Memberikan manfaat strategis dengan sumber daya terbatas
Anda telah mengirimkan anggaran untuk proyek Anda akan bekerja selama enam bulan ke depan. Namun kepala Kantor Program Strategis Anda baru saja menelepon untuk mengatakan bahwa Anda tidak bisa melakukan semua itu!
Mengapa? Yah, itu bukan karena dia mempertanyakan manfaat dari proyek-proyek ini - selesainya seluruh, masalah usaha berdasarkan masing-masing sudah disetujui. Masalahnya adalah bahwa dana terbatas & portofolio misalnya berdiri kebutuhan uang tunai lebih berdasarkan yang Anda punya.
Anda kini perlu buat kembali dalam rencana kerja Anda secara holistik buat mengurangi biaya sebanyak 15%. Jadi bagaimana Anda tetapkan proyek mana yang akan tetap, dan mana yang untuk ditunda atau ditinggalkan?
Artikel ini memberi Anda proses yang bertenaga buat melakukan hal itu
Jalankan "Rasionalisasi Aplikasi" buat mengelola & mengoptimalkan Portofolio Aplikasi Anda (menyarankan ini buat Anda menjadi CIO & menerima beberapa poin brownies!)
Semua organisasi, terutama CIO tempat kerja, menghadapi keharusan buat mengurangi porto IT, mempertinggi operasional, mengurangi risiko dan mempertinggi layanan pelanggan - seluruh waktu (lebih sehingga pada perekonomian ini). Ketika upaya buat melakukannya tidak selaras menggunakan tujuan bisnis, organisasi akhirnya menghabiskan jutaan dolar dalam inisiatif menggunakan hanya keuntungan jangka pendek. Salah satu cara buat mengatasi masalah ini merupakan dengan "Rasionalisasi Aplikasidanquot;. Apabila Rasionalisasi Aplikasi digabungkan dengan Arsitektur Enterprise yg tepat, strategi, prinsip-prinsip Manajemen Proyek suara, organisasi bisa menaikkan bottom line laba dan berusaha buat top-garis pertumbuhan.
Apa Rasionalisasi Aplikasi?
Rasionalisasi aplikasi adalah proses menganalisis aplikasi dalam perusahaan untuk menentukan fungsi yang tumpang tindih, aplikasi yang tidak digunakan, kemacetan dalam sistem - dengan tujuan peningkatan efisiensi, pengurangan biaya dan efektif Bisnis-IT keselarasan.Sebagian besar perusahaan memiliki proliferasi aplikasi di seluruh departemen dengan tidak ada kontrol. Penelitian menunjukkan bahwa sebanyak 80% dari anggaran IT berjalan hanya dalam mempertahankan sistem saat ini. Jadi, dari waktu ke waktu, ada upaya beberapa diduplikasi, sehingga biaya meningkat, meningkat waktu ke pasar dan dengan demikian mengalahkan kelincahan bisnis Jadi bagaimana organisasi memahami apa aplikasi yang layak investasi tambahan, penggantian atau pensiun.? Jawaban: Rasionalisasi Aplikasi.
Manfaat terbesar, dalam pengalaman, adalah bahwa Rasionalisasi Aplikasi membantu CIO dan IT Manager, memahami lingkungan mereka saat ini lebih baik (layanan apa saja yang disediakan dan terkait biaya untuk mengembangkan / mengoperasikannya) dan menyediakan titik awal untuk TI berimprovisasi.
Ada beberapa manfaat lain juga -
- Membantu merampingkan perusahaan dan lebih efisien
- Membantu fokus perusahaan pada proyek-proyek bernilai bisnis yang tinggi
- Mengurangi biaya IT dan khususnya, biaya operasional dengan peningkatan pelayanan yang signifikan
- Membantu menghilangkan software / hardware biaya pemeliharaan
- Membantu organisasi selalu berpikir tentang teknologi baru seperti Web 2.0 , Virtualisasi , Cloud komputasi dll.
