Mendapatkan Proyek Anda untuk Mulai aktif
Orang-orang mulai menarik pada arah yg tidak sama, membangun harapan yg nir realistis, tapi tidak perlu menyembunyikan kekhawatiran & ketakutan.
Sementara itu normal sebagai bagian dari proyek buat menempatkan planning rinci, kontrol dan mekanisme pelaporan ke tempatnya, bagaimana Anda mendapatkan semua orang pada page yang sama untuk memulai nya?
Hal ini dicapai dengan menciptakan Dokumen Inisiasi Proyek (PID) - top-level dokumen perencanaan proyek. Di dalamnya, Anda menyatukan semua informasi yang dibutuhkan untuk mendapatkan proyek Anda mulai, dan mengkomunikasikan informasi kunci untuk stakeholder proyek. Dengan Dokumen Inisiasi Proyek yang baik adalah dengan menempatkannya bersama-sama, sehingga Anda dapat membiarkan semua orang memahami di mana proyek itu pos dari awal.
Anda harus melakukan hal berikutuntuk Dokumen Inisiasi Proyek :
- Mendefinisikan proyek dan ruang lingkup.
- Memberikan alasan proyek Anda.
- Mengamankan pendanaan untuk proyek tersebut, jika perlu.
- Mendefinisikan peran dan tanggung jawab peserta proyek.
- Memberikan informasi organisasi yang mereka butuhkan untuk menjadi benar produktif dan efektif dari awal.
Dengan membangun PID, Anda akan menjawab pertanyaan-pertanyaan: Apa? Mengapa? Siapa? Bagaimana? Kapan?
Anda juga dapat menggunakan Bagan Proyek (Project Chart) bukannya Inisiasi Dokumen Proyek untuk tujuan ini karena mereka sangat mirip dokumen. Namun, Bagan Proyek biasanya memiliki kurang detail. Jadi Dokumen Inisiasi Proyek lebih cocok untuk proyek-proyek di mana Anda memiliki sumber daya untuk menulis dokumen yang lebih rinci.
Tip: Para metodologi manajemen proyek yang menggunakan organisasi Anda juga dapat menentukan apakah Anda harus menggunakan Piagam Proyek atau Dokumen Inisiasi Proyek.
Membangun PID
Meskipun sebagian akbar organisasi proyek didorong memiliki template sendiri buat Dokumen Inisiasi Proyek, liputan yg terkandung pada dokumen-dokumen seringkali sangat seperti, meskipun variasi pada menggunakan istilah.
Di sini, kita bekerja melalui bagian paling umum, dan melihat keterangan yg harus tercakup pada masing-masing.
Bagian 1: Apa?
Bagian ini memberitahu pembaca apa bisnis agar proyek dapat tercapai. Di dalamnya, mengungkapkan masalah bahwa proyek ini berusaha untuk memecahkan, serta definisi lengkap dari proyek.
Bagian ini umumnya akan mencakup topik berikut:
Latar belakang
Apakah konteks proyek, & mengapa adalah pekerjaan yg diperlukan? Jelaskan secara singkat inspirasi atau kasus, dan membahas mengapa proyek ini relevan & sempurna saat. Rincian akan tiba lalu, jadi pakai bagian ini buat menyoroti secara singkat bagaimana proyek ini datang buat menjadi.
Definisi Proyek
- Tujuan: Mengapa Anda melakukan pekerjaan ini? Menggambarkan hasil akhir yang diinginkan dari proyek ini.
- Tujuan: Apa hasil tertentu akan dicapai, dan bagaimana Anda akan mengukur hasil ini? Ingatlah untuk membatasi jumlah tujuan untuk proyek Anda - empat atau lima gol biasanya cukup.
- Lingkup: Apa batas-batas untuk proyek ini (misalnya, jenis pekerjaan, jenis klien, jenis masalah, area geografis tertutup)? Daftar daerah-daerah dikecualikan bahwa Anda percaya mungkin menganggap stakeholder termasuk, namun tidak. Semakin spesifik Anda, semakin sedikit kesempatan ada untuk kesalahpahaman di kemudian hari dalam proyek.
- Deliverables: Apa yang akan proyek berikan sebagai output? Dimana Anda bisa, menggambarkan sebagai barang-barang deliverables yang nyata seperti laporan, produk, atau jasa. Ingatlah untuk memasukkan tanggal yang penyampaian setiap diharapkan. Anda akan menggunakan informasi ini untuk memantau milestones.
- Kendala: Apa hal yang harus Anda mempertimbangkan bahwa deliverables akan mempengaruhi Anda dan jadual? Ini adalah variabel eksternal yang tidak dapat Anda kendalikan tapi perlu untuk mengelola.
- Asumsi: Asumsi-asumsi apa yang Anda membuat pada awal proyek? Jika perlu, jadual kerja untuk mengkonfirmasi asumsi ini.
