Memandu program melalui menggunakan sukses
Jadi Anda telah diminta untuk memfasilitasi pertemuan. Apa artinya tepatnya? Apakah Anda hanya memastikan setiap orang diperkenalkan, dan mungkin memulai dengan latihan pemecah es cepat?
Apakah peran primer Anda hanya buat berdiri pada flip chart & mencatat seluruh pandangan baru? Persiapan apa yang perlu Anda lakukan?
Bagaimana Anda mengelola acara tadi, & bagaimana tepatnya Anda menarik semuanya bersama-sama?
Dalam aneka macam jenis situasi grup, & khususnya pada diskusi yg kompleks atau yang mana orang memiliki pandangan yg tidak selaras dan kepentingan, fasilitasi yang baik dapat menciptakan disparitas antara keberhasilan dan kegagalan.
Sebagai fasilitator, Anda mungkin perlu memanggil banyak sekali keterampilan dan alat, berdasarkan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, untuk tim manajemen & komunikasi.
Apakah Fasilitator?
Definisi memfasilitasi adalah "buat membuat mudahdanquot; atau "kemudahan proses". Apa yg dilakukan fasilitator adalah planning, membimbing & mengelola acara grup buat memastikan bahwa tujuan-tujuan gerombolan terpenuhi secara efektif, menggunakan pemikiran yang jernih, partisipasi yg baik dan penuh buy-in berdasarkan semua orang yang terlibat.
Untuk memfasilitasi efektif, Anda harus objektif. Ini nir berarti Anda harus tiba berdasarkan luar organisasi atau tim, meskipun. Ini hanya berarti bahwa, buat tujuan menurut proses grup, Anda akan merogoh sikap netral. Anda melangkah mundur dari konten rinci & dari pandangan langsung Anda sendiri, dan penekanan sepenuhnya dalam proses grup. (The "proses kelompokdanquot; merupakan pendekatan yg digunakan buat mengelola diskusi, menerima yang terbaik dari semua anggota, dan membawa acara melalui dengan sukses Bagaimana Anda desain ini tergantung pada poly faktor,. Dan kita akan mengeksplorasi ini sedikit lebih . Rinci nanti pada artikel Rahasia fasilitasi besar merupakan proses kelompok yang mengalir -. & dengan itu akan mengalir ilham-ide gerombolan , solusi, & keputusan juga)
Tanggung jawab utama Anda menjadi seseorang fasilitator merupakan buat menciptakan proses kelompok & lingkungan di mana beliau dapat berkembang, dan membantu gerombolan mencapai keputusan solusi, sukses atau konklusi.
Tip:
Fasilitasi dapat merogoh poly bisnis mental, yg berarti bahwa mungkin sulit buat memikirkan dan berkontribusi konten sementara memfasilitasi. Netralitas juga krusial. Jadi bila Anda mempunyai minat pada hasilnya, atau memiliki keterampilan, pengalaman, berita atau otoritas yg krusial buat output yg sukses, kemudian mempertimbangkan membawa fasilitator eksternal.
Apa Fasilitator Lakukan?
Untuk memfasilitasi program menggunakan baik, Anda wajib terlebih dahulu un derstand output gerombolan yg diinginkan, & latar belakang & konteks pertemuan atau acara. Sebagian besar tanggung jawab Anda merupakan lalu buat:
- Desain dan rencana proses kelompok, dan memilih alat yang paling membantu kemajuan kelompok terhadap hasil tersebut.
- Panduan dan mengontrol proses kelompok untuk memastikan bahwa:
- Ada partisipasi efektif.
- Peserta mencapai saling pengertian.
- Kontribusi mereka dianggap dan termasuk dalam, solusi ide atau keputusan yang muncul.
- Peserta mengambil tanggung jawab bersama untuk hasilnya.
- Pastikan bahwa hasil, tindakan dan pertanyaan benar dicatat dan ditindaklanjuti, dan tepat ditangani dengan sesudahnya.
Kami melihat lebih detail paling krusial dari wilayah-daerah pada bawah ini.
Desain dan Rencana
Dengan tujuan gerombolan kuat dalam pikiran, persiapan buat pertemuan atau acara merupakan semua-penting. Tugas Anda adalah buat memilih dan merancang proses grup kanan (es), & menyebarkan agenda yg efektif untuk acara ini.
