Hirarki menggunakan Matchware MindView
Tim proyek membangun struktur proyek kerja dengan mengidentifikasi rincian delivery fungsional primer & membagi mereka ke pada sistem yang lebih mini delivery dan sub-delivery. Sub-delivery selanjutnya terurai sampai satu orang dapat ditugaskan. Pada tingkat ini, paket-paket pekerjaan spesifik yg dibutuhkan untuk menghasilkan sub-deliverable diidentifikasi & dikelompokkan beserta. Paket pekerjaan yang menggambarkan daftar tugas atau "to-do" buat membentuk unit kerja eksklusif. Apabila Anda pernah melihat jadwal proyek rinci, maka Anda akan mengenali tugas-tugas pada bawah paket pekerjaan menjadi "barangdanquot; orang perlu buat merampungkan dengan ketika eksklusif dan pada taraf eksklusif bisnis.
Dari perspektif porto, ini paket pekerjaan umumnya dikelompokkan & ditugaskan ke departemen tertentu buat membuat pekerjaan. Departemen ini, atau rekening biaya , didefinisikan dalam struktur organisasi dan rincian aturan dialokasikan buat menghasilkan kiriman tertentu. Dengan mengintegrasikan akun biaya berdasarkan kerusakan struktur organisasi & struktur kerja rincian proyek, seluruh organisasi bisa melacak kemajuan keuangan pada samping kinerja proyek.
Mengapa Tim Proyek Butuh Struktur Perincian Kerja?
Struktur rincian kerja memiliki sejumlah manfaat di samping untuk mendefinisikan dan mengorganisir pekerjaan proyek. Sebuah anggaran proyek dapat dialokasikan ke tingkat atas struktur rincian kerja, dan departemen anggaran dapat dengan cepat dihitung berdasarkan struktur rincian kerja masing-masing proyek. Dengan mengalokasikan waktu dan perkiraan biaya untuk bagian tertentu dari struktur rincian kerja, jadwal proyek dan anggaran dapat dengan cepat dikembangkan. Sebagai proyek mengeksekusi, bagian tertentu dari struktur rincian kerja dapat dilacak untuk mengidentifikasi kinerja biaya proyek dan mengidentifikasi masalah dan area masalah dalam organisasi proyek. Untuk informasi lebih lanjut tentang alokasi waktu, lihat Aturan 100% .
Proyek rincian struktur kerja pula bisa dipakai buat mengidentifikasi risiko potensial pada proyek eksklusif. Jika struktur rincian kerja mempunyai cabang yang nir didefinisikan dengan baik maka merupakan resiko definisi ruang lingkup. Risiko ini harus dilacak dalam log proyek dan terakhir menjadi proyek dijalankan. Dengan mengintegrasikan rincian struktur kerja menggunakan struktur rincian organisasi, manajer proyek juga dapat mengidentifikasi titik-titik komunikasi dan merumuskan rencana komunikasi di semua organisasi proyek.
Ketika sebuah proyek jatuh pada belakang, merujuk struktur rincian kerja menggunakan cepat akan mengidentifikasi point utama dipengaruhi oleh paket pekerjaan gagal atau terlambat sub-deliverable. Struktur rincian kerja jua bisa kode rona buat mewakili sub-deliverable status. Menetapkan rona merah buat terlambat, kuning buat beresiko, hijau buat on-target, & biru buat delivery diselesaikan merupakan cara yang efektif buat membuat panas peta kemajuan proyek & menarik perhatian manajemen ke daerah-wilayah kunci menurut struktur rincian kerja.
Pekerjaan Struktur Pedoman Pengembangan Breakdown
Pedoman berikut harus dipertimbangkan waktu menciptakan struktur rincian kerja:
- Tingkat atas merupakan penyampaian akhir atau proyek
- Sub-kiriman berisi paket-paket pekerjaan yang ditugaskan untuk departemen organisasi atau unit
- Semua elemen struktur rincian kerja tidak perlu didefinisikan untuk tingkat yang sama
- Paket pekerjaan mendefinisikan pekerjaan, durasi, dan biaya untuk tugas-tugas yang diperlukan untuk menghasilkan sub-deliverable
- Paket pekerjaan tidak boleh melebihi 10 hari dari durasi
- Paket pekerjaan harus independen dari paket pekerjaan lainnya dalam struktur rincian kerja
- Paket pekerjaan yang unik dan tidak boleh digandakan di seluruh struktur rincian kerja
Alat buat Membuat Struktur Rincian Kerja
Membuat Struktur Perincian Kerja adalah usaha tim dan merupakan puncak dari beberapa masukan dan perspektif untuk proyek tertentu. Salah satu teknik yang efektif adalah untuk mengatur sesi brainstorming dengan berbagai departemen yang akan terlibat dengan proyek. Tim proyek dapat menggunakan teknologi rendah alat seperti papan putih, kartu catatan, atau bantalan catatan lengket untuk mengidentifikasi point utama, sub-delivery, dan paket kerja tertentu. Kartu ini dapat ditempelkan ke dinding dan ditata ulang sebagai tim membahas point utama dan paket pekerjaan yang terlibat dalam proyek.