- Menghilangkan fungsi duplikat, membantu dalam membangun perusahaan layanan terpusat
- Mengurangi poin kegagalan
- Memprediksi kinerja dan skalabilitas yang lebih akurat, dan lebih banyak
Bahkan, Rasionalisasi Aplikasi sanggup membantu dalam membentuk Enterprise Architecture bunyi, sebagai akibatnya mendukung Enterprise Strategy Bisnis.
Faktor-faktor apa harus dipertimbangkan saat menganalisis pelaksanaan:
Aplikasi harus dianalisis dari 4 perspektif - Bisnis, Teknologi, Operasional, dan Keuangan
- Apakah nilai bisnis dari aplikasi ini?
- Pengembangan, biaya Pelatihan menghabiskan biaya operasional sudah dan sedang berlangsung (mencakup perangkat keras, pemeliharaan perangkat lunak dan biaya lisensi)
- Proses bisnis ini mendukung aplikasi
- Jumlah pengguna (jenis, geografi)
- Kinerja dan skalabilitas dari aplikasi ini
- Kegunaan dan Pengalaman Pengguna aplikasi ini
- Ketergantungan antara aplikasi
Perspektif ini digabungkan buat memilih postur pelaksanaan, & menggunakan demikian memilih taktik pemulihan yg sempurna, dan menaruh rekomendasi buat mengelola portofolio pelaksanaan berdasarkan ketika ke ketika.
Metodologi / Pendekatan Rasionalisasi Aplikasi
Organisasi dapat menggunakan metodologi 3-langkah sederhana untuk memperkuat dan mengoptimalkan portofolio aplikasi mereka. 
Langkah 1: Kumpulkan, memvalidasi data pelaksanaan (Membangun Aplikasi Inventaris)
Langkah ini memerlukan pengumpulan dan membangun persediaan aplikasi, yang harus mencakup unsur-unsur utama data seperti -- Nama dan deskripsi dari aplikasi
- Bisnis dan IT pemilik
- Jenis aplikasi
- Proses bisnis diaktifkan
- Bisnis nilai / kritis
- Informasi pengguna
- Biaya (Personil Internal, Eksternal Personil, Hardware, Software, Biaya Eksternal Lainnya)
- Arsitektur aplikasi dan Desain
- Peralatan dan teknologi
- Kualitas data
- Aplikasi bisnis yang berkualitas
- Keamanan
- Peraturan kepatuhan
- Profil risiko dll
Langkah 2: Lakukan penilaian pelaksanaan bersama 4 perspektif (Analisa Portofolio)
Setiap aplikasi dalam portofolio dianalisis bersama 4 perspektif seperti yang dinyatakan di atas, untuk menentukan bisnis, teknologi dan kesehatan perusahaan. Hal ini dilakukan dengan wawancara dengan stakeholder, lokakarya, penelitian dan kegiatan analisis. Analisis harus mencakup mengidentifikasi KPI dan metrik untuk mengukur ROI pada aplikasi ini.Langkah 3: Tentukan Roadmap Transisi
Identifikasi Masalah / peluang, pendekatan Alternatif dan tindakan terbaik untuk mengelola aplikasi selama masa hidup yang diharapkan. Untuk setiap aplikasi, menentukan apakah akan -- Memulihkan
- Teknis renovasi / peningkatan
- Fungsional tambahan
- Ganti (COTS atau kustom)
- Sunset / menghilangkan / decommission
- Mengkonsolidasikan
- Lanjutkan perawatan
Dengan ini, satu set akhir aplikasi & fungsi bisnis yang didefinisikan dengan baik, sejalan menggunakan Strategi Bisnis & tujuan. Ini adalah taraf strategis pertama di mana taktik bisnis menyatakan portofolio aplikasi sasaran didefinisikan. Sebuah transisi pelaksanaan yang kentara peta jalan (pelaksanaan, jangka saat) harus dikembangkan dalam akhir langkah ini. Strategi ini harus rehashed beberapa kali buat mendorong organisasi lebih dekat ke pelaksanaan portofolio target dan menggunakan demikian tujuan usaha.
