Membuat Pesan Anda Tertentu & Bertindak lah Setelah Baca
Gunakan media komunikasi yg sempurna untuk audiens Anda.
Apakah orang-orang merespon email Anda dalam cara Anda ingin mereka? Atau apakah mereka tampaknya mengabaikan mereka, atau kehilangan informasi penting?
Dan apakah Anda yakin bahwa Anda membuat kesan sebaik mungkin dengan email Anda?
Ketika Anda menulis pesan email, terdapat beberapa anggaran sederhana yang sanggup Anda ikuti untuk memastikan bahwa email Anda membuat kesan yg positif, dan mendapatkan respons yg Anda inginkan. Kita akan melihat ini pada sini, dan kami akan mengilustrasikan poin yg kita bicarakan menggunakan contoh-contoh baik dan jelek di akhir setiap bagian.
Garis subjek yg Headlines
Sebuah headline koran mempunyai 2 fungsi: Ini menarik perhatian Anda, dan memberitahu Anda apa yg artikel ini adalah mengenai, sebagai akibatnya Anda bisa menetapkan apakah Anda ingin membaca lebih lanjut. Baris subjek email perlu melakukan persis hal yang sama! Gunakan baik dipilih beberapa kata, sehingga penerima mengetahui sekilas apa email adalah tentang.
Apabila pesan Anda merupakan keliru satu dari seri reguler email, seperti laporan mingguan proyek, termasuk tanggal pada baris subjek. Dan buat pesan yang perlu jawaban, Anda mungkin ingin buat memasukkan panggilan buat bertindak, misalnya "Please reply dengan November 7".
Ingatlah bahwa setiap orang mencoba buat mengurangi jumlah pesan email "spamdanquot; yang mereka terima. Apabila Anda menciptakan penggunaan yang sempurna menurut baris subjek, Anda menaikkan kemungkinan bahwa email Anda akan dibaca, daripada keliru untuk spam & dihapus tanpa begitu poly seperti sekilas.
Tentu saja, hanya lantaran akan menjadi konyol buat menerbitkan surat fakta tanpa berita, nir pernah meninggalkan kosong baris subjek. Email menggunakan baris subjek kosong umumnya spam!
Contoh Buruk
Perihal: Pertemuan
Hi Jim,
Saya hanya ingin mengingatkan Anda mengenai rendezvous kita sudah dijadwalkan minggu depan.Jangan biarkan saya memahami bila Anda mempunyai pertanyaan!
Terbaik harapan,
Mark
Email ini adalah contoh dari komunikasi yang buruk lantaran beberapa alasan. Mari kita fokus dalam judul. Seperti yang Anda lihat, itu berjudul "Pertemuandanquot;.
Mengapa ini judul yg buruk?
Yah, tidak ada fakta mengenai rendezvous itu. Apabila kalender Anda penuh rendezvous, Anda bahkan mungkin bertanya-tanya mana yang Mark merupakan berbicara tentang. Dan ada tentu terdapat kejelasan tentang subjek, atau kapan & pada mana rendezvous yang diadakan.
Terlebih lagi, kurangnya keterangan khusus membuatnya tampak misalnya email spam. Ini risiko email yang dihapus tanpa dibaca!
Juga, nada berdasarkan pesan ini adalah bahwa berdasarkan sebuah pengingat ramah. Tidak terdapat yang galat menggunakan itu, tapi rincian krusial yang hilang. Jika Jim belum mendengar apa-apa tentang pertemuan itu, atau sudah sepenuhnya lupa mengenai itu, dia akan wajib menulis pulang untuk kabar lebih lanjut.
Contoh Baik
Perihal: Pengingat Rapat 10:00 Sched.05/10 pada Proses PASS.
Hi Jim,
Saya hanya ingin mengingatkan Anda mengenai rendezvous kita sudah dijadwalkan buat hari Senin, lima Oktober jam 10:00.Itu ditahan di Sebuah ruang konferensi, & kita akan membahas Proses LULUS baru.
Apabila Anda mempunyai pertanyaan, jangan ragu buat menghubungi (x3024).
Best Wishes,
Mark
Lihat bagaimana khusus judul yang baru ini?
Hal yang akbar tentang judul ini adalah bahwa pembaca bahkan tidak wajib membuka email untuk mendapatkan sebagian akbar fakta yg relevan.
Dan sifat yang sempurna dari judul berfungsi sebagai prompt berguna. Setiap kali melirik pembaca pada email nya disimpan, dia akan diingatkan bahwa pertemuan tertentu.
Buatlah satu titik per Email
Salah satu keuntungan dibandingkan dengan email surat tradisional merupakan bahwa hal itu nir memerlukan biaya lagi untuk mengirim beberapa email daripada yg dilakukannya buat mengirim satu. Jadi, bila Anda perlu buat berkomunikasi menggunakan seseorang mengenai beberapa hal yg tidak sama, pertimbangkan buat menulis email terpisah pada setiap mata pelajaran.
