Skala Kecil Perencanaan
Proyek-proyek sederhana bisa diselesaikan dengan rencana sederhana.
Apakah itu mengirimkan email newsletter, menyusun presentasi untuk manajer senior, atau bekerja pada sebuah permintaan khusus untuk klien, banyak dari kita harus menyelesaikan proyek-proyek sederhana sebagai bagian dari hari-hari tanggung jawab kita.
Proyek mini dan menengah mungkin, sekilas, tampaknya nir perlu poly berpikir. Tapi, kadang-kadang, kita mampu mengabaikan langkah kunci atau "melakukandanquot; item yang bisa menggagalkan seluruh upaya kita.
Misalnya, bagaimana Anda memastikan bahwa Anda telah menutupi segalanya? Apakah ada tindakan yang perlu diambil pada awal proyek buat agar berhasil? Dan apakah Anda kentara tentang kapan Anda perlu melakukan tugas-tugas kunci, pada urutan apa, buat memenuhi tenggat saat Anda?
Rencana Kegiatan adalah daftar sederhana dari semua tugas yang Anda harus menyelesaikan untuk memenuhi tujuan. Rencana Kegiatanberbeda dengan To-Do Lists dalam berfokus pada pencapaian tujuan tunggal.
Rencana Kegiatan berguna, karena mereka memberikan Anda sebuah kerangka kerja buat berpikir mengenai bagaimana Anda akan merampungkan proyek secara efisien. Mereka membantu Anda menuntaskan aktivitas-kegiatan dalam urutan yg lumrah, dan mereka membantu Anda memastikan bahwa Anda nir melewatkan langkah kunci. Juga, lantaran Anda bisa melihat tugas masing-masing ditata, Anda dapat dengan cepat menentukan tugas-tugas Anda akan mendelegasikan atau outsourcing, dan tugas-tugas yang Anda mungkin bisa diabaikan.
Menggunakan Rencana Kegiatan
Gunakan Rencana Kegiatan setiap kali Anda perlu merencanakan sebuah proyek kecil .
Untuk menyusun Rencana Kegiatan, hanya daftar tugas-tugas yg Anda butuhkan buat melaksanakan buat mencapai tujuan Anda, dalam urutan yg Anda butuhkan buat menyelesaikan mereka. (Ini sangat sederhana, namun masih sangat berguna!)
Gunakan proses tiga-langkah pada bawah ini buat membantu Anda:
Langkah 1: Mengidentifikasi Tugas
Mulailah dengan brainstorming semua tugas yang Anda butuhkan guna menyelesaikan untuk mencapai tujuan Anda.
Ini membantu untuk memulai proses ini di awal. Apa tindakan pertama Anda harus ambil? Setelah tugas itu selesai, apa yang terjadi selanjutnya? Apakah ada langkah yang harus diprioritaskan untuk memenuhi tenggang waktu tertentu, atau karena batas pada ketersediaan orang lain?
Langkah dua: Menganalisis dan Delegasi Tugas
Sekarang Anda dapat melihat seluruh proyek menurut awal hingga akhir, melihat setiap tugas secara lebih rinci.
Apakah ada langkah-langkah yang Anda bisa drop, tetapi masih memenuhi tujuan Anda? Tugas-tugas yang bisa Anda mendelegasikan kepada orang lain dalam tim Anda, atau dapat ditangani oleh seorang freelancer? Apakah ada tenggat waktu untuk langkah-langkah spesifik? Apakah Anda perlu mengatur sumber daya tambahan?
Langkah 3: Double-Periksa dengan Schemes
Gunakan mnemonic Schemes buat mempelajari bahwa planning Anda merupakan komprehensif.
Schemes singkatan:
- S pace - ruangan / memberi jarak.
- C ash - Tunai.
- H elpers / Orang.
- E quipment.
- M aterials.
- E xpertise.
- S ystems.
Anda mungkin nir perlu berpikir mengenai seluruh ini buat merampungkan proyek Anda. Misalnya, buat proyek internal kecil buat merampingkan format laporan tim Anda, Anda mungkin hanya perlu berpikir tentang "Penolong / People," "Keahlian," & "Sistem".
Catatan:
Setelah Anda menuntaskan Action Plan Anda, tetap menggunakan Anda menjadi Anda melakukan pekerjaan, dan memperbaruinya menggunakan aktivitas tambahan bila dibutuhkan.
Belajar berdasarkan Rencana Kegiatan Anda
Jika Anda berpikir Anda akan mencoba untuk mencapai suatu tujuan yg sama lagi, merevisi Rencana Kegiatan Anda sehabis pekerjaan selesai, dengan membuat catatan apa pun yang Anda sanggup melakukannya lebih baik.
Misalnya, mungkin Anda mampu menghindari kepanikan-mnt terakhir bila Anda sudah diperingatkan pemasok pada muka mengenai berukuran pesanan Anda akan menempatkan. Atau mungkin Anda nir memungkinkan relatif waktu buat melakukan tugas-tugas tertentu.
Tip:
Jika Anda akan melakukan pekerjaan serupa lagi, pertimbangkan mengubah Rencana Kegiatan Anda menjadi Aide Memoire . Ini adalah daftar yang Anda semakin menyempurnakan dan memperbaiki untuk memastikan bahwa Anda ingat untuk melakukan segala sesuatu yang penting untuk sukses.
Mengelola Proyek Besar
Rencana Kegiatan berguna untuk proyek-proyek mini , pada mana tenggat saat nir terlalu krusial atau berat, dan pada mana Anda tidak perlu buat mengkoordinasikan orang lain.
Sebagai proyek Anda tumbuh, Anda akan perlu mengembangkan keterampilan manajemen proyek yang lebih formal, terutama apabila Anda bertanggung jawab untuk penjadualan ketika orang lain, atau perlu buat menuntaskan proyek-proyek buat tenggat ketika yang ketat.
Tip:
Kunjungi Pikiran Perangkat Manajemen Proyek bagian untuk mengembangkan keterampilan manajemen proyek Anda. Secara khusus, lihat artikel kami pada GanttCharts , dan mengambil Bagaimana Keterampilan Manajemen Proyek Anda semakin baik uji.
Perencanaan Proyek Sederhana juga mengajarkan beberapa teknik perencanaan proyek yang bermanfaat.
Anda juga dapat menggunakan Rencana Kegiatan dalam hubungannya dengan To-Do List , atau Program Kegiatan .
Program Kegiatan "tugas beratdanquot; versi To-Do List, yg membantu Anda mengelola poly proyek mini simultan. Ini adalah sesuatu yang manajer di seluruh levelan perlu Anda lakukan secara rutin.
Poin Penting :
Rencana Kegiatan adalah daftar tugas yang harus Anda lakukan buat menyelesaikan sebuah proyek sederhana atau tujuan.
Untuk menyusun Rencana Kegiatan, hanya daftar tugas-tugas yang Anda butuhkan buat merampungkan buat memberikan proyek Anda atau tujuan, pada urutan yang Anda butuhkan buat merampungkan mereka.
Untuk melakukan ini, pertama brainstorming setiap langkah Anda akan perlu mengambil buat mengikuti tugas Anda hingga terselesaikan. Kemudian, menganalisis tugas-tugas buat melihat apakah terdapat yg bisa dipangkas, atau didelegasikan. Terakhir, gunakan mnemonic Skema buat menilik bahwa Anda telah mempertimbangkan seluruh daerah kritis.
Jika Anda perlu jadual ketika orang, atau memenuhi tenggat saat yang ketat sebagai bagian menurut proyek Anda, pertimbangkan buat memakai teknik-teknik manajemen proyek lain yg Bab Sebelumnya