Mengidentifikasi Apa yg Perlu Dilakukan pada Proyek
Mengisi celah buat keberhasilan proyek.
Bayangkan bahwa Anda baru saja diminta untuk meningkatkan panggilan penanganan di pusat menghubungi organisasi Anda.
Anda telah mempunyai beberapa kemungkinan solusi pada pikiran. Tetapi, sebelum Anda menentukan solusi terbaik, Anda perlu mengidentifikasi apa yg perlu dilakukan buat memenuhi tujuan proyek ini.
Ini adalah tempat Gap Analysis berguna. Perangkat sederhana ini membantu Anda mengidentifikasi kesenjangan antara situasi Anda saat ini dan keadaan masa depan yang Anda ingin mencapai, bersama dengan tugas-tugas yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan untuk menutup kesenjangan ini.
Analisis Gap berguna pada awal sebuah proyek ketika mengembangkan Kasus Bisnis , dan itu penting ketika Anda mengidentifikasi tugas-tugas yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan untuk memberikan proyek Anda.
Catatan:
Analisis Gap tidak secara khusus disebutkan sebagai suatu teknik di PMBOK atau PRINCE2 . Namun, itu alat yang berguna yang dapat Anda terapkan ketika bekerja dengan kedua metodologi manajemen proyek.
Menggunakan Gap Analysis
Untuk melakukan Gap Analysis buat proyek Anda, ikuti tiga langkah:
1. Mengidentifikasi Negara Masa Depan Anda
Pertama, mengidentifikasi tujuan-tujuan yg Anda butuhkan untuk mencapai. Ini memberi Anda menyatakan masa depan Anda - "tempatdanquot; pada mana Anda ingin sesudah Anda menuntaskan proyek Anda.
Contoh sederhana:
Masa Depan Negara | Situasi saat ini | Berikutnya Tindakan |
Jawaban 90 persen dari panggilan dalam waktu 2 menit. |
Dua. Analisa Situasi ketika ini Anda
Untuk setiap tujuan Anda, menganalisis situasi Anda saat ini. Untuk melakukan ini, pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Siapa yang memiliki pengetahuan yang Anda butuhkan? Siapa yang akan Anda perlu berbicara dengan untuk mendapatkan gambar yang baik dari situasi Anda saat ini?
- Apakah informasi dalam kepala orang, atau itu didokumentasikan di suatu tempat?
- Apa cara terbaik untuk mendapatkan informasi ini? Dengan menggunakan lokakarya brainstorming? Melalui satu-ke-satu wawancara? Dengan meninjau dokumen? Dengan mengamati kegiatan proyek seperti workshop desain? Atau dalam beberapa cara lain?
Contoh sederhana:
Masa Depan Negara | Situasi saat ini | Berikutnya Tindakan / Proposal |
Jawaban 90 persen dari panggilan dalam waktu 2 menit. | Sekitar 50 persen dari panggilan akan dijawab dalam waktu 2 menit. |
3. Mengidentifikasi Bagaimana Anda akan Jembatan Gap
Setelah Anda mengetahui keadaan masa depan Anda & situasi Anda ketika ini, Anda bisa berpikir tentang apa yg harus Anda lakukan buat menjembatani kesenjangan & mencapai tujuan proyek Anda.
Contoh sederhana:
Masa Depan Negara | Situasi saat ini | Berikutnya Tindakan / Proposal |
Jawaban 90 persen dari panggilan dalam waktu 2 menit. | Sekitar 50 persen dari panggilan akan dijawab dalam waktu 2 menit. |
|
Tips:
Lapangan Gap Analysis Anda buat memberikan jumlah yg sempurna lebih jelasnya. Apabila Anda menyajikan detail terlalu banyak, orang akan kewalahan, namun jika Anda nir memberi cukup detail, Anda nir akan memberitahu mereka apa yg mereka perlu memahami untuk menandatangani proyek off.
Ketika Anda menganalisa situasi masa depan Anda dan negara waktu ini, memakai metrik mana keterangan dapat diukur (misalnya "rekening porto Gaji buat 50 persen dari porto produk."), Dan pernyataan generik ketika metrik nir tersedia (seperti " Kreativitas dihargai pada organisasi ").
Juga ingat bahwa penilaian Anda terhadap situasi ketika ini & negara masa depan yang diinginkan dapat kuantitatif dan kualitatif.
Misalnya:
Situasi saat ini
Masa Depan Negara
Kuantitatif
Total porto $ 100 per unit.
Total porto akan menjadi $ 80 per unit.
Kualitatif
Anggota tim bekerja dalam isolasi.
Anggota tim akan bekerja sama.
Catatan:
Meskipun artikel ini mengilustrasikan penggunaan yang sangat sederhana Gap Analysis, pendekatan ini sanggup sangat luas dan kompleks, misalnya, jika digunakan buat mengidentifikasi modifikasi aplikasi yang diharapkan menjadi bagian berdasarkan proyek TI. Jangan meremehkan berapa banyak pekerjaan Gap Analysis Anda dapat melibatkan!
Poin Penting :
Analisis Gap membandingkan situasi ketika ini dengan keadaan masa depan yang ingin Anda capai selesainya proyek Anda selesai. Dengan melakukan Gap Analysis, Anda bisa mengidentifikasi apa yg perlu Anda lakukan buat "menjembatani kesenjangan" dan membuat proyek Anda sukses. Anda bisa memakai Gap Analysis pada setiap tahap menurut proyek buat menganalisis kemajuan Anda, akan tetapi itu paling berguna pada awal.
Untuk melaksanakan Gap Analysis, pertama mengidentifikasi tujuan proyek Anda - ini adalah Anda "negara masa depan." Kemudian menganalisis situasi Anda waktu ini, pastikan bahwa Anda mengumpulkan fakta menurut asal yang tepat.
Akhirnya, identifikasi bagaimana Anda akan menjembatani kesenjangan antara situasi Anda waktu ini & negara masa depan yg Bab Selanjutnya