Dengan cara itu, koresponden Anda dapat menjawab masing-masing individu & dalam kerangka ketika yang sempurna. Salah satu topik mungkin hanya memerlukan jawaban singkat, bahwa beliau mampu mengirim langsung. Topik yg lain mungkin memerlukan penelitian lebih lanjut. Dengan menulis pesan terpisah, Anda wajib menerima jawaban yang lebih jelas, sambil membantu orang lain mengelola inbox mereka dengan lebih baik.
Jika Anda ingin menempatkan beberapa poin pada email - mungkin karena mereka berhubungan dengan proyek yang sama - menganggap menyajikan setiap titik dalam sebuah paragraf, yang terpisah nomor . Hal ini menciptakan setiap titik menonjol, secara signifikan meningkatkan kemungkinan bahwa setiap titik akan dibahas.
Seperti surat-surat bisnis tradisional, setiap email individu harus jelas dan ringkas, dengan tujuan pesan rinci di paragraf pertama. Kalimat harus tetap pendek dan to the point. Tubuh email harus berisi semua informasi yang berhubungan (lihat artikel kami pada Keterampilan Menulis dan Segitiga Retoris ), dan harus langsung dan informatif.
Contoh Buruk
Perihal: Revisi Untuk Laporan Penjualan
Hi Jackie,
Terima kasih buat pengiriman pada laporan tersebut minggu kemudian.Aku membacanya kemarin & merasa bahwa Anda membutuhkan informasi lebih spesifik mengenai angka penjualan kami pada Bab dua.Saya juga merasa bahwa nada bisa menjadi sedikit lebih formal.Laporan ini akan dibaca oleh Tim Eksekutif kami, & kebutuhan buat mencerminkan profesionalisme kami.
Juga, aku ingin membiarkan Anda memahami bahwa saya telah menjadwalkan pertemuan menggunakan departemen PR untuk Jumat ini, tentang kampanye iklan baru.Ini pada 11:00, dan akan pada ruang kedap mini .
Tolong beritahu aku bila Anda sanggup menciptakan waktu itu.
Terima kasih!
Monica
Monica punya judul yang baik pada sana, dan beliau cukup kentara dalam perubahan dia ingin Jackie buat membuat laporan itu.
Tapi apa yg dia lakukan galat?
Yah, bahwa ayat kedua tentang rendezvous relatif krusial, tetapi beliau disamakan ke email yg rinci revisi. Apabila Jackie nir menempatkan langsung pada kalender, dia harus ingat bahwa rincian rendezvous itu dalam email berjudul "Revisi Untuk Laporan Penjualandanquot;, yang sangat nir logis.
Menggabungkan 2 komunikasi krusial meningkatkan kemungkinan bahwa baik rendezvous atau revisi akan terlupakan. Mari kita lihat bagaimana beliau bisa melakukannya lebih baik:
Contoh Baik
Perihal: Revisi Untuk Laporan Penjualan
Hi Jackie,
Terima kasih buat pengiriman pada laporan tersebut minggu kemudian.Aku membacanya kemarin & merasa bahwa Anda membutuhkan informasi lebih spesifik mengenai angka penjualan kami pada Bab dua.Saya juga merasa bahwa nada bisa menjadi sedikit lebih formal.Laporan ini akan dibaca oleh Tim Eksekutif kami, & kebutuhan buat mencerminkan profesionalisme kami.
Terima kasih atas kerja keras Anda mengenai hal ini!
Monica
DAN
Subject: Jumat 10 / 9, 11:00 Rapat w / PR Dept
Hi Jackie,
Aku ingin membiarkan Anda memahami bahwa aku telah menjadwalkan pertemuan dengan departemen PR buat ini Jumat 09/10, mengenai kampanye iklan baru.
Ini di 11:00, dan akan di ruang rapat kecil.Tolong beritahu aku bila Anda sanggup menciptakan waktu itu.
Terima kasih!
Monica
Dengan memisahkan 2 komunikasi krusial, Jackie akan dapat menemukan apa yang dia butuhkan menggunakan cepat pada inbox nya.
Selain ini, memisahkan 2 topik membantu beliau menjaga email nya disimpan relevan. Setelah beliau terselesaikan menggunakan email revisi dia sanggup menghapusnya, akan tetapi permanen email pengingat pertemuan hingga akhir minggu.
Tentukan Respon Anda Ingin
Pastikan buat menyertakan setiap panggilan buat tindakan yang Anda inginkan, seperti panggilan telepon atau tindak lanjut janji. Kemudian, pastikan Anda menyertakan fakta hubungan Anda, termasuk nama, judul, & nomor telepon. Lakukan ini bahkan menggunakan pesan internal. Ingat, semakin mudah Anda membuatnya buat orang lain buat merespon, semakin besar kemungkinan mereka buat melakukannya!