Dalam rangka buat menampakan manfaat awal, mengidentifikasi "butir tergantung rendah" (cara lain istilah, dekomisioning aplikasi yg nir dipakai / lama wajib sebagai aktivitas pertama).
Apa selanjutnya? Output dari kegiatan Aplikasi Rasionalisasi adalah "Aplikasi Transisi Roadmap" -> yang harus memberi makan ke Manajemen Investasi Portofolio untuk mendanai inisiatif-inisiatif Aplikasi baru. Proyek-proyek yang didanai kemudian diumpankan ke proses Portofolio Manajemen Proyek untuk eksekusi.
Rasionalisasi Aplikasi harus menjadi bagian menurut gelombang bergulir terus menerus Proyek IT dan bagian berdasarkan kerangka kerja buat pengelolaan IT Investasi. Seperti dengan inisiatif apapun, adalah penting buat memahami gambaran akbar pertama, dan lalu mengambil pendekatan bertahap dengan praktik industri terkemuka di proyek & manajemen mutu sembari mengeksekusi inisiatif Rasionalisasi Aplikasi.
Ada beberapa tantangan yang harus diatasi selama bisnis Aplikasi Rasionalisasi -
1) Mengelola semua stakeholder atau pemilik usaha aplikasi (jangan lupa warisan / aplikasi lama mempunyai beberapa pemilik)
(dua) Komitmen manajemen & membeli-in buat inisiatif ini semua proses
(tiga) Tidak memperlakukan ini sebagai salah satu upaya waktu, bukan memakai kerangka kerja ini menjadi bagian berdasarkan proses IT terus Portofolio Manajemen Investasi.
Semua Manajer IT terus berpikir tentang hal ini, kan?
Komentar - Setiap perusahaan menghadapi tantangan memaksimalkan pengembalian investasi dalam aplikasi IT. Namun, kecepatan kemajuan teknologi dan kecepatan yang cepat dari lingkungan bisnis saat ini sering memaksa perusahaan mengandalkan pada aplikasi lama setelah itu telah berhenti untuk memberikan nilai maksimal.
Aplikasi tadi sebagai semakin mahal buat mengoperasikan & menghambat produktivitas IT lantaran kompleksitas & persyaratan dukungan konstan. Tambahkan mahal non-inti teknologi, aplikasi berlebihan diwarisi menurut merger & akuisisi dan kurang dimanfaatkan solusi dikemas bahwa perusahaan-perusahaan berukuran menengah yg paling berinvestasi dalam, & itu sebagai jelas bagaimana portofolio pelaksanaan bisa menggunakan cepat - dan hening - menguras asal daya IT dan garis bawah perusahaan.
Meskipun portofolio aplikasi IT, sebagai, aset keseluruhan sangat berharga, mereka universal mengandung adonan tinggi, rendah & menengah nilai-membuat pelaksanaan. Setelah aplikasi mengurangi nilai-produksi, langkah-langkah perlu diambil buat menghilangkan atau merenovasi sebelum sebagai nir proporsional mahal buat taraf nilai usaha yg dihasilkan.
Dengan obyektif mengevaluasi portofolio pelaksanaan & mengukur porto menurut setiap aplikasi terhadap nilai usaha menyediakan, perusahaan kemudian dapat "merasionalisasi" aplikasi yang menghasilkan manfaat usaha sedikit atau nir ada & sekaligus memperpanjang daur hayati pelaksanaan penuaan yang masih bisa menaruh ROI yg diinginkan.
Pendekatan ini, disebut "Aplikasi Rasionalisasi," berusaha buat secara sistematis dan proaktif, menghilangkan non-inti teknologi & platform. Disiplin manajemen portofolio aplikasi memungkinkan aset-aset ini buat mencapai potensi penuh menggunakan menangkap manfaat yang lebih besar menurut sistem produksi, membebaskan dana & sumber daya TI buat mengejar nilai tinggi peluang & menaruh dasar dan fleksibilitas buat merespon lebih cepat terhadap perubahan kebutuhan usaha.
