Perencanaan bertenaga, koheren, proyek sukses
Dalam prakteknya, bahkan manajer proyek terbaik dapat menemukan kesulitan untuk merencanakan proyek-proyek besar tanpa hilang kegiatan yang penting, dan tanpa gagal untuk melihat semua risiko signifikan dan isu-isu.
Terlebih lagi, sehabis anda tenggelam pada lebih jelasnya perencanaan proyek, sulit buat menjaga situs berdasarkan gambaran akbar: Apa yang Anda usahakan buat mencapai dan mengapa?
Apa risiko & perkiraan? Dan bagaimana Anda mampu mengatakan apakah proyek ini sukses setelah itu diimplementasikan?
The Logical Framework Approach adalah teknik yg bermanfaat buat membantu Anda melakukan beberapa hal, sehingga menciptakan proyek Anda lebih kuat & koheren - & lebih sukses.
The Logical Framework Approach (LFA) dikembangkan pada tahun 1970 sebagai perangkat untuk perencanaan strategis, menggunakan ide dari Manajemen dengan Tujuan . Ini adalah perangkat pilihan yang digunakan oleh lembaga pembangunan dan masyarakat donor internasional. Organisasi bantuan besar di seluruh dunia menggunakan LFA untuk perencanaan, menyetujui, evaluasi dan pemantauan proyek-proyek mereka. Yang mengatakan, ini adalah teknik yang kuat dan berguna, dan merupakan salah satu aplikasi yang kaya layak jauh lebih luas daripada dalam pembangunan internasional saja.
Pendekatan Kerangka logis dan logframe
The Logical Framework Approach elegan merajut bersama antara top-down dan bottom-up yang melakukan pendekatan pada manajemen proyek. Keunggulan untuk menyeleggarakan bersama antara top-down, "waterfall approach" untuk mengidentifikasi kegiatan dalam proyek, dengan proses bottom-up ketat memeriksa untuk memastikan bahwa daftar kegiatan yang komprehensif.Kemudian memperkuat ini menggunakan risiko yg ketat dan analisis perkiraan, yang lagi benar-sahih diperiksa. Dan itu menyimpulkan dengan mengidentifikasi pengendalian yg dibutuhkan buat memonitor dan mengelola proyek sampai akhir yang sukses.
Hal ini dalam kerangka Matrix logframe, ditunjukkan dalam gambar 1 di bawah. Ini referensi silang tujuh bidang primer menurut proyek buat memastikan bahwa pertanyaan kunci diminta:
- Tujuan - hasil apa yang kita harapkan?
- Tujuan - mengapa kita melakukan ini?
- Output - delivery apa?
- Kegiatan - apa yang akan kita lakukan untuk memberikan output?
- Indikator Pencapaian - bagaimana kita akan tahu bahwa kita sudah berhasil?
- Sarana Verifikasi - bagaimana kita akan memeriksa hasil Kita melaporkan?
- Risiko dan Asumsi - asumsi apa yang mendasari struktur proyek Kita dan apa risiko mereka tidak akan menang?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini dimasukkan ke dalam Kerangka Matrix Logical (logframe) & sebagai output dari Kerangka Kerja Logis latihan Analisis. Logframe adalah empat sang empat matriks, ditunjukkan di bawah ini: |
Gambar 1: logframe Matrix
Logframe Matrix
Ringkasan Proyek
Indikator
Prestasi
Sarana
Verifikasi
Risiko Penting
dan Asumsi
Sasaran:
Tujuan:
Output:
Aktivitas:
Proses ini mempunyai nilai yg signifikan buat ukuran proyek. Ini membantu mengidentifikasi gambaran besar dan memungkinkan Anda buat melihat bagaimana barang-barang lainnya kaskade turun menurut itu. Selain itu, membantu menyempurnakan perkiraan inti yg dipakai dalam proses pembangunan proyek.
Menggunakan sebuah logframe
Melaksanakan langkah-langkah berikut dalam konsultasi dengan para pemangku kepentingan Anda, setelah Anda menyelesaikan analisis mendalam tentang situasi. Dengan melibatkan para stakeholder , Anda akan berakhir dengan analisis yang jauh lebih kuat dari proyek daripada Anda akan pada Anda sendiri.
Langkah 1: Mengidentifikasi Output dan Kegiatan (Ringkasan Proyek, Kolom 1)
Langkah pertama adalah buat melakukan brainstorming output & kegiatan yang diperlukan sang proyek, dimulai dengan tujuan proyek. Lakukan ini di kolom Ringkasan Proyek (kolom 1) Logframe. Mulailah dengan mendefinisikan Maksud dan Tujuan dari proyek ini &, menurut ini, mengidentifikasi hasil dan kegiatan yg diperlukan:
- Tujuan: Apakah "menjadi" kondisi dari proyek? Apa yang Anda coba capai?