Contoh Buruk
Dari: reliablelandscapes@domain.Com
Perihal: Proposal
Lynn,
Apakah Anda menerima proposal aku minggu kemudian?Saya belum mendengar balik & ingin memastikan.
Dapatkah Anda silahkan hubungi aku sehingga kita mampu mendiskusikan?
Terima kasih!
Peter
Ada beberapa kabar penting yg hilang menurut email ini.
Hal pertama yg hilang adalah keterangan mengenai proposal. Bagaimana jika Lynn punya beberapa proposal? Yang satu adalah penulis bicarakan? Juga, dia kirim melalui pos, atau melalui email?
Juga, penulis memberikan Lynn nir ada kabar tentang cara buat menerima bekerjasama. Mana merupakan tempat kerja nomor , jumlah sel, atau nama bisnis nya? Lynn akan harus pergi dan menemukan warta tadi.
Dan, yg paling kritis, ia nir menaruh nama lengkap dan gelar pada bagian bawah surat - meskipun keterangan bahwa namanya tidak membentuk bagian menurut alamat email-nya.
Contoh Baik
Perihal: Memeriksa Pada Proposal Landsekap Handal
Sayang Lynn,
Saya hanya ingin buat memeriksa bahwa Anda sudah mendapat proposal lansekap saya diemail ke Anda minggu lalu.Saya belum mendengar kembali dan ingin memastikan itu pergi melalui.
Dapatkah Anda silahkan hubungi aku dengan hari Kamis sebagai akibatnya kita bisa mendiskusikan?Ini merupakan saat kami memperlihatkan diskon berakhir, dan saya ingin memastikan Anda nir ketinggalan!
Cara tercepat buat menghubungi aku merupakan dengan ponsel.
Terima kasih!
Peter Schuell, Pemilik
Landscaping Handal, Inc
555.135.4598 (kantor)
555.135.2929 (sel)
Peter sekarang diberikan Lynn seluruh fakta yg beliau butuhkan. Dia memahami beliau diemail proposal pekan kemudian, bahwa dia ingin dia buat meneleponnya dalam hari Kamis, & bahwa ia wajib memakai ponsel untuk melakukan kontak dengan cepat.
Yang paling penting, Petrus termasuk nama & gelar, sebagai akibatnya Lynn memahami siapa beliau, & menempatkan berita kontak pada bawah.
Menggunakan Headlines EOM
Jika Anda mempunyai pesan yang sangat singkat buat menyampaikan, Anda dapat menggunakan Misi Pemantauan Pilkada, atau Akhir Dari Pesan, teknik.
Hal ini dimungkinkan jika Anda dapat menempatkan seluruh kabar yg relevan pada baris subjek, diikuti dengan alfabet "EOMdanquot;. Hal ini memungkinkan penerima mengetahui bahwa ia bahkan tidak wajib membuka email, seluruh keterangan yang ada pada sana. Baris subjek merupakan pesan!
Contoh
Perihal: 10 / lima Rapat, 10:00, Conf.Rm.Sebuah, Pada LULUS Prosedur Misi Pemantauan Pilkada
Jadilah Koresponden Baik
Pastikan bahwa Anda pulang melalui kotak masuk Anda secara teratur dan merespon yg sinkron. Ini merupakan tindakan sederhana sopan santun dan jua akan berfungsi buat mendorong orang lain buat membalas email Anda dalam ketika yg tepat. Apabila respon rinci dibutuhkan buat email, dan Anda nir punya waktu buat menarik beserta-sama kabar eksklusif, mengirim balasan memegang mengungkapkan bahwa Anda telah menerima pesan, dan memperlihatkan kapan Anda akan merespon sepenuhnya.
Seberapa seringkali Anda harus memeriksa email Anda akan tergantung dalam sifat dari pekerjaan Anda, namun cobalah untuk menghindari mengganggu tugas yg sedang Anda kerjakan buat menilik email Anda, hanya karena Anda bertanya-tanya apakah sesuatu yg menarik telah tiba masuk
Selalu tetapkan Keluar Kantor agen Anda saat Anda akan pergi berdasarkan email Anda buat satu hari atau lebih, apakah perlop atau karena Anda berada pada pertemuan
Internal Email
Email internal, seperti email lainnya, nir boleh terlalu informal. Ingat, ini ditulis bentuk komunikasi yang dapat dicetak dan dilihat oleh orang lain selain orang-orang buat siapa mereka awalnya ditujukan! Selalu gunakan pemeriksa ejaan Anda, dan menghindari gaul.
Home | Bab Sebelumnya | Menu| Bab Selanjutnya