Bagian dua: Mengapa?
Membangun kasus bisnis buat menunjukkan mengapa proyek Anda di ke depan kan. Jelaskan efek proyek akan mempunyai dalam bisnis, dan dukungan ini menggunakan account rinci tentang risiko yang wajib dipertimbangkan.
Kasus Bisnis
- Manfaat: Mengapa Anda melakukan proyek ini, dan apa manfaat yang Anda harapkan untuk memberikan? Sertakan informasi tentang bagaimana manfaat ini akan diukur. Untuk lebih lanjut manfaat manajemen , klik di sini .
- Pilihan: Apa program lain tindakan yang dianggap sebagai proyek ini dirancang dan dikembangkan?
- Biaya dan skala waktu: Menyediakan rincian biaya proyek dan pembiayaan yang terkait.
- Biaya / Manfaat Analisis: Bagaimana biaya proyek seimbang terhadap pengembalian yang diharapkan? Untuk rincian tentang bagaimana untuk membangun sebuah analisis biaya / manfaat , klik di sini .
Analisis Risiko
- Identifikasi Risiko: Identifikasi risiko dalam proyek, dan bahwa Anda akan baik perlu untuk mengelola atau menerima.
- Pencegahan Risiko: Jelaskan apa yang akan Anda lakukan untuk mengurangi atau mengelola risiko.
- Manajemen Risiko: Di mana Anda tidak bisa mencegah risiko, apa kontingensi rencana Anda untuk berurusan dengan mereka? Apa tindakan akan Anda ambil harus risiko terwujud?
- Pemantauan Risiko: Apa proses yang Anda miliki di tempat untuk rutin menilai risiko yang terkait dengan proyek Anda?
Untuk lebih lanjut tentang cara mengidentifikasi dan mengelola risiko , klik di sini
Bagian tiga: Siapa?
Jelaskan bagaimana proyek akan diatur dan dikelola. Mengidentifikasi garis pelaporan, dan garis besar kiprah khusus yg akan diisi. Anda harus jelas tentang kiprah staf sehingga Anda nir menduplikasi tanggung jawab, dan sehingga setiap orang kentara mengenai apa yang dibutuhkan berdasarkan mereka. Jika ini merupakan proyek jangka panjang, Anda bahkan mungkin mempertimbangkan buat membuatkan uraian pekerjaan buat anggota tim.
Peran & Tanggung Jawab
- Organisasi Proyek Struktur Bagan /: Buat diagram yang menunjukkan jalur kewenangan dan pelaporan untuk setiap anggota tim proyek.
- Sponsor proyek: Siapa yang memiliki otoritas teratas dan kontrol atas proyek dan pelaksanaannya?
- Manajer Proyek: Siapa Manajer Proyek, dan apa nya tanggung jawab?
- Tim Proyek: Siapakah anggota-anggota kunci tim proyek? Apa peran mereka dan deskripsi pekerjaan? Apa nomor telepon mereka dan alamat email? Apa departemen asli mereka atau organisasi? Dan kepada siapa mereka melaporkan kepada setiap hari?
Bagian 4: Bagaimana & Kapan?
Memberikan berita yg luas tentang bagaimana proyek akan diimplementasikan. Garis bagaimana proyek akan rolling menggunakan mendefinisikan jadual, sumber daya, dan tahap manajemen. Ini merupakan gambaran level atas yang akan, menjadi hasil proyek, didukung sang lebih dokumen perencanaan proyek rinci.
Rencana Proyek Awal
- Tugas: Apa tugas utama (dengan milstone) akan selesai selama proyek ini?
- Jadual: Menyediakan laporan dari perkiraan waktu yang terlibat untuk proyek tersebut. Anda mungkin sudah menyiapkan Gantt chart level atas atau jadual yang sama, sehingga PID hanya merangkum jadual diantisipasi.
- Sumber Daya Manusia: Berapa hari kegiatan akan diperlukan untuk menyelesaikan proyek? Berapa banyak staf pendukung akan dibutuhkan? Apakah Anda perlu untuk membawa orang lebih ke tim proyek?
- Proyek Pengendalian: Bagaimana kemajuan dipantau dan dikomunikasikan?
- Quality Control: Bagaimana kualitas deliverables dievaluasi dan dipantau?
Poin Penting :
Sebuah Dokumen Proyek Inisiasi merupakan panduan buat proyek, kentara meletakkan pembenaran untuk sebuah proyek, apa tujuannya, & bagaimana proyek akan diatur. Ini membantu memastikan bahwa semua orang tahu apa yang sahih terjadi dari awal.
Jumlah detail yg disertakan harus relatif bagi pembaca buat memahami tujuan dasar berdasarkan proyek & untuk menentukan, pada prinsipnya, kelayakan holistik berdasarkan tujuan proyek dan planning Menu