- Tujuan: Apa yang akan Anda lakukan baik dengan mencapai tujuan? Siapa penerima manfaat? Apa motivasi yang mendasari untuk memulai proyek di tempat pertama?
- Output: Hal-hal khusus akan disampaikan sebagai hasil dari proyek ini? Agar proyek untuk dianggap sukses, perubahan apa yang harus dilakukan, dan apa yang akan menjadi hasilnya?
- Aktivitas: Apa yang sebenarnya akan dilakukan dalam rangka untuk memberikan output yang diinginkan? Logframe tidak dimaksudkan sebagai pedoman pelaksanaan, sehingga bagian ini biasanya disajikan dalam bentuk poin-poin.
Tip:
Jangan meremehkan jumlah saat dan kerja yang diharapkan buat menyelesaikan proses ini dengan benar! Mengelola asa masyarakat ini, dan menjaga mereka terfokus pada tugas pada tangan. Jika orang kehilangan penekanan, Anda akan kehilangan aktivitas penting, perkiraan yg keliru, dan risiko.
Langkah 2: Verifikasi Logika Vertikal
Selanjutnya, kita merogoh pendekatan bottom-up buat menyelidiki bahwa daftar aktivitas ini akan menaruh output yg diinginkan - setelah semua, itu mungkin bahwa aktivitas telah terjawab, atau bahwa output aktual aktivitas ini mungkin tidak menjadi orang-orang inginkan. Proses ini inspeksi merupakan bagian penting buat memastikan bahwa planning proyek Anda bertenaga.
Kolom satu menampakan hirarki tujuan, sehingga sangat krusial buat menyelidiki bahwa tindakan yg diidentifikasi menaruh hasil inginkan. Periksa akal pada kolom satu menggunakan menggunakan jika / kemudian menguji sebagai berikut. Dimulai dengan kegiatan Anda, pastikan bahwa:
- JIKA Anda menuntaskan aktivitas, MAKA hasil akan terjadi.
Anda ingin memastikan aktivitas dan hasil secara pribadi terkait.
Periksa tujuan Anda & tujuan buat memastikan bahwa tujuan sepenuhnya menggabungkan maksud pada gawang.
Apabila, pada langkah ini, Anda menemukan bahwa aktivitas dan keluaran yg hilang atau galat, menambah atau menyesuaikan mereka secara tepat. Dan ingatlah bahwa apabila Anda mengidentifikasi masalah dengan unsur-unsur yg lebih tinggi dalam hirarki ini, Anda wajib kembali ke Langkah 1 dan mengidentifikasi output yg tepat & aktivitas buat elemen-elemen.
Langkah 3: Identifikasi Resiko dan Asumsi planning Anda (Kolom 4)
Kita kini menyeberang ke sisi lain menurut Logframe buat mengidentifikasi risiko yg terkait menggunakan proyek tadi, & kemungkinan perkiraan yang galat yg dapat Mengganggu itu.
Ada sejumlah faktor eksternal yg dapat membuang proyek tentunya. Dalam perencanaan & termin desain, adalah bijaksana untuk mengidentifikasi asumsi besar yg sudah dipakai & / atau tingkat risiko yg terkait menggunakan mereka.
Untuk setiap titik pada struktur proyek (Kolom 1), mengidentifikasi asumsi Anda menciptakan (yg mungkin atau mungkin nir benar), dan melihat risiko yang terkait.
Untuk menentukan perkiraan Anda, bertanya "Apa tindakan atau variabel sine qua non bagi proyek buat memulai dan melanjutkan seperti yg direncanakan?" Mulai di bagian bawah dan bekerja hingga.
- Asumsi Kegiatan: Apa yang Anda perlu terjadi untuk aktivitas Anda akan selesai dengan sukses? Dan kondisi dan sumber daya apa asumsi Anda akan berada di tempat?
- Keluaran Asumsi: faktor di luar kendali Anda Apa yang harus hadir untuk mencapai output yang Anda butuhkan?
- Tujuan Asumsi: Untuk mencapai tujuan, faktor eksternal apa yang perlu Anda miliki?
- Asumsi Tujuan: Apa kondisi yang diperlukan untuk kelangsungan hidup jangka panjang dari tujuan proyek?
Mengklarifikasi perkiraan-asumsi ini menggunakan stakeholder segera, jika Anda sanggup. Apabila Anda nir sanggup, pastikan Anda memiliki kegiatan awal di tempat dalam rencana proyek Anda buat mengkonfirmasi bahwa asumsi Anda sudah sahih.
Selanjutnya, ulangi proses ini melihat risiko (lihat artikel Kita pada Analisis Risiko .) Pastikan Anda berencana dalam semua kegiatan yang diperlukan untuk mengelola atau menghilangkan risiko, dan jika risiko tersebut tidak bisa dikelola atau dihilangkan, pastikan bahwa itu jelas diidentifikasi sehingga bahwa hal itu dapat dievaluasi pada langkah berikutnya.