Pendekatan teknologi rendah mudah dilakukan, namun, itu tidak bekerja dengan baik dengan tim didistribusikan atau mudah diterjemahkan ke dalam format elektronik. Ada beberapa alat yang tersedia yang mendukung pemetaan pikiran, brainstorming, dan struktur kerja rincian. Matchware MindView adalah mudah-ke-menggunakan perangkat lunak pemetaan pikiran paket yang mendukung struktur rincian kerja , garis besar proyek, Gantt Chart , dan ekspor mudah ke Microsoft Project untuk lebih lanjut jadwal definisi. Gambar 3 memberikan contoh dari sebuah struktur rincian kerja menggunakan MatchwareMindView .
Manfaat utama buat Matchware MindView adalah sifatnya kemudahan penggunaan struktur kerja rincian menerjemahkan ke pada jadwal proyek tingkat tinggi. Sebuah perpanjangan alami menurut struktur rincian kerja merupakan jadwal proyek. Dengan brainstorming lingkup proyek pada indera pemetaan pikiran, manajer proyek bisa menggunakan gampang menetapkan anggaran dan perkiraan durasi. Ini perkiraan anggaran & durasi dengan gampang dapat diekspor ke Microsoft Excel atau Microsoft Project untuk perencanaan tambahan dan analisis. Manajer proyek ingin alat yg membantu mempercepat pekerjaan mereka dan mengurangi beban administrasi yg menyertai proses manajemen proyek.
Pertimbangan yang paling krusial dalam membuat WBS merupakan buat menghindari mirroring baik struktur organisasi atau struktur fungsional, karena struktur ini nir berorientasi hasil. Tujuan didefinisikan pada semua tingkatan wajib hasil terukur dan deliverable, bagian & holistik dari apa yang pelanggan akan menerima dalam penyelesaian proyek.
WBS harus sahih-sahih dibangun untuk mendefinisikan produk dan sub-produk, serta layanan yang secara langsung terkait dengan hasil tersebut konkrit.
Lihat WBS - Kiri / Kanan
Langkah pertama Manajemen Proyek adalah membentuk WBS, sebuah langkah yang kemudian memungkinkan perencanaan selanjutnya menurut proses kerja dan jadwal untuk menyelesaikan proyek tadi. Ketika struktur WBS merupakan di tempat, secara menyeluruh dipandang dan diselesaikan, struktur kemudian dapat dinilai buat memilih proses yang dibutuhkan & saat yang dijadwalkan & biaya buat mencapai setiap tujuan.
WBS, walau diciptakan pada awal dari proses perencanaan, perlu prestasi konstan selama proyek. Pekerjaan jadwal aktivitas akan berubah, porto yg dianggarkan & biaya yang sebenarnya akan berubah, tetapi tujuan permanen konstan, restriksi revisi lengkap buat penyampaian tujuan & akhir.
Penentuan tujuan proyek cocok buat pendekatan top-down, lantaran tujuan primer atau produk akhir adalah hal pertama yg dikenal. Gedung WBS di Tingkat 2 & di bawah membutuhkan manajer dan perencana buat hati-hati mempertimbangkan output yang diperlukan pada tingkat yang tidak sama semakin lebih lebih jelasnya untuk mencapai tujuan akhir.
Tingkat 2 berdasarkan WBS merupakan selalu dibuat sebelum bergerak turun ke Level tiga, dan proses berpikir harus mengikuti cara yg hingga struktur semua WBS di tempat dan siap buat diperiksa.
Proyek kompleksitas, nilai dolar yg diharapkan, & asa pelanggan buat visibilitas merupakan salah satu faktor yang dipertimbangkan dalam menentukan jumlah tingkat buat menciptakan ke WBS. Pada gilirannya, proyek ini dikelola oleh manajer tingkat yg tidak sinkron, pada taraf yg lebih tinggi atau lebih rendah menurut struktur WBS.
Setelah awal proyek, planning kinerja dibingkai sang WBS beranjak ke aplikasi proyek. Selama fase hukuman, tampilan 3 Tingkat menyediakan manajer zenit dengan rincian yg memadai buat mengidentifikasi area perkara. Hal ini mendorong penekanan dalam proyek pada tingkat yg sesuai detail, sambil menghindari kecenderungan micromanagement.
Manajer proyek umumnya akan memerlukan WBS harus dipecah pada bawah Level 3, terutama pada proyek yang kompleks. Melakukan hal itu memungkinkan para pemimpin di semua tingkatan buat memantau upaya-upaya pada rentang masing-masing kontrol. Tingkat bawah WBS terdiri berdasarkan "paket pekerjaandanquot;, yg mewakili upaya dan tujuan dari sebuah tim mini orang yang bekerja pada output yang sangat khusus.
Paket pekerjaan dalam taraf terendah lebih jelasnya pada WBS menggulung unsur-unsur yg didefinisikan atau menyelesaikan hasil sub-produk, yang dalam gilirannya terdiri berdasarkan bagian yg lebih besar dari produk akhir, yang didefinisikan pada bagian atas struktur WBS.
Setiap elemen WBS akan diberi jadwal dan aturan dolar buat prestasi, kemajuan terhadap tujuan bisa dievaluasi selama periode yg kinerja. Masalah wilayah dapat diidentifikasi dan proses perubahan atau sumber daya tambahan dapat diterapkan buat memperbaiki masalah misalnya yang dihadapi.
Pertimbangan cermat tujuan dan pembangunan WBS untuk mengidentifikasi tujuan-tujuan selama inisiasi proyek sangat penting dalam proses perencanaan dan manajemen.