Tips 1: Fokus dalam Hasil
Apakah Anda sedang merencanakan pertemuan lurus ke depan, atau acara kompleks selama beberapa sesi atau hari, penting untuk diingat selalu hasilnya - dan bagaimana Anda membantu kelompok mencapai itu.
Jika program mencakup beberapa sesi dan topik, pastikan Anda kentara mengenai ke 2 hasil yang diinginkan dan proses untuk masing-masing. Dan pastikan Anda memahami bagaimana hasil dari setiap sesi atau topik berkontribusi dalam hasil menurut program tadi secara holistik.
Tips dua: Libatkan klien Anda!
Apabila Anda telah diminta buat memfasilitasi sebuah acara menggunakan orang lain, pastikan Anda berkonsultasi beliau hati-hati karena ke "bentuk" akhir acara. Bahkan jika mereka belum eksplisit mengenai apa yang mereka inginkan, mereka mungkin mempunyai gagasan mengenai apa yg mereka inginkan, & akan menyenangkan terkejut bila hal ini tidak disampaikan.
Dua aspek kunci menurut desain dan perencanaan adalah proses menentukan kelompok kanan, & merancang suatu rencana yang realistis.
Pilih dan desain proses gerombolan
Ada poly cara buat merancang sebuah proses grup karena terdapat program buat memfasilitasi: Ini cukup seni! Desain proses gerombolan juga merupakan topik besar dalam dirinya sendiri, & sesuatu yg profesional fasilitator belajar melalui pengalaman & pembinaan.
Di sini kita mempertimbangkan beberapa pilihan dasar & prinsip. Dan terdapat poly alat & teknik di sini di Alat Pikiran yg akan membantu Anda memfasilitasi efektif (lihat Toolbox Fasilitator 'pada bawah ini buat rincian lebih lanjut). Ada pula buku yang menakjubkan banyak & panduan mengenai kasus - kami sarankan Anda berkonsultasi dengan beberapa menurut ini jika Anda baru buat fasilitasi, atau bila Anda menghadapi tantangan memfasilitasi program sangat sulit.
Berikut adalah beberapa hanya beberapa faktor dan pilihan buat dipertimbangkan:
- Apakah Anda ingin diskusi terbuka, atau proses terstruktur?
Sebuah diskusi terbuka, jua difasilitasi, mungkin pilihan paling sederhana untuk proses kelompok Anda. Tapi tanyakan pada diri sendiri apakah Anda akan sanggup mencapai partisipasi Anda butuhkan, & mengatur diskusi dengan jumlah peserta yang terlibat dengan format ini. Dapatkah Anda meliputi berbagai topik yg dibutuhkan? Dapatkah Anda membuat inspirasi-wangsit yang cukup & solusi? Dan bisa Anda melibatkan setiap orang, dan menerima mereka buy-in?
Jika Anda perlu untuk mengakomodasi partisipasi berdasarkan grup akbar, pertimbangkan lebih mini "break-out" kelompok. Apakah Anda prihatin mengenai mendapatkan partisipasi yang relatif? Kemudian memberi orang waktu pada agenda buat memikirkan & menuliskan hal-hal yang mereka ingin berkontribusi. Apabila Anda ingin menerima ide-pandangan baru yang mengalir, lalu mempertimbangkan termasuk sesi brainstorming. Informasi lebih lanjut mengenai proses terstruktur yang tidak selaras dapat ditemukan di Toolbox Fasilitator 'di bawah.
Anda tidak akan bisa mengubah beberapa hambatan. Tetapi, Anda mungkin bisa mengubah orang lain buat mengoptimalkan proses Anda & agenda. Sebagai bagian dari ini, pertimbangkan:
- Jumlah peserta.
- Sifat dari topik yang didiskusikan.
- Jenis keterlibatan orang perlu memiliki /
- Latar belakang dan posisi dari para peserta.
- Seberapa baik mereka tahu subjek. dan satu sama lain.
- Waktu yang telah tersedia.
Ingat, apa pun grup proses yang Anda memutuskan, itu pertanyaan menjaga penekanan Anda pada output. Temukan cara terbaik untuk mencapai tujuan dari program secara keseluruhan.
Fasilitator 'Toolbox
Berikut adalah beberapa alat & teknik pada Alat Pikiran yang bisa membantu menciptakan pertemuan akbar atau program:
- Ice Breakers - Mempermudah kontribusi kelompok.