Langkah 4: Verifikasi Logika Risiko dan Asumsi
Sekali Anda sudah mengidentifikasi perkiraan & risiko, Anda perlu mengusut mereka buat menentukan:
- Apakah asumsi Anda akan menghubungkan satu tingkat proyek ke depan, dan
- Apakah risiko yang terlalu besar.
Pertama-tama, periksa bahwa perkiraan Anda memakai logis apabila / & / kemudian analisis. Mulai pada bagian bawah & bekerja hingga buat memastikan:
- JIKA kegiatan berhasil diselesaikan, DAN asumsi yang mendasari hal itu benar, MAKA output akan deliverable.
- JIKA output disampaikan, DAN asumsi yang mendasari hal itu benar, MAKA tujuan akan tercapai.
- JIKA tujuan tercapai, DAN asumsi yang mendasari hal itu benar, MAKA tujuan proyek akan tercapai.
Kemudian, mengusut beberapa poin tambahan yang berkaitan dengan risiko & analisis asumsi:
- Pastikan Anda telah mengidentifikasi banyak asumsi dan risiko sebanyak mungkin. Apakah Anda berbicara dengan semua orang yang terlibat? Apakah Anda melihat proyek dari semua sudut?
- Pastikan asumsi Anda dinyatakan khusus dan tidak terlalu jelas. Anda tidak dapat menilai risiko secara akurat jika Anda bekerja dengan generalisasi.
- Apakah Anda memiliki rencana pada setiap tingkat untuk mengelola risiko yang telah diidentifikasi?
- Jika risiko Anda tidak mampu mengelola terlalu tinggi, pertimbangkan mendesain ulang proyek atau, jika Anda masih tidak dapat mengurangi ini untuk tingkat yang masuk akal, mempertimbangkan kembali kelayakan proyek.
Sekali lagi, di mana proses ini mengekspos perkara menggunakan Logframe Anda, update tepat.
Langkah lima: Tentukan Indikator Pencapaian & Sarana Verifikasi
Jika Anda puas menggunakan struktur Logframe sejauh ini, dan merasa nyaman bahwa Anda bisa mengelola risiko yang terkait dengan perkiraan Anda, Anda dapat melanjutkan buat berpikir tentang bagaimana Anda akan memantau kemajuan menuju kesuksesan.
Indikator kinerja merupakan langkah-langkah spesifik yg digunakan buat memantau kemajuan ini. Berikut merupakan kriteria buat indikator yang baik berdasarkan prestasi:
- Valid - ia harus mengukur hasil yang diinginkan.
- Reliable - ukuran harus konsisten dicapai dari waktu ke waktu.
- Sensitif - ukur harus merespon perubahan, dan harus cukup-cepat mengidentifikasi jika sesuatu yang buruk terjadi.
- Sederhana - pengukuran harus mudah untuk mengumpulkan atau melakukan.
- Berguna - itu harus membantu dengan pengambilan keputusan atau menyediakan informasi untuk pembelajaran masa depan.
- Terjangkau - Anda harus mampu membayar biaya keuangan dan waktu yang terlibat dalam mengambil pengukuran secara teratur.
Menggunakan kriteria ini, buat setiap tujuan, tujuan, output & aktivitas, menerangkan apa yg akan dipakai buat memilih apakah itu berhasil dicapai. Juga perhatikan siapa yg akan bertanggung jawab buat tetapkan sasaran ini.
Kemudian memperlihatkan menggunakan sempurna bagaimana Anda akan memverifikasi prestasi itu. Sumber data apa yg akan Anda gunakan? Bagaimana Anda akan mengumpulkan data? Seberapa tak jarang?
Pastikan bahwa kegiatan yg tepat berada di tempat pada rencana Anda buat mengatur & mengelola sistem ini pemantauan.
Poin Penting :
Logical Framework Approach merupakan teknik yang hebat buat memastikan bahwa rencana proyek Anda kuat & koheren. Dengan menggunakannya, Anda secara signifikan menaikkan kemungkinan bahwa proyek Anda akan berhasil.
Pertama, ia menyediakan kerangka kerja yg bermanfaat buat bekerja melalui desain proyek Anda menggunakan stakeholder kunci, memastikan bahwa Anda bisa merogoh laba penuh berdasarkan pengetahuan mereka, wawasan & pengalaman.
Kedua, beliau menyediakan proses yang bermanfaat buat menguji dan menilik rencana proyek Anda, pastikan bahwa itu berisi seluruh aktivitas yang dibutuhkan, berdasarkan dalam asumsi suara, dan relatif berat dan mengelola risiko yang inheren dalam proyek tadi.
Ketiga, terdapat baiknya Anda memastikan bahwa langkah-langkah pengendalian yg sempurna yang tertanam dalam proyek, yg berarti bahwa Anda bisa menggunakan cepat mengidentifikasi mana hal-hal yang tidak baik terjadi, & merogoh tindakan korektif yg tepat Bab Sebelumnya