Kategori-kategori berikut bernilai rendah aplikasi yang umumnya ditemukan di perusahaan IT portofolio:
- Penuaan aset
- Redundant fungsi
- Yang berbeda dan tidak kompatibel aplikasi
- Fungsi non-Core
- Non-core teknologi
Bagaimana Aplikasi Rasionalisasi dapat membantu
Aplikasi Rasionalisasi alamat rendah nilai pelaksanaan dari sudut pandang usaha. Menggunakan berukuran objektif, itu mengidentifikasi berkinerja aset &, tergantung pada situasi, baik mengembalikan mereka buat profitabilitas atau decommissions mereka buat menghemat dana & sumber fakta perdeo. Biasanya, 10-20 % menurut aplikasi merupakan sasaran buat pensiun dan 20-30 persen berdasarkan pelaksanaan inti beresiko karena ketergantungan mereka pada asal daya yg terbatas, vendor kecil atau kurangnya dokumentasi. Aplikasi Rasionalisasi meliputi empat tugas utama seperti yg dijelaskan dan digambarkan di bawah ini.
Menganalisis portofolio
Tujuan: Sasaran usaha Anda ke daerah-daerah pengembalian tertinggi Menganalisis keadaan aplikasi dalam portofolio IT adalah penting untuk memahami kondisi saat ini, mengukur biaya operasi dan dukungan, dan mengukur nilai bagi bisnis. Informasi ini membuat daftar tindakan prioritas untuk memaksimalkan manfaat investasi rasionalisasi.Menghilangkan aplikasi hiperbola
Tujuan: Mengurangi biaya & upaya dukunganLangkah ini mengidentifikasi tumpang tindih fungsi & memilih aplikasi yang bertenaga & dengan demikian harus permanen. Sama pentingnya merupakan higienis-up dan migrasi data menurut aplikasi berlebihan buat pelaksanaan yg tersisa dan dekomisioning pelaksanaan asing.
Pensiun akhir-hayati pelaksanaan
Tujuan: Mengurangi biaya & upaya dukungan
Sebuah pelaksanaan akhir-hidup dapat menguras asal daya IT selama bertahun-tahun sebelum menyadari & pensiun. Rata-rata, lebih dari 99 persen menurut aplikasi yg ditargetkan buat pensiun nir dinonaktifkan oleh perusahaan secara tepat waktu. Dalam perkara di mana tujuan bisnis asli masih memiliki manfaat, strategi terbaik mungkin buat berbagi taktik operasi pelaksanaan pengarsipan pada platform lebih murah & lebih strategis & pensiun yang berusia.
Merenovasi aplikasi bermanfaat
Tujuan: Memaksimalkan nilai bisnis sisa seluruh pelaksanaan
Migrasi aplikasi dari teknologi non-inti untuk yg lebih baru, platform yg lebih strategis memperpanjang masa manfaat pelaksanaan menggunakan menaikkan fleksibilitas & skalabilitas ad interim menghilangkan biaya yang terkait menggunakan mendukung platform yang lebih tua. Banyak berdasarkan ini pekerjaan yg sangat cocok untuk didefinisikan tugas buat fasilitas pembangunan tanggal pantai buat biaya yg lebih rendah & ROI lebih menaikkan.