- Kelompok Nominal Teknik - Memprioritaskan masalah untuk mencapai konsensus.
- MultiVoting - Memilih secara adil di antara banyak pilihan.
- Brainstorming - Menghasilkan banyak ide-ide radikal.
- Charette Prosedur - banyak ide brainstorming dengan banyak orang.
- Teknik Delphi - Mencapai konsensus di antara para ahli.
- Konsep Pencapaian - Mencapai pemahaman bersama tentang isu-isu.
- Peran Bermain - Mempersiapkan situasi sulit.
- Menghindari Groupthink - Menghindari kesalahan fatal dalam pengambilan keputusan kelompok.
Seperti halnya ini, beberapa bagian yg dikemas menggunakan alat yang berguna & teknik:
- Perangkat Strategi - Alat dan teknik yang membantu Anda memahami lingkungan Anda dan berpikir tentang cara terbaik ke depan.
- Perangkat Kreativitas - Alat yang membantu Anda mengembangkan solusi kreatif untuk masalah.
- Perangkat Pemecahan Masalah - Yang membantu Anda memahami dan memecahkan masalah yang kompleks.
- Teknik Pengambilan Keputusan - Memberikan Anda alat formal yang baik untuk membuat keputusan sulit.
Merancang agenda yg realistis
Merancang agenda sejalan dengan merancang proses grup. Seperti yg Anda iterate antara proses merancang dan merancang agenda, acara dimulai buat merogoh bentuk. Diantara faktor-faktor buat dipertimbangkan ketika merencanakan agenda adalah:
- Dalam rangka apa seharusnya topik disajikan?
- Bagaimana peserta mengenal satu sama lain?
- Bagaimana mereka akan mendapatkan pemahaman yang umum dari tujuan?
- Jika suatu peristiwa harus dibagi menjadi sesi terpisah, berapa banyak waktu harus dialokasikan untuk setiap item?
- Apakah semua peserta terlibat sesi masing-masing?
- Atau beberapa akan lebih kecil, membagi kelompok?
- Bagaimana dan kapan akan break-out 'kelompok umpan balik kepada kelompok yang lebih luas?
- Kapan Anda akan rekap dan meringkas?
- Bagaimana hasil dari satu aliran sesi ke berikutnya?
- Bagaimana Anda akan mencapai penutupan acara secara keseluruhan?
Pada akhir tahap desain dan perencanaan, Anda harus mempunyai agenda yg padat, yang serius dalam hasil, & menyediakan aliran baik dan struktur buat kegiatan tersebut.
Lain desain dan pertimbangan perencanaan
Selain proses dan agenda, Anda jua harus mempertimbangkan hal berikut:
- Informasi dan bahan - Apa peserta perlu tahu sebelum atau pada acara tersebut? Bagaimana hal ini akan diberikan dan kapan?
- Kamar pengaturan - Apa kamar set-up terbaik akan mendorong partisipasi? Apakah kamar yang terpisah diperlukan untuk pembagian kelompok?
- Perlengkapan - perlengkapan dan alat peraga apa yang Anda butuhkan? Pena, flip chart, post-it notes hanya starter - pastikan Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk agenda dan proses yang Anda telah direncanakan. Dan pastikan Anda memiliki backup untuk hal-hal seperti proyektor data, hanya dalam kasus ini gagal.
Panduan dan Kontrol Event
Dengan rencana dan proses grup pada loka, saatnya buat berpikir tentang bagaimana Anda akan memandu & mengontrol proses. Masih terdapat beberapa persiapan yg wajib dilakukan untuk ini, & kemudian ada usaha semua membimbing & mengendalikan peristiwa itu sendiri.
Tahap akhir berdasarkan persiapan adalah buat berpikir tentang bagaimana Anda akan memandu & mengendalikan rendezvous. Ini merupakan tempat Anda mempersiapkan anggaran-anggaran dasar buat acara tersebut, memoles keterampilan fasilitasi Anda, dan jua mempertimbangkan beberapa bagaimana-apabila skenario: Bagaimana jika ada ketidaksetujuan akbar? Bagaimana apabila solusi tidak timbul? & sebagainya.
Pada rendezvous itu sendiri, sebagai fasilitator, Anda akan mengatur adegan dan memastikan bahwa peserta jelas tentang hasil yang diinginkan, agenda, aturan-anggaran dasar dan asa buat acara tadi. Dengan melakukan ini, Anda membantu memfokuskan setiap orang pada tugas di tangan. Pada awal pertemuan, dan semua, peran anda merupakan dengan menggunakan buat memastikan pertemuan terus maju menuju hasil yang sukses.
Untuk memandu & mengendalikan pertemuan, Anda akan perlu:
- Mengatur aturan dasar - Apa aturan harus diikuti peserta dalam pertemuan tersebut? Bagaimana orang berinteraksi? Bagaimana Anda akan memastikan bahwa orang-orang saling menghormati ide orang lain? Bagaimana pertanyaan ditangani? Anda akan menyiapkan beberapa aturan dasar di muka, dan mengusulkan dan mencari kesepakatan ini pada awal acara.
- Mengatur adegan - Di sini, Anda akan berjalan melalui tujuan dan agenda. Pastikan setiap orang memahami peran mereka, dan apa kelompok berusaha untuk mencapai.
- Dapatkan hal mengalir - Anda akan memastikan bahwa setiap orang memperkenalkan diri mereka, atau mungkin menggunakan pembuka percakapan yang tepat untuk mendapatkan pertemuan ke awal yang positif. (Untuk gagasan lebih lanjut tentang es melanggar latihan, membaca artikel Pola Pikiran di subjek: di sini .)
- Menjaga momentum dan energi - Anda mungkin perlu melakukan intervensi sebagai proses dan tingkat energi melanjutkan. Pastikan orang-orang tetap fokus dan tertarik. (Jika tingkat energi mulai bendera, mungkin sudah waktunya untuk istirahat?)
- Dengar, terlibat dan termasuk - Meskipun, sebagai fasilitator, Anda mengambil sikap netral, Anda perlu tetap waspada, mendengarkan secara aktif, dan tetap tertarik dan terlibat. Ini merupakan contoh yang baik untuk peserta lainnya, dan juga berarti Anda selalu siap untuk campur tangan dalam cara fasilitatif. Apakah setiap orang yang terlibat? Jika tidak, bagaimana Anda bisa membawanya? Bagaimana Anda bisa mendapatkan partisipasi yang lebih baik?
- Memantau pos pemeriksaan, dan meringkas - Perlu mengendalikan agenda, memberitahu orang-orang apa yang telah mereka dicapai dan apa yang berikutnya; Meringkas sering.
- Intervensi hanya jika benar-benar diperlukan.
Tip: Intervensi
Sebagai fasilitator, terdapat poly situasi di mana Anda mungkin perlu campur tangan. Berlatih kapan dan bagaimana Anda akan melakukan ini. Jauhkan sentuhan ringan. Dan ingat kebutuhan buat permanen objektif, tetap penekanan dalam hasil yg diinginkan, dan umumnya menjaga arus positif.
Jenis yang paling sulit menurut hegemoni yang melibatkan pertarungan, kemarahan dan perselisihan. Mengingat peran Anda, krusial untuk fokus pada kebutuhan gerombolan , sementara mempertimbangkan perasaan & posisi kedua belah pihak terlibat pada perselisihan apapun.
Untuk menjaga acara tadi mengalir dan positif:
- Perhatikan dan menutup percakapan samping. Ini membatasi kemampuan orang lain untuk fokus, dan sering orang-orang bertukar ide-ide yang harus dibawa ke grup.
- Jauhkan menutup mata pada waktunya. Jadilah fleksibel, dan menyeimbangkan kebutuhan untuk partisipasi dengan kebutuhan untuk menjaga hal-hal berjalan efisien.
- Pelajari apa yang harus dilakukan ketika diskusi tidak mencapai kesimpulan yang alami. Apakah informasi lebih dibutuhkan? Kapan dan bagaimana melanjutkan diskusi? Topik Park yang tidak dapat disimpulkan, dan memastikan bahwa waktu tindakan dijadwalkan untuk mengatasi masalah ini.
- Jadilah pada mencari orang yang tidak berpartisipasi penuh. Apakah mereka mengalami ketidaknyamanan? Apa sumber ketidaknyamanan itu? Apa yang dapat Anda lakukan untuk membawa mereka ke dalam percakapan?
- Perhatikan perilaku kelompok, baik verbal dan non-verbal. Beberapa perilaku yang paling merusak adalah diam, jadi tahu bagaimana tempat dan berhenti secara efektif.
- Langkah di dalam dan memediasi segera jika ada serangan pribadi jelas. Fasilitator yang efektif mencari intervensi sedikit mengganggu pertama, sehingga mengingatkan semua orang dari aturan-aturan dasar sering merupakan tempat yang baik untuk memulai. Apapun masalah ini, Anda tidak bisa membiarkan perilaku buruk untuk terus jadi bersiaplah untuk mengambil langkah yang diperlukan untuk menghentikan serangan.
Rekam dan Bertidak
Terakhir tetapi nir sedikit di antara tanggung jawab fasilitator merupakan rekaman output, dan membawa ini bersama-sama, mengembangkan mereka, dan memastikan mereka ditindaklanjuti.
Kunci sukses rekaman output menurut suatu peristiwa wajib jelas mengenai apa yg akan direkam, bagaimana dan oleh siapa. Pastikan tanggung jawab masyarakat merupakan 100% jelas, apakah mereka merupakan milikmu atau 'orang lain yg terlibat.
Tip:
Ketika kita berpikir tentang seorang fasilitator, itu fungsi perekaman bagian dari peran mereka yg paling tak jarang datang ke pikiran. Kita melihat seseorang yg berdiri di depan kuda-kuda yg dikemas menggunakan kertas, menggunakan pena terasa di tangan, dan siap buat menulis murka saat inspirasi-ilham mulai mengalir.
Walaupun ini merupakan fungsi krusial, jangan lupa bahwa, buat ilham-ide mengalir, perencanaan, & membimbing & mengendalikan fungsi harus dihadiri buat pertama. Anda dapat memiliki seluruh kertas pada global namun apabila rendezvous nir direncanakan menggunakan baik, dibimbing, & dikendalikan, Anda sanggup menghadapi selembar kertas kosong di akhir acara.
Ketika Anda merekam & actioning, berikut merupakan beberapa hal yang perlu diingat:
- Anda bertanggung jawab untuk memastikan para peserta mendengar, melihat, dan memahami informasi yang disajikan dan ditawarkan. Pastikan Anda menyimpan catatan yang akurat tentang apa yang terjadi. Jika ragu, sekarang dan meringkas catatan nanti.
- Cobalah untuk menggunakan kata-kata bahwa kelompok memilih, dan ketika dalam keraguan, meminta mereka untuk memberikan kata-kata untuk Anda untuk merekam.
- Pastikan semua keputusan dan tindakan yang direkam. Anda mungkin ingin menggunakan juru tulis untuk melakukan hal ini, sehingga Anda dapat tetap fokus pada kelompok dan proses.
- Ketika Anda merekam dan keputusan tindakan, periksa dengan kelompok bahwa informasi yang Anda merekam adalah refleksi yang adil dan akurat tentang apa yang telah dibahas.
- Ingatkan kelompok apa yang telah dibahas, dan menjaga mereka terfokus dan bergerak maju.
- Jika ragu, meminta penjelasan sebelum diskusi bergerak pada.
- Pastikan bahwa tanggung jawab, dan komitmen untuk, tindakan, diperoleh dan dicatat bila diperlukan.
- Setelah peristiwa itu, tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang luar biasa dan isu-isu yang berkembang, dan bahwa proses dibawa ke sebuah kesimpulan yang sukses.
Poin Penting :
Untuk menjadi fasilitator yg efektif Anda wajib tahu kapan wajib mengambil peran kepemimpinan, dan kapan harus netral dan merogoh kursi belakang. Ini adalah ekuilibrium yang sulit buat mempertahankan! Kunci buat sebagai mahir pada peran merupakan untuk merencanakan & memandu proses efektif, dan tetap penekanan dalam proses gerombolan & output, bukan konten yang spesifik dan pendapat yg terlibat.
Fasilitasi merupakan kiprah, menarik bermanfaat dan penting buat merogoh. Ketika memfasilitasi, mengambil saat untuk berpikir tentang proses dan agenda, dan mengusut keterampilan yang Anda butuhkan buat mengambil acara melalui menggunakan sukses. Bangga kiprah fasilitasi, & menikmati menonton inspirasi-wangsit, solusi & sukses aliran hasil Bab Sebelumnya
Home | Bab Sebelumnya | Menu | Bab Selanjutnya