Keluar dari "pemadam kebakaran" Modus
"pemadam kebakaran" situasi manajemen bisa stres dan tidak efisien. ?
Bayangkan bahwa Anda mengelola dua proyek penting. Sebuah proyek harus hampir lengkap, tapi itu tempat dekat dilakukan. Jadi, Anda menarik orang-orang dari Proyek B untuk membantu.
Proyek ini lalu jatuh di belakang, dan orang-orang menciptakan kesalahan karena mereka membentang. Ketika pelanggan Anda mengeluh, Anda mengalokasikan anggota tim buat mengatasi perkara itu.
Sebuah backlog perkara kemudian membentuk menjadi orang-orang Anda bisa mengatasi dengan tugas-tugas baru mereka. Anda dipaksa buat menempatkan perencanaan jangka panjang samping, sehingga Anda dapat merespon masalah-masalah baru.
Jenis manajemen disebut manajemen reaktif, atau "pemadam kebakaran." Ini sibuk, stres, dan nir efisien - akan tetapi kadang-kadang mampu sebagai rutin.
Pada artikel ini, kita akan melihat manajemen reaktif secara lebih rinci, dan kita akan melihat mengapa hal itu terjadi. Kami kemudian akan mengungkapkan bagaimana Anda bisa pindah ke gaya manajemen yang lebih agresif.
Apa itu Manajemen Reaktif?
Manajemen reaktif mengacu dalam situasi di mana Anda nir - atau tidak mampu - merencanakan ke depan buat masalah atau peluang. Sebaliknya, Anda bereaksi terhadap mereka ketika mereka terjadi.
Akibatnya, Anda selalu selangkah pada belakang. Anda tidak punya ketika buat melihat ke depan mendahului kasus, sehingga mereka sepertinya terjadi "keluar dari biru."
Sebaliknya, manajemen agresif terjadi saat Anda merencanakan ke depan untuk menghindari atau mengatasi pertarungan.
Mengapa Manajemen Reaktif Terjadi
Anda mungkin berada dalam keadaan reaktif lantaran beberapa alasan. Sebagai model:
- Sebuah krisis mungkin telah memaksa Anda untuk mengubah atau membatalkan rencana Anda. Anda perlu membuat keputusan jangka pendek untuk mengatasi situasi ini.
- Organisasi Anda mungkin buruk direncanakan proses atau kebijakan. Anda harus menghabiskan waktu Anda memperbaiki ini atau bekerja di sekitar mereka, bukan perencanaan untuk masa depan.
- Anda mungkin menemukan gaya manajemen reaktif menarik. Orang dengan tipe kepribadian tertentu dapat menikmati "buzz" yang sejalan dengan itu.
Masalah Dengan Manajemen Reaktif
Kebakaran kadang-kadang penting selama terburu-buru, atau menjadi bagian dari jangka pendek perubahan. Namun, dapat mempunyai akibat berfokus ketika sebagai kebiasaan.
Pertama, tim reaktif cenderung buat memberikan menurunkan kualitas kerja. Anda mungkin bisa memerangi kebakaran berhasil sebagian besar saat, akan tetapi kadang-kadang Anda akan gagal - dengan cara yang Anda tidak akan jika Anda lebih agresif.
Ini jua kemungkinan bahwa Anda akan perlu menggeser anggota tim Anda menurut satu tugas yg lain, atau meminta mereka buat berurusan menggunakan warta terus berubah. Hal ini bisa meninggalkan mereka frustrasi, & mereka mungkin mulai mencari peluang lebih memuaskan luar tim Anda.
Kinerja individu Anda akan jatuh pula. Sulit buat menemukan akar penyebab masalah waktu Anda harus fokus dalam gejala mendesak. Plus, Anda cenderung buat menemukan peluang strategis yg manajer agresif mengeksploitasi, lantaran Anda tidak memiliki ketika dan ruang pikiran buat melihat mereka.
Manajemen reaktif juga stres. Ketika Anda menghadapi krisis demi krisis, Anda nir punya waktu buat bersantai. Anda mungkin bisa mengatasi tekanan ini, tetapi anggota tim Anda mungkin kurang andal.
Pindah ke Manajemen Proaktif
Jika Anda sudah menyelinap ke manajemen reaktif, ikuti langkah berikut buat pindah ke gaya yang lebih proaktif.
Ambil Kembali Pengendalian Waktu
Waktu adalah senjata penting melawan manajemen reaktif. Ketika Anda membangun lebih poly ketika, Anda menaruh diri Anda ruang buat merencanakan dan mengantisipasi kasus.
Gunakan Matrix Mendesak / Penting untuk menentukan tugas dan tanggung jawab yang penting. Delegasi atau menunda tugas-tugas non-kritis, dan menggunakan Program Tindakan untuk membantu diri Anda memprioritaskan. Anda bahkan mungkin ingin membuat "berhenti melakukan" daftar, sehingga Anda dapat fokus pada tugas-tugas penting.
Mendorong orang untuk melakukan hal yang sama, menawarkan panduan tentang prioritas , Dan menjelaskan bagaimana mereka dapat memanfaatkan waktu mereka untuk mendapatkan lebih banyak dilakukan.
Tip:
Anda mungkin merasa perlu buat jadwal blok ketika yg teratur menjadi "buffer waktudanquot; untuk menghadapi situasi yang tak terduga. Dengan cara ini, Anda pula dapat menjadwalkan waktu proyek reguler, tanpa meninggalkan diri over-berkomitmen bila perkara muncul.
Lihatlah Proses
Proses disfungsional dapat memicu atau memperburuk situasi manajemen reaktif. Jadi, melakukan kajian menyeluruh dari seluruh proses yg mempengaruhi tim Anda. Juga, melihat praktek kerja masyarakat, lantaran ini dapat membuat penundaan atau menambah kompleksitas.
Peta dan tantangan setiap proses menggunakan Flow Chart atau Swim Lane Diagram . Kemudian gunakan alat seperti Kegagalan Mode dan Analisis Efek (FMEA) untuk mengeksplorasi kemungkinan perbaikan proses , Dan membuat daftar, aide memoire , Dan dokumentasi lainnya untuk membantu orang-orang Anda beradaptasi.
Libatkan anggota tim Anda dalam pekerjaan ini. Mereka akan dapat mengisi Anda dalam kesulitan tugas yang berafiliasi, yg akan membantu Anda mengantisipasi dan menghindari perkara pada masa depan.
Tip:
Ingatlah bahwa orang mungkin memiliki kapasitas yg terbatas untuk menghadapi perubahan ketika mereka sedang sibuk. Jangan berencana untuk membuat terlalu banyak perubahan dalam saat yg sama.
Hidupkan Resiko Ke Rencana
Setelah Anda menciptakan proses lebih bertenaga, Anda bisa mulai buat mengatasi masalah yang Anda hadapi dengan lebih percaya diri.
Melakukan Analisis Risiko , Dan menggunakan Bagan Dampak Risiko / Probabilitas untuk memprioritaskan risiko yang Anda hadapi. Kemudian membuat contingency plan untuk setiap risiko bahwa Anda telah mengidentifikasi, dimulai dengan probabilitas tinggi, yang berdampak tinggi.
Fokus pada Moral
Kemungkinan bahwa anggota tim Anda akan merasakan tekanan yang datang dengan manajemen reaktif. Akui situasi, dan mengingatkan orang-orang apa yang Anda lakukan buat mengatasinya.
Kemudian, gunakan Perluas dan Membangun teori untuk membawa emosi positif kembali ke tim, dan mencari kemenangan kecil. Misalnya, mengucapkan "terima kasih" setelah tugas selesai, mengakui pekerjaan yang baik, dan memberikan kesempatan belajar.
Biarkan anggota tim tahu bahwa itu OK untuk meminta bantuan , Dan menciptakan peluang untuk tim Anda untuk mendiskusikan masalah, berbagi informasi, dan dukungan satu sama lain, melalui pertemuan tim atau kumpul-kumpul informal.
Tip:
Hal ini dapat terpesona buat mempekerjakan pekerja ad interim buat mengatasi kekurangan pekerjaan atau penundaan. Tetapi, berpikir hati-hati ketika Anda merogoh lebih banyak orang. Ini mungkin memerlukan waktu & tenaga untuk mendapatkan mereka sampai kecepatan, yang bisa menyebabkan keterlambatan atau kasus lebih lanjut.
Ini mungkin lebih masuk akal untuk menyewa jangka pendek, ahli kontraktor . Mereka cenderung lebih mahal, tetapi mereka akan mampu menjadi produktif dengan cepat.
Membangun Peningkatan Berkesinambungan
Manfaatkan pengetahuan & pengalaman orang-orang Anda menggunakan mendorong mereka buat menyarankan perubahan.
Menciptakan peluang untuk tim Anda untuk mengeksplorasi dan mengimplementasikan ide-ide yang dapat meningkatkan proses, praktek kerja, dan hasil akhir. Pendekatan ini, yang dikenal sebagai Kaizen , Adalah teknik manajemen Jepang yang berfokus pada perbaikan terus-menerus. Ini adalah cara sederhana untuk terlibat tim Anda, dan membantu mereka fokus pada solusi.
Anda mungkin ingin jadwal waktu yang teratur untuk mendiskusikan ide-ide baru , Menetapkan tujuan yang mendorong kreativitas, atau hanya membuat kotak saran.
Poin Penting :
Dengan manajemen reaktif, juga diklaim "pemadam kebakaran," manajer menghabiskan sebagian akbar ketika mereka berurusan menggunakan keadaan darurat dan perkara, bukan berfokus dalam perencanaan jangka panjang.
Manajemen reaktif stres dan nir efisien. Hal ini dapat mengakibatkan pergantian staf pada tim Anda, &, dalam waktunya, akan mengakibatkan serius di bawah-kinerja.
Untuk berpindah berdasarkan pendekatan reaktif untuk yg lebih proaktif:
- Mengambil kembali kendali waktu.
- Lihatlah proses.
- Belok risiko ke dalam rencana.
- Fokus pada moral.
- Membangun perbaikan terus-menerus.
Perlu diingat bahwa manajemen reaktif jua diperlukan dalam saatnya. Namun, itu bisa Mengganggu ketika menjadi norma dalam Bab Selanjutnya
Home | Bab Sebelumnya | Menu | Bab Selanjutnya