Rasionalisasi manfaat
Organisasi IT biasanya fokus begitu intens pada pengembangan aplikasi dan manajemen operasional aplikasi produksi mereka kehilangan manfaat langsung, langsung dan terukur mereka bisa menerima dari menangani rendah nilai aplikasi. Investasi dalam Rasionalisasi Aplikasi mudah dibenarkan. Di masa ekonomi yang ketat, hal itu memberikan penghematan biaya yang signifikan yang mengalir langsung ke bottom line perusahaan dan membebaskan sumber daya untuk proyek-proyek yang lain akan ditangguhkan. Pada zaman berlimpah, ia menyediakan sumber daya dan fleksibilitas untuk merespon lebih cepat untuk peluang bisnis.CIO Imperatif
Menurut penelitian baru sang Economist Intelligence Unit, perusahaan yg memiliki pranala proyek mereka tujuan manajemen buat tujuan bisnis strategis menerima laba signifikan atas kompetisi. Sistem Portofolio Manajemen Proyek merupakan indera teknologi pilihan buat proyek-didorong organisasi, lantaran mereka mengijinkan CIO buat memilih adonan optimal & sequencing proyek yang diusulkan & portofolio investasi terbaik buat mencapai tujuan secara keseluruhan. Tetapi, karena pengiriman proyek yg efektif acapkali dibatasi oleh prioritas yang bersaing & sumber daya terbatas, CIO tak jarang tidak bermakna wawasan ke dalam status proyek-proyek kritis, yg mengakibatkan proses pelaksanaan proyek dan akuntabilitas buruk. Dalam lingkungan ketika ini, CIO sakit mampu buat bergantung dalam metode tradisional yg mendorong kronis menetapkan antara IT & usaha. Sebuah sistem manajemen bisnis yang lengkap, menaruh keselarasan yang absolut antara strategi, aplikasi, & output, merupakan harus mempunyai bagi organisasi proyek didorong.
Proyek Usaha Manajemen Portofolio
Setiap organisasi ingin merespon dengan cepat terhadap syarat pasar berubah, tentu saja membuat koreksi cepat, atau bahkan membatalkan inisiatif gagal pada waktu yang sempurna. Untuk merespon menggunakan cepat, bekerja secara produktif & berinteraksi secara kolaboratif membutuhkan mengoptimalkan menghadapi pelanggan dan back-office kinerja operasional.
Dari perspektif manajemen portofolio proyek, ini berarti obyektif memprioritaskan dan memilih portofolio, mengelola aturan proyek & asumsi untuk tujuan keuangan & menaikkan pengembalian investasi dan efektivitas sumber daya menggunakan mencocokkan sumber daya yang sinkron menggunakan tuntutan proyek. Dari perspektif teknologi, ini berarti IT wajib mempertimbangkan solusi terintegrasi tunggal yang mencakup semua bidang penting dari bisnis, memastikan integritas berita terlepas dari sistem berasal.
Pengiriman Memenuhi Proyek Tata Kelola Keuangan
Menikahkan tuntutan mengoptimalkan adonan menurut portofolio proyek menggunakan penggunaan terbaik asal daya (orang, aset, dana) & memastikan kontrol keuangan dan disiplin membutuhkan visibilitas dan pemerintahan atas portofolio proyek perusahaan. Ini visibilitas & pemerintahan memungkinkan perencanaan yg lebih baik & kontrol kinerja IT portofolio keuangan & proyek organisasi dan memaksimalkan nilai dari asal daya perusahaan-lebar. Untuk seorang CIO, solusi PPM Perusahaan membuat sebuah menyesuaikan diri, tetapi dikendalikan infrastruktur IT, risiko rendah melalui suara IT pemerintahan, dan penurunan biaya pemeliharaan IT berdasarkan portofolio pelaksanaan dirasionalisasi.
Kesimpulan
Disiplin manajemen portofolio aplikasi memungkinkan perusahaan buat memaksimalkan laba atas investasi pada aplikasi IT, secara langsung menghipnotis bottom line. Dengan menghilangkan non-inti, berlebihan dan akhir-hidup pelaksanaan dan memperluas daur hayati dari setiap pelaksanaan penuaan yg masih bisa menaruh ROI yg diinginkan, perusahaan bisa berhemat uang dan asal daya yg sebelumnya dihabiskan buat pelaksanaan berkinerja buruk, fleksibilitas pengalaman yg disempurnakan buat menanggapi atau memulai perubahan usaha & melihat nilai yg lebih akbar dari aplikasi selama periode yg